行政公务印章管理制度

行政公务印章管理制度总则目的为加强公司行政公务印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的行政公务印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。管理原则1.分级负责原则：公司行政公务印章实行分级管理，明确各级管理人员的职责权限，确保印章管理责任落实到人。2.规范使用原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定，按照规定的程序和权限进行审批，确保印章使用的规范性和合法性。3.安全保密原则：加强印章的安全保管，采取必要的安全措施，防止印章被盗用、冒用或遗失，确保印章信息的安全保密。印章的种类及用途公司公章公司公章是公司对外行使权力的象征，代表公司的意志和行为。主要用于以下方面：1.以公司名义发出的各类文件、函件、通知、报告等；2.公司签订的各类合同、协议、意向书等；3.公司出具的各类证明、介绍信等；4.其他需要加盖公司公章的事项。合同专用章合同专用章用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件。使用合同专用章签订的合同具有法律效力，受法律保护。财务专用章财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。主要用于以下方面：1.公司开具的发票、收据等财务票据；2.银行结算凭证、支票等；3.其他与财务相关的文件、报表等。法人章法人章用于公司法定代表人在特定文件上的签字确认，具有代表公司法定代表人意志的法律效力。主要用于以下方面：1.公司重要文件、合同等需要法定代表人签字的场合；2.银行预留印鉴等与公司财务相关的事项。印章的刻制与启用印章刻制1.公司行政公务印章的刻制由公司办公室统一负责，根据公司实际需要提出刻制申请，经公司领导批准后，由办公室会同相关部门选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制印章时，应提供公司出具的刻制印章介绍信，并明确印章的种类、名称、规格、用途等信息。3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交付公司办公室，办公室应对印章的质量、规格等进行核对，确认无误后，办理签收手续。印章启用1.新刻制的印章启用前，公司办公室应填写《印章启用申请表》，详细说明印章的名称、种类、规格、启用日期、使用范围等信息，并附上印模。经公司领导批准后，方可启用。2.印章启用时，公司办公室应发布印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、管理要求等事项，确保公司各部门及相关人员知晓。3.印章启用后，原使用的旧印章应及时废止，并交回公司办公室统一保管或销毁。印章的保管保管原则1.专人保管原则：公司行政公务印章应指定专人负责保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识，确保印章的安全。2.分散保管原则：不同种类的印章应分别保管，避免因一枚印章的丢失或被盗用而影响其他印章的正常使用。3.保险柜存放原则：印章应存放在保险柜中，并设置密码和钥匙，确保印章存放的安全性。保管职责1.公司公章、合同专用章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由公司财务部指定专人保管；法人章由公司法定代表人或其授权的人员保管。2.印章保管人员应严格遵守印章保管规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用，不得在未经授权的情况下携带印章外出。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。保管环境1.印章保管场所应具备安全可靠的条件，配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保印章存放的安全。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，避免印章受潮、生锈或损坏。3.印章保管人员应妥善保管保险柜钥匙和密码，不得随意透露给他人。如因工作需要必须委托他人代保管印章时，应经公司领导批准，并办理相关委托手续。印章的使用使用流程1.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并附上相关文件或资料。2.《印章使用申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导应根据用印事项的性质、重要程度等因素进行审批，确保用印的合理性和合法性。3.印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对申请表的内容进行认真核对，确认无误后，方可在规定的位置加盖印章。4.印章加盖完毕后，印章保管人员应在《印章使用申请表》上注明盖章日期，并将申请表存档保管。同时，应对用印文件进行登记，记录用印文件的名称、份数、用印时间等信息。使用范围1.公司公章的使用范围应严格按照本制度规定执行，不得擅自扩大使用范围。如遇特殊情况需要超出规定范围使用公章时，应经公司领导批准，并在《印章使用申请表》上注明原因。2.合同专用章仅用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件，不得用于其他非合同类文件的盖章。3.财务专用章仅用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动，不得用于其他非财务类文件的盖章。