公务卡管理制度规定

公务卡管理制度规定总则目的为进一步加强公司财务管理，规范公务支出结算行为，提高公务支出透明度，防范财务风险，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本公务卡管理制度规定。适用范围本规定适用于公司本部及所属各部门、分支机构。定义1.公务卡：指公司工作人员持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。2.公务支出：指公司工作人员在执行公务活动中发生的，属于财务制度规定可以报销的费用支出，包括差旅费、会议费、招待费、办公用品购置、设备采购等。公务卡的申请与管理申请条件公司正式员工，因工作需要经常发生公务支出的，经所在部门负责人同意，可向公司财务部门申请办理公务卡。申请流程1.申请人填写《公务卡申请表》，详细填写个人基本信息、联系方式等内容，并承诺遵守本规定。2.所在部门负责人对申请人资格及申请用途进行审核，签署意见后报财务部门。3.财务部门对申请信息进行审核，审核通过后统一向发卡银行申请办理公务卡。4.发卡银行根据公司申请，为符合条件的申请人办理公务卡，并将公务卡信息反馈给公司财务部门。卡片保管1.公务卡由持卡人妥善保管，不得转借他人使用。2.持卡人应设置并妥善保管公务卡密码，不得将密码告知他人。3.如公务卡遗失或被盗，持卡人应立即通过发卡银行客服电话挂失，并及时向所在部门和财务部门报告。因未及时挂失造成的损失，由持卡人承担。公务卡的使用使用范围公务卡主要用于公务支出的支付结算。持卡人在进行公务消费时，应优先使用公务卡结算。消费报销1.持卡人使用公务卡消费后，应在规定的免息还款期内及时向财务部门报销。报销时，应提供真实、合法、有效的原始凭证及公务卡消费交易凭条（包括发票、小票等）。2.财务部门对报销凭证进行审核，审核无误后，按照公司财务制度规定的报销流程进行报销。报销款项直接支付到公务卡账户。3.如因特殊原因无法使用公务卡结算的，经所在部门负责人批准后，可使用现金或其他支付方式先行支付，并在规定时间内到财务部门办理报销手续。还款规定1.持卡人应按照与发卡银行签订的还款协议，按时足额偿还公务卡欠款。2.公司财务部门将在报销款项到账后，及时将报销金额转入持卡人公务卡账户，用于偿还欠款。3.如因持卡人个人原因未能按时足额偿还公务卡欠款产生的利息、滞纳金等费用，由持卡人自行承担。公务卡报销管理报销流程1.持卡人在公务消费后，应及时整理相关报销凭证，并在凭证上注明公务卡消费日期、交易金额、交易内容等信息。2.填写《公务卡报销申请表》，详细填写报销日期、报销事由、报销金额、公务卡卡号等内容，并将报销凭证粘贴在申请表后。3.将《公务卡报销申请表》及报销凭证提交所在部门负责人审核。部门负责人应根据公司相关规定对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署意见后报财务部门。4.财务部门对报销凭证和申请表进行审核。审核内容包括：报销凭证是否真实、合法、有效；报销事项是否符合公司财务制度规定；公务卡消费是否属于公务支出范围；报销金额与公务卡消费交易凭条是否一致等。审核无误后，按照公司财务制度规定的审批流程进行审批。5.经审批通过后，财务部门将报销款项支付到持卡人公务卡账户。报销期限持卡人应在公务消费后[x]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因未能及时报销的，应向财务部门说明情况，并经批准后方可延期报销。报销凭证要求1.报销凭证应真实、合法、有效，发票必须是由税务部门统一印制的正规发票，并加盖发票专用章。2.发票内容应与公务消费内容一致，包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额等。3.除发票外，还应提供相关的消费清单、合同协议、审批文件等作为报销的辅助证明材料。4.报销凭证如有涂改、伪造等情况，财务部门不予报销。监督与检查财务部门职责1.负责公务卡制度的组织实施和日常管理工作，包括公务卡的申请、审核、发放、挂失、解挂等。2.对公务卡报销业务进行审核，确保报销凭证真实、合法、有效，报销事项符合公司财务制度规定。3.定期与发卡银行核对公务卡账户信息和交易明细，及时发现和处理异常情况。4.会同公司审计部门对公务卡使用情况进行监督检查，对发现的问题及时进行整改。审计部门职责1.对公务卡制度的执行情况进行审计监督，检查公务卡使用是否符合规定，报销是否真实、合规。2.对发现的违规问题进行调查核实，并提出处理意见和建议。3.督促相关部门对审计发现的问题进行整改，确保公务卡制度有效执行。持卡人职责1.严格遵守本规定和公司财务制度，规范使用公务卡，确保公务消费真实、合规。2.及时向财务部门报销公务卡消费支出，提供真实、合法、有效的报销凭证。3.配合财务部门和审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。