连锁药店采购管理制度

连锁药店采购管理制度一、总则（一）目的为加强连锁药店采购管理，规范采购行为，确保药品及相关商品的质量，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于连锁药店总部及各门店的采购活动，包括药品、医疗器械、保健品、中药饮片、日用品等各类商品的采购。（三）基本原则1.质量第一原则：采购的商品必须符合国家法律法规、药品标准及相关质量要求，确保消费者用药安全有效。2.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规，依法签订采购合同，保障双方合法权益。3.成本效益原则：在保证商品质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高企业经济效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和外部监管。二、采购组织与职责（一）采购部门设置连锁药店应设立专门的采购部门，负责统一采购业务。采购部门可根据业务需要，设置采购经理、采购专员等岗位。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据连锁药店的经营目标、销售情况和库存状况，制定年度、季度、月度采购计划。2.供应商选择与管理：负责供应商的开发、评估、选择和日常管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。4.采购订单下达与跟踪：根据采购合同下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保按时、按质、按量到货。5.采购成本控制：通过市场调研、谈判协商等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.质量控制：协助质量管理部门对采购商品进行质量验收，确保采购商品符合质量要求。7.信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为采购决策提供依据。（三）其他部门职责1.质量管理部门：负责对采购商品的质量进行验收和监督，确保采购商品符合质量标准。2.销售部门：及时向采购部门反馈市场需求和销售情况，为采购计划的制定提供参考。3.财务部门：负责审核采购合同、付款申请等，确保采购资金的合理使用和支付安全。三、采购流程（一）采购计划制定1.销售数据分析：采购部门每月定期收集各门店的销售数据，分析商品销售趋势、库存周转率等指标。2.库存盘点：定期组织各门店进行库存盘点，了解库存实际情况，确定库存商品的数量、品种和质量状况。3.采购计划编制：根据销售数据分析和库存盘点结果，结合市场需求预测，采购部门编制年度、季度、月度采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、采购时间等内容。4.计划审批：采购计划编制完成后，提交采购部门负责人、财务部门负责人、连锁药店总经理进行审批。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）供应商选择与评估1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐等，建立供应商资源库。2.供应商筛选：根据采购商品的要求和供应商的基本情况，对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。3.供应商实地考察：对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产能力、信誉等情况。实地考察可由采购部门、质量管理部门等相关人员共同进行。4.供应商评估：根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。评估可采用打分制，设定各项评估指标的权重，计算供应商的综合得分。5.供应商选择：根据供应商评估结果，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并与其建立合作关系。合格供应商名单应定期更新。（三）采购谈判与合同签订1.采购谈判准备：采购部门在与供应商谈判前，应充分了解采购商品的市场价格、质量标准、供应商成本等信息，制定谈判策略。2.采购谈判：采购部门与供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行谈判。谈判过程中应坚持原则，争取有利的采购条件。3.采购合同起草：谈判达成一致后，采购部门起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.合同审核：采购合同起草完成后，提交质量管理部门、财务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等方面。审核通过后的采购合同方可签订。5.合同签订：采购合同经审核通过后，由连锁药店法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。（四）采购订单下达1.采购订单生成：采购部门根据采购合同，生成采购订单。采购订单应明确采购商品的名称、规格、数量、交货期、交货地点等信息。2.订单审核：采购订单生成后，提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括订单信息的准确性、完整性等方面。审核通过后的采购订单方可下达。3.订单下达：采购部门将审核通过的采购订单发送给供应商，并要求供应商确认订单。供应商确认订单后，采购订单生效。（五）采购订单跟踪1.建立跟踪机制：采购部门应建立采购订单跟踪机制，定期跟踪订单执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。2.进度跟踪：采购部门可通过电话、邮件、传真等方式与供应商沟通，了解订单执行进度。如发现供应商存在延迟交货、质量问题等情况，应及时与供应商协商解决。3.