调研公司台账管理制度

调研公司台账管理制度一、总则（一）目的为加强调研公司台账管理，确保各类台账信息的真实、准确、完整和及时，提高公司运营管理效率，规范工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在调研工作中涉及的各类台账的建立、使用、维护和管理。（三）基本原则1.真实性原则：台账记录应基于实际发生的调研业务和活动，如实反映相关信息。2.准确性原则：数据准确无误，逻辑清晰，避免出现错误或歧义。3.完整性原则：涵盖调研工作的各个环节和方面，确保无遗漏重要信息。4.及时性原则：及时记录和更新台账内容，保证信息的时效性。5.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行台账管理。二、台账分类及内容（一）项目台账1.项目基本信息项目名称、编号、起止时间。委托方信息，包括名称、联系人、联系方式等。项目预算金额及预算明细。2.项目进度记录项目各阶段的开始时间、结束时间和实际完成情况。重要里程碑的完成情况及相关证明材料。3.调研人员安排参与项目的调研人员名单，包括姓名、部门、职责分工。人员投入的时间记录。4.调研数据记录原始调研数据的收集方式、渠道和样本量。数据整理和分析过程的记录，包括采用的方法、工具等。5.项目费用支出实际发生的各项费用明细，如调研费用、差旅费、设备采购费等。费用报销的凭证和审批记录。（二）客户台账1.客户基本信息客户名称、地址、联系方式、行业类型、规模等。客户的业务范围和主要需求。2.合作历史记录与客户的首次合作时间、合作项目名称及成果。后续合作的时间、项目及合作进展情况。3.客户反馈记录客户对调研项目的评价和意见，包括满意度调查结果。针对客户反馈采取的改进措施及效果跟踪。（三）供应商台账1.供应商基本信息供应商名称、地址、联系方式、经营范围。供应商的资质证明文件，如营业执照、资质证书等。2.合作记录与供应商的合作项目名称、合作时间、合作内容。采购的产品或服务明细、数量、价格及交付情况。3.供应商评价定期对供应商的产品质量、服务水平、交货期等进行评价的记录。评价结果及采取的相应措施，如更换供应商、加强合作等。（四）设备台账1.设备基本信息设备名称、型号、规格、购置时间、购置价格。设备的存放地点、使用部门。2.设备维护记录设备的定期维护计划及执行情况。设备维修记录，包括故障原因、维修时间、维修费用等。3.设备使用记录设备的使用时间、使用人员、使用项目等情况记录。设备的利用率统计。三、台账建立流程（一）确定台账类别和内容各部门根据工作需要，明确所需建立的台账类别，并确定每个台账应包含的具体内容。（二）设计台账格式根据确定的台账内容，设计统一、规范的台账格式。格式应包括表头、表格主体和备注等部分，确保信息记录清晰、便于查阅和统计分析。（三）指定专人负责各部门指定专人负责台账的建立工作，明确其职责和权限，确保台账建立工作的顺利进行。（四）信息收集与录入负责人员按照台账格式要求，收集相关信息，并及时、准确地录入台账系统。信息来源应包括各类文件、报告、数据表单、工作记录等。（五）审核与批准台账建立完成后，由部门负责人进行审核，确保台账内容真实、准确、完整。审核通过后，报公司分管领导批准。四、台账使用与管理（一）使用权限1.公司内部人员根据工作需要，经所在部门负责人批准后，可查阅和使用相关台账信息。2.涉及公司机密信息的台账，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅和使用权限。（二）查阅流程1.使用人员填写《台账查阅申请表》，注明查阅台账的名称、目的、查阅内容等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批。3.审批通过后，到台账管理部门进行查阅。台账管理部门应做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等。（三）数据更新1.台账管理人员应定期对台账数据进行更新，确保数据的及时性和准确性。2.对于因业务变化或其他原因需要修改的台账信息，应按照规定的审批流程进行修改，并做好修改记录。（四）备份与存储1.定期对台账数据进行备份，备份方式可采用电子存储和纸质存档相结合。2.电子备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，以防止数据丢失或损坏。3.纸质台账应分类存放，妥善保管，便于查阅和检索。五、台账保管期限（一）项目台账1.一般项目台账保管期限为自项目结束后[x]年。2.重大项目或涉及重要客户、合作方的项目台账保管期限为自项目结束后[x]年。（二）客户台账客户台账保管期限为自与客户终止合作后[x]年。（三）供应商台账供应商台账保管期限为自与供应商终止合作后[x]年。（四）设备台账设备台账保管期限为自设备报废或处置后[x]年。六、台账销毁（一）销毁条件台账保管期限届满后，经公司相关部门审核批准，可进行销毁。（二）销毁流程1.台账管理部门提出销毁申请，填写《台账销毁申请表》，注明拟销毁台账的名称、类别、保管期限、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人、财务部门、审计部门等相关部门审核签字后，报公司分管领导批准。3.批准后，由台账管理部门负责组织实施销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等，确保台账信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等，并由参与人员签字确认。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对台账管理情况进行审计，检查台账的建立、使用、维护和管理是否符合本制度规定，确保台账信息的真实性、准确性和完整性。（二）日常检查各部门负责人应加强对本部门台账管理工作的日常检查，及时发现和纠正存在的问题。台账管理部门应定期对公司整体台账管理情况进行自查，不断完善台账管理制度和流程。（三）违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。对