软件公司档案管理制度

软件公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。本制度适用于公司总部及所属各部门，旨在确保公司各类档案的完整、准确、系统和安全，为公司的运营、决策、发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司在软件开发、项目实施、技术支持、市场推广、行政管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、数据、声像资料等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则全面收集公司各项活动中形成的各类档案，保证档案内容的完整，反映公司业务发展的全过程。3.准确性原则档案内容应真实、准确，数据可靠，表述清晰，符合实际情况。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各部门和员工提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门为档案管理部门，负责公司档案工作的归口管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全公司档案管理体系，指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.开发利用档案信息资源，为公司领导决策、业务开展和员工工作提供档案资料支持和服务。6.做好档案安全管理工作，确保档案的实体安全和信息安全。（二）各部门兼职档案员各部门指定专人担任兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。其主要职责包括：1.按照公司档案管理制度的要求，负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行整理和初步分类。2.定期将整理好的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理工作中的问题和建议。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，确保档案的合理使用。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政事务管理中形成的文件材料，如公司章程、股东会决议、董事会决议、总经理办公会纪要、行政公文、工作计划与总结、规章制度、证照管理、印章管理、会议记录、大事记等。2.人力资源类：涵盖公司人力资源管理活动中产生的文件，如招聘录用、培训教育、绩效考核、薪酬福利、员工档案、劳动合同、人事任免、奖惩记录等。3.财务审计类：主要是公司财务和审计工作中形成的各类资料，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：涉及公司市场推广、销售业务等方面的文件，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同、招投标文件等。5.技术研发类：包括公司软件开发过程中产生的各类技术文档，如项目立项报告、需求规格说明书、设计文档、代码、测试报告、技术总结等。6.项目管理类：有关公司项目实施过程的文件材料，如项目计划、项目进度报告、项目变更记录、项目验收报告、项目文档清单等。7.质量控制类：公司质量管理活动中形成的文件，如质量手册、程序文件、质量计划、检验记录、质量问题处理报告等。8.知识产权类：涉及公司知识产权管理的文件，如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件、知识产权保护协议等。9.对外合作类：公司与外部机构合作过程中产生的文件，如合作协议、合作项目文件、对外交流活动记录等。10.其他类：上述类别未涵盖的其他具有保存价值的文件材料，如公司荣誉证书、宣传资料、照片、音像资料等。（二）档案编号档案编号采用"大类代码+年度+流水号"的结构，确保档案编号的唯一性和系统性。具体编号规则如下：1.大类代码：按照上述档案分类，每个大类赋予一个两位数字代码，如行政管理类为"01"，人力资源类为"02"等。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如"23"代表2023年。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从"001"开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为"0123001"；一份2024年形成的技术研发类档案，编号为"0524001"。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照公司档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各类公文、报告、计划、总结、合同、协议、会议记录、报表等。3.公司内部各部门之间的往来文件、函件、资料等。4.公司员工在工作中形成的各类业务文件、技术文档、研究报告、工作记录等。5.公司开展的各类活动形成的文件材料，如宣传资料、照片、音像资料等。6.公司获得的荣誉证书、奖励文件、资质证书等。7.公司与外部单位签订的合作协议、合同、招投标文件等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.及时性：各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。2.完整性：收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.准确性：对收集的文件材料进行认真核对，确保内容真实、准确，数据可靠。4.规范性：文件材料应符合公司公文格式和书写规范的要求。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理要求如下：1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.编号编目：对每份档案进行编号，并编制档案目录，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.装订成册：对纸质文件进行装订，去除金属物，保持文件的整齐美观。4.数字化处理：对重要的档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理。五、档案的归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前，将本部门当年形成的档案整理完毕，并移交公司档案管理部门归档。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。3.对于零散形成的文件材料，应定期（每季度或半年）移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的编号、题名、日期、数量等信息。2.将整理好的档案及《档案移交清单》一并提交给公司档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。4.核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认，完成档案移交手续。六、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定的标准。（二）保管要求1.按照档案分类和编号顺序，将档案排列上架，便于查找和管理。2.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时采取措施进行修复或处理，防止档案霉变、虫蛀、破损等。3.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行杀毒和维护，确保数据的安全。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。5.做好档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司实际情况，按照档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学、合理的鉴定。鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及业务骨干组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）保管期限划分公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、重要的合同协议、财务审计报告等。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如一般性的合同协议、工作计划与总结、项目文档等。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的文件材料、一般性的业务报表等。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限和价值。3.对鉴定结果进行记录，形成《档案鉴定意见书》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。4.将鉴定结果反馈给相关部门，征求意见。如对鉴定结果有异议，可提出复查申请。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案编号、题名、日期、数量等信息。2.《档案销毁清册》报公司主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，参与销毁的人员在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应妥善保存，以备查考。八、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅规定的，提供必要的查阅条件，并指定专人陪同查阅。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因工作需要必须复制的，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。如造成档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度的规定执行，经公司保密管理部门批准，并采取必要的保密措施。2.外部单位因工作需要查阅或借阅公司档案的，应出具正式的查阅或借阅函，注明查阅或借阅的目的、内容、范围等信息，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅或借阅，并按照规定办理相关手续。九、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作的动态。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。统计报表应准确、及时、完整，报送公司主管领导和相关部门。（二）移交工作