4.法人章仅用于公司法定代表人在特定文件上的签字确认，不得用于其他非法定代表人签字的场合。使用要求1.印章使用应确保用印文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。2.印章加盖应清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遗漏。如因特殊原因需要在文件上加盖多个印章时，应按照规定的顺序和位置进行加盖，确保印章之间的间距和排列整齐。3.印章使用后，应及时将印章归还原保管人员，并办理交接手续。印章保管人员应对归还的印章进行检查，确认印章完好无损后，方可办理签收手续。印章的停用与销毁停用原因1.公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用；2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用；3.其他需要停用印章的情况。停用流程1.当出现印章停用情况时，印章保管人员应及时填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、停用日期等信息，并附上相关证明材料。2.《印章停用申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导批准后，印章保管人员应及时发布印章停用通知，明确印章停用的日期、停用后的处理方式等事项，确保公司各部门及相关人员知晓。3.印章停用后，印章保管人员应将印章交回公司办公室统一保管。办公室应对停用的印章进行登记，并妥善保管。销毁流程1.对于需要销毁的印章，公司办公室应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章的名称、种类、规格、销毁原因等信息，并附上相关证明材料。2.《印章销毁申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导批准后，办公室应会同公司审计部门或其他相关部门共同对印章进行销毁。3.印章销毁时，应采用适当的方式进行销毁，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。4.印章销毁后，公司办公室应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章销毁的情况，并将登记表存档保管。印章的交接与挂失交接手续1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前填写《印章交接申请表》，详细说明交接原因、交接时间、交接印章的名称、种类、规格等信息，并附上印章清单。2.《印章交接申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导批准后，印章保管人员应在公司办公室或其他指定人员的监督下，与接收人员办理印章交接手续。3.交接过程中，交接双方应认真核对印章的数量、规格、完好程度等信息，并在《印章交接清单》上签字确认。交接清单应一式两份，交接双方各执一份，公司办公室存档一份。4.印章交接完成后，接收人员应及时更改保险柜密码和钥匙，确保印章保管的安全性。同时，接收人员应按照本制度规定，认真履行印章保管职责。挂失程序1.如发现印章遗失或被盗用，印章保管人员应立即向公司办公室报告，并填写《印章挂失申请表》，详细说明印章遗失或被盗用的时间、地点、印章名称、种类、规格等信息。2.《印章挂失申请表》应经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。公司领导批准后，办公室应及时发布印章挂失通知，声明原印章作废，并要求相关单位和个人停止使用该印章。3.公司办公室应及时采取措施，如向公安机关报案、在媒体上刊登挂失声明等，以防止印章被冒用而给公司造成损失。同时，办公室应根据公司领导的指示，及时刻制新的印章，并按照本制度规定办理印章启用手续。监督与检查内部监督1.公司审计部门应定期对公司行政公务印章的管理情况进行审计监督，检查印章的保管、使用、交接、销毁等环节是否符合本制度规定，是否存在违规操作的情况。2.公司办公室应加强对印章管理工作的日常监督检查，定期对印章保管人员的工作进行检查和评估，确保印章管理工作规范、有序进行。3.各部门应积极配合公司审计部门和办公室的监督检查工作，如实提供印章管理相关的文件、资料和信息，不得隐瞒或虚报。外部监督1.公司应接受上级主管部门、政府相关部门及其他外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供印章管理相关的文件、资料和信息。2.如发现公司行政公务印章管理存在违规行为，公司应及时整改，并按照相关规定接受处罚。同时，公司应采取措施，加强印章管理，防止类似问题再次发生。责任追究违规责任1.印章保管人员如违反本制度规定，擅自将印章交予他人保管或使用，或在未经授权的情况下携带印章外出，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.印章使用申请人如提供虚假用印文件或资料，骗取印章使用审批，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.公司领导如在印章使用审批过程中把关不严，导致违规用印行为发生，给公司造成损失的，应承担相应的领导责任，并视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分。赔偿责任因印章保管、使用不当给公司造成经济损失的，相关责任人员应按照公司的规定承担相应的赔偿责任。赔偿金额应根据损失的大小、