异常处理：对于采购订单执行过程中出现的异常情况，如供应商无法按时交货、商品质量不合格等，采购部门应及时采取措施进行处理。处理措施包括与供应商协商变更交货期、要求供应商换货或补货、追究供应商违约责任等。（六）采购验收1.验收准备：采购商品到货前，质量管理部门应做好验收准备工作，包括制定验收标准、准备验收工具等。2.验收实施：采购商品到货后，质量管理部门按照验收标准对采购商品的数量、质量、规格等进行验收。验收过程中应做好验收记录，包括商品名称、规格、数量、到货日期、验收结果等信息。3.验收结果处理：验收合格的采购商品，质量管理部门应出具验收合格报告，并办理入库手续。验收不合格的采购商品，质量管理部门应及时通知采购部门，采购部门应与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和验收合格报告，填写付款申请单，注明采购商品的名称、规格、数量、金额、付款方式等信息。付款申请单应提交采购部门负责人、财务部门负责人、连锁药店总经理进行审批。2.付款审批：财务部门对付款申请单进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、验收合格报告的真实性、付款金额的准确性等方面。审核通过后的付款申请单提交连锁药店总经理进行审批。3.付款执行：连锁药店总经理审批通过后，财务部门按照付款申请单的要求进行付款。付款方式可根据采购合同的约定选择银行转账、支票、汇票等方式。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、市场供应短缺等因素可能导致采购成本增加或采购商品无法按时到货。2.质量风险：供应商提供的商品质量不符合要求，可能导致消费者投诉、企业声誉受损等风险。3.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等情况可能导致采购合同无法履行，采购商品无法按时到货。4.法律风险：采购活动不符合国家法律法规要求，可能导致企业面临法律诉讼、行政处罚等风险。（二）风险评估1.风险发生可能性评估：根据历史数据、市场情况、供应商信誉等因素，评估风险发生的可能性，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：根据风险对企业经营目标的影响程度，评估风险的影响程度，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：将风险发生可能性评估结果和风险影响程度评估结果相结合，形成风险矩阵，确定不同风险的等级。（三）风险应对措施1.市场风险应对措施：加强市场调研，关注市场价格波动和供应情况，建立价格预警机制和应急采购预案。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，确保采购商品的稳定供应。2.质量风险应对措施：加强供应商质量管理，严格审核供应商资质，定期对供应商进行质量评估。在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强采购商品的验收管理，确保采购商品符合质量要求。3.供应商风险应对措施：选择多家合格供应商，避免过度依赖单一供应商。与供应商建立良好的合作关系，定期对供应商进行考核，及时发现和解决供应商存在的问题。在采购合同中约定违约责任，如供应商违约，应依法追究其责任。4.法律风险应对措施：加强法律法规学习，提高采购人员的法律意识。在采购活动中严格遵守国家法律法规，确保采购合同的合法性和有效性。建立法律审查机制，对采购合同等重要文件进行法律审查，避免法律风险。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本：评估采购商品的价格水平，计算采购成本节约率。2.采购质量：评估采购商品的质量合格率，计算质量事故发生率。3.交货期：评估供应商的交货准时率，计算交货延迟率。4.供应商满意度：通过问卷调查等方式，评估供应商对采购部门的满意度。5.采购效率：评估采购订单的处理时间、采购周期等指标，计算采购效率提升率。（二）评估方法1.定期评估：采购部门每月或每季度对采购绩效进行一次定期评估，收集相关数据，计算各项评估指标的得分。2.对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业水平进行对比，分析采购绩效的变化情况和存在的问题。3.综合评估：根据各项评估指标的得分，对采购绩效进行综合评估，确定采购部门的绩效等级。（三）评估结果应用1.绩效反馈：将采购绩效评估结果反馈给采购部门，使其了解自身工作的优点和不足，为改进工作提供依据。2.激励措施：根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员给予奖励，如奖金、晋升、荣誉称号等；对表现不佳的采购人员进行批评教育、培训辅导或调整岗位。3.持续改进：针对采购绩效评估中发现的问题，采购部门应制定改进措施，不断优化采购流程，提高采购绩效。六、采购信息管理（一）信息收集1.市场信息收集：采购部门应定期收集市场价格、市场供应、新产品信息等市场信息，为采购决策提供参考。市场信息收集可通过网络搜索、行业报告、市场调研等方式进行。2.供应商信息收集：采购部门应建立供应商信息档案，收集供应商的资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等信息。供应商信息收集可通过实地考察、供应商问卷调查、供应商年度评估等方式进行。3.采购订单信息收集：采购部门应及时收集采购订单的执行情况、到货情况、验收情况等信息，确保采购订单的顺利执行。采购订单信息收集可通过采购订单跟踪系统、验收报告等方式进行。（二）信息整理与分析1.信息整理：采购部门应定期对收集到的信息进行整理，分类归档，建立信息数据库。信息数据库应包括市场信息库、供应商信息库、采购订单信息库等。2.信息分析：采购部门应运用数据分析工具和方法，对整理后的信息进行分析，为采购决策提供支持。信息分析内容包括市场价格走势分析、供应商绩效分析、采购成本分析、采购质量分析等。（三）信息共享1.内部信息共享：采购部门应与质量管理部门、销售部门、财务部门等内部部门共享采购