餐饮采购管理制度课程

餐饮采购管理制度课程一、总则（一）目的为加强餐饮采购管理，规范采购流程，确保采购的食品及相关物资符合质量要求，控制采购成本，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有餐饮门店及相关采购活动。（三）基本原则1.质量第一原则：采购的食品及物资必须符合国家相关标准和行业规范，确保食品安全和品质。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平竞争的原则，确保所有供应商有平等的机会参与，不得偏袒任何一方。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购部门设置设立专门的采购部门，配备专业的采购人员，负责餐饮采购的各项工作。（二）采购人员职责1.采购计划制定：根据餐饮业务需求，结合库存情况，制定合理的采购计划。2.供应商开发与管理：寻找、评估、选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。4.采购执行与跟进：按照采购合同的要求，及时下达采购订单，跟进采购进度，确保货物按时、按质、按量到货。5.采购成本控制：通过与供应商的谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.采购信息管理：及时收集、整理采购相关信息，建立采购数据库，为采购决策提供支持。（三）其他部门职责1.餐饮部门：根据经营情况，提出食品及物资的需求计划，配合采购部门进行供应商的选择和评估，参与采购合同的评审。2.财务部门：负责采购资金的审核与支付，对采购成本进行核算和分析，监督采购活动的财务合规性。3.质量控制部门：负责对采购的食品及物资进行质量检验和验收，确保符合质量标准。三、采购流程（一）需求计划申报1.餐饮部门应定期（每周或每月）根据经营情况、库存状况等因素，填写《采购需求计划表》，详细列出所需采购的食品、饮料、调料、餐具、设备等物资的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.《采购需求计划表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划编制1.采购部门收到餐饮部门提交的《采购需求计划表》后，结合库存情况进行综合分析。2.对于常用物资，根据库存周转率和安全库存标准，确定合理的采购数量和时间；对于季节性物资或临时需求物资，根据实际需求进行采购安排。3.采购部门编制《采购计划表》，明确采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.供应商开发采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况等基本情况。2.供应商评估采购部门组织相关人员（包括餐饮部门、质量控制部门等）对供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的资质证书、生产环境、质量管理体系、产品质量检验报告、价格竞争力、交货能力、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行打分，建立供应商评估档案，选择综合评分较高的供应商作为合格供应商。3.供应商管理与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括采购价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。定期对供应商进行考核，考核指标包括产品质量、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购人员与选定的供应商就采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握供应商的成本和利润情况，争取有利的采购条件。谈判结果应形成书面记录，双方签字确认。2.合同签订根据谈判结果，采购部门起草《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。《采购合同》经采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订《采购合同》。（五）采购执行与跟进1.采购订单下达采购人员根据《采购合同》的要求，及时下达《采购订单》给供应商，明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。《采购订单》应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。2.采购进度跟进采购人员应定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，及时解决采购过程中出现的问题。对于重要物资或紧急采购项目，采购人员应到供应商现场进行催货，确保货物按时、按质、按量到货。3.到货验收采购物资到货前，采购人员应提前通知质量控制部门、餐饮部门等相关部门做好验收准备。货物到货后，质量控制部门按照相关标准和合同要求对采购物资进行质量检验和验收，餐饮部门负责对物资的数量、规格、型号等进行核对。验收合格的物资，由验收人员在《采购验收单》上签字确认；验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关凭证，如采购合同、采购订单、采购发票、采购验收单等，提交给财务部门。2.财务部门对采购凭证进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。3.采购付款应严格遵循公司的财务管理制度，确保资金支付的安全和合规。四、采购质量控制（一）质量标准制定1.采购部门应根据国家相关标准和行业规范，结合餐饮业务需求，制定采购物资的质量标准。2.质量标准应明确采购物资的名称、规格、型号、等级、外观、理化指标、卫生指标等要求。（二）供应商质量管理1.要求供应商建立质量管理体系，确保其生产的产品符合质量标准。2.定期对供应商进行质量培训，提高供应商的质量意识和质量管理水平。3.与供应商签订质量保证协议，明确供应商对产品质量应承担的责任。（三）进货检验与验收1.质量控制部门应制定详细的进货检验和验收流程，明确检验和验收的方法、标准、人员、时间等要求。2.对采购物资进行严格的质量检验和验收，包括外观检查、理化指标检测、卫生指标检测等。3.验收合格的物资方可入库或投入使用，验收不合格的物资应及时处理，不得流入餐饮经营环节。（四）质量问题处理1.如发现采购物资存在质量问题，采购人员应及时与供应商沟通，要求供应商采取相应的措施，如退货、换货、补货等。2.对于因质量问题给公司造成损失的，采购人员应按照合同约定追究供应商的责任，要求供应商赔偿相应的损失。3.采购部门应定期对质量问题进行分析总结，采取有效的措施加以改进，防止类似问题再次发生。五、采购成本控制（一）成本预算编制1.采购部门应根据采购计划和市场行情，编制采购成本预算，明确各项采购物资的预计采购价格、采购数量、采购金额等信息。2.采购成本预算应报采购部门负责人审核签字后，提交给财务部门备案。（二）采购价格管理1.建立采购价格信息收集机制，定期收集市场价格信息，了解供应商的价格动态。2.通过与供应商谈判、招标、询价等方式，争取有利的采购价格。3.对于常用物资，应建立采购价格定期调整机制，根据市场价格变化及时调整采购价格。（三）采购成本分析与控制1.定期对采购成本进行分析，对比采购预算与实际采购成本，找出成本差异的原因。2.根据成本分析结果，采取有效的措施加以控制，如优化采购渠道、调整采购数量、加强供应商管理等。3.采购部门应与财务部门密切配合，共同做好采购成本控制工作，提高公司的经济效益。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、资金风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同类型的风险，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以通过建立价格预警机制、签订长期采购合同等方式加以应对；对于质量风险，可以加强供应商质量管理、严格进货检验等措施加以防范；对于供应商风险，可以建立供应商备用机制、加强供应商考核等措施加以控制。2.定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施加以应对。七、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购部门应建立采购信息收集渠道，及时收集市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购订单信息、采购验收信息等。2.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，以便查询和使用。（二）信息分析与利用1.定期对采购信息进行分析，挖掘信息背后的规律和趋势，为采购决策提供支持。2.通过采购信息分析，评估供应商的表现，优化采购渠道，降低采购成本，提高采购效益。（三）信息安全管理1.加强采购信息安全管理，采取有效的安全措施，防止采购信息泄露、丢失或被篡改。2.对采购信息数据库进行定期备份，确保数据的安全性和完整性。3.严格控制采购信息的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用采购信息。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督部门，对采购活动进行定期或不定期的监督检查。2.监督内容包括采购流程的执行情况、采购质量控制情况、采购成本控制情况、采购风险管理情况等。3.对于监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，要求采购部门限期整改。（二）内部审计1.定期对采购活动进行内部审计，审查采购业务的合法性、合规性和效益性。