公司证照章管理制度

公司证照章管理制度一、总则（一）目的为加强公司证照章的管理，维护公司的合法权益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的证照章管理。（三）定义1.证照：指公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明书、授权委托书、资质证书、许可证等各类证件。2.章：指公司公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章、部门章等各类印章。二、证照管理（一）证照的登记与备案1.公司设立专门的证照管理台账，详细记录证照的名称、编号、颁发机关、有效期、领取日期、保管人等信息。2.新领取的证照，由证照管理部门及时向公司办公室备案，并提交证照复印件一份。（二）证照的领取与归还1.因工作需要使用证照的，需填写《证照使用申请表》，注明使用事由、使用期限等，经部门负责人审核、分管领导批准后，到证照管理部门领取。2.使用完毕后，应及时将证照归还证照管理部门，并在台账上登记归还日期。（三）证照的保管1.证照管理部门应指定专人负责证照的保管，确保证照存放安全、有序。2.保管人应定期对证照进行检查，如发现证照有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（四）证照的年审与换证1.证照管理部门应提前了解证照的年审与换证时间要求，及时办理相关手续。2.年审与换证所需资料由证照管理部门负责准备，相关部门予以配合。（五）证照的遗失补办1.如发生证照遗失，证照保管人应立即向证照管理部门报告，并在相关媒体上刊登遗失声明。2.遗失补办所需资料由证照管理部门负责准备，按照规定程序向原颁发机关申请补办。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由公司办公室统一负责，根据工作需要填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.新刻制的印章，应在印章管理部门进行备案，并预留印模。（二）印章的启用1.印章刻制完成后，由公司办公室组织相关部门进行启用前的检查，确认印章无误后，方可启用。2.印章启用时，应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、启用范围等，经公司法定代表人批准后，在公司内部发布启用通知。（三）印章的保管1.公司设立专门的印章保管台账，详细记录印章的名称、编号、保管人、使用记录等信息。2.不同类型的印章应分别指定专人保管，严禁一人保管所有印章。3.印章保管人应妥善保管印章，不得将印章转借他人或带出公司使用。如因工作需要确需带出公司的，需填写《印章外借申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后，由两人以上共同携带，并在规定时间内归还。4.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（四）印章的使用1.使用印章前，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、使用部门、使用人、使用日期等，经相关负责人审核、批准后，方可使用。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，需经公司法定代表人或其授权代表签字后，方可加盖印章。3.印章使用应在公司内部进行，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印章。如因特殊情况确需在空白纸张上加盖印章的，需经公司法定代表人批准，并注明用途和有效期限。4.印章使用完毕后，应及时在印章使用申请表上登记盖章日期、盖章文件名称、盖章份数等信息，并将申请表归档保存。（五）印章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，印章不再使用时，由印章保管人填写《印章停用申请表》，经公司办公室审核、公司法定代表人批准后，办理停用手续。2.停用的印章应及时交回公司办公室，由办公室统一组织销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明销毁日期、销毁印章名称、编号等信息，并由公司办公室、财务部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程。3.印章销毁后，应在印章管理台账上注明销毁日期，并将销毁申请表归档保存。四、证照章使用审批流程（一）一般事项审批1.部门负责人填写《证照章使用申请表》，注明使用事由、使用期限等。2.提交部门负责人审核签字。3.分管领导审批签字。4.到证照章管理部门领取或使用证照章。（二）重大事项审批1.部门负责人填写《证照章使用申请表》，注明使用事由、使用期限等。2.提交部门负责人审核签字。3.分管领导审核签字。4.公司法定代表人或其授权代表审批签字。5.到证照章管理部门领取或使用证照章。五、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司办公室定期对证照章的管理情况进行检查，确保证照章的使用符合规定。2.审计部门不定期对证照章的使用情况进行审计，发现问题及时督促整改。（二）责任追究1.对于违反本制度规定使用证照章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成公司损失的，依法追究相关人员的赔偿责任。2.对于因保管不善导致证照章遗失、损坏的，由保管人承担相应的责任；造成公司损