阳光超市存货管理制度

阳光超市存货管理制度一、总则（一）目的为加强阳光超市存货管理，确保存货的安全与完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阳光超市总部及各门店的存货管理。（三）基本原则1.准确性原则：确保存货数量、价值记录准确无误。2.及时性原则：存货的采购、验收、入库、存储、盘点等环节及时进行，避免积压或缺货。3.安全性原则：保障存货不受损坏、变质、丢失等，确保存货质量安全。4.效益性原则：合理控制存货水平，提高存货周转率，降低存货成本。二、存货管理职责分工（一）采购部门1.根据销售部门提供的销售预测和库存情况，制定合理的采购计划。2.选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.负责采购订单的下达、跟进和协调，确保采购物资按时、按质、按量到货。（二）验收部门1.负责对采购到货的存货进行验收，检查数量、质量、规格等是否符合要求。2.对验收合格的存货办理入库手续，对不合格存货及时通知采购部门处理。（三）仓储部门1.负责存货的存储保管，按照规定的存储条件和方法进行存放，确保存货安全。2.建立存货台账，记录存货的出入库情况，定期与财务部门核对账目。3.对存货进行定期盘点，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况。（四）销售部门1.准确掌握市场需求和销售动态，及时向采购部门提供销售预测和库存信息。2.负责商品的销售工作，确保商品销售顺畅，及时处理滞销商品。（五）财务部门1.负责存货的账务核算，准确记录存货的采购成本、入库成本、发出成本等。2.定期对存货进行财务分析，评估存货管理的效益，为管理层决策提供依据。3.参与存货盘点工作，监督盘点过程，审核盘点结果。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.销售部门应每月末根据历史销售数据、市场趋势、季节因素等，结合当前库存状况，编制次月销售预测报告。2.采购部门根据销售预测报告，考虑安全库存、补货周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购商品的种类、数量、预计到货时间等。3.采购计划需经采购部门负责人审核，报超市分管领导审批后执行。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。2.定期对供应商进行考核，根据考核结果调整合作关系，淘汰不合格供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货方式、付款方式、质量标准、违约责任等条款。（三）采购订单下达1.采购人员根据审批后的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应准确填写商品信息、数量、价格、交货日期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保订单按时、按质、按量履行。（四）采购验收1.存货到货前，仓储部门应根据采购订单做好收货准备工作，包括安排验收场地、准备验收工具等。2.验收人员按照采购合同和相关标准对到货存货进行验收，重点检查数量、质量、规格、型号等是否与采购订单一致。3.对于验收合格的存货，验收人员应在送货单上签字确认，并及时办理入库手续；对于验收不合格的存货，应填写拒收报告，注明不合格原因，及时通知采购部门与供应商协商处理。四、存货入库管理（一）入库流程1.存货到货后，送货人员应将送货单及相关资料提交给仓储部门。2.仓储部门收货人员核对送货单与采购订单信息一致后，安排存货卸车、搬运至指定存储区域。3.验收人员对存货进行验收，验收合格后，填写入库单。入库单应注明存货的名称、规格、数量、入库日期、供应商等信息。4.入库单一式三联，一联由仓储部门留存，作为登记存货台账的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交采购部门，作为结算凭证。（二）入库存储1.仓储部门应根据存货的性质、特点、类别等，合理规划存储区域，实行分类存放。2.对有特殊存储要求的存货，如易燃易爆品、易腐食品等，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.在存货存放处应标明存货的名称、规格、批次、入库日期等信息，便于识别和管理。五、存货存储管理（一）存储环境要求1.仓储部门应保持仓库内的温度、湿度、通风等环境条件符合存货存储要求。2.对于需要冷藏、冷冻的存货，应确保冷藏、冷冻设备正常运行，温度控制在规定范围内。3.定期对仓库环境进行检查和维护，确保存货存储安全。（二）存货保管措施1.建立存货保管制度，明确存货保管人员的职责，确保存货妥善保管。2.对存货进行定期检查，查看有无损坏、变质、过期等情况，发现问题及时处理。3.加强仓库安全管理，配备必要的消防、防盗等设施设备，防止存货被盗、被损坏等情况发生。（三）库存盘点1.仓储部门应定期对存货进行盘点，盘点周期分为月度小盘点、季度大盘点和年度全面盘点。2.盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对存货的实际数量与账面数量，做好盘点记录。4.盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析，查明原因，提出处理意见。盘盈、盘亏情况需经财务部门审核，报超市管理层审批后进行账务处理。六、存货出库管理（一）出库流程1.销售部门根据销售订单或顾客需求，开具出库单。出库单应注明存货的名称、规格、数量、客户名称等信息。2.仓储部门收到出库单后，核对出库单信息与库存情况，安排发货。3.发货人员按照出库单要求，从仓库中选取相应存货，核对存货的名称、规格、数量等，确保发货准确无误。4.发货完成后，在出库单上签字确认，并更新存货台账。出库单一式三联，一联由仓储部门留存，一联交财务部门记账，一联交销售部门作为发货凭证。（二）出库审批1.对于正常销售出库，由销售部门负责人审批出库单。2.对于特殊情况的出库，如内部领用、样品赠送等，需经相关部门负责人及超市分管领导审批。七、存货核算与财务处理（一）存货计价方法1.阳光超市存货计价采用加权平均法。2.加权平均单价计算公式为：加权平均单价=（期初存货成本+本期购入存货成本）÷（期初存货数量+本期购入存货数量）3.发出存货成本=发出存货数量×加权平均单价（二）账务处理1.采购存货时，财务部门根据采购发票、入库单等凭证，借记"库存商品"等科目，贷记"应付账款"等科目。2.存货验收入库时，仓储部门将入库单传递给财务部门，财务部门据以登记存货明细账。3.存货发出时，财务部门根据出库单等凭证，借记"主营业务成本"等科目，贷记"库存商品"等科目。4.定期对存货进行盘点，根据盘点结果进行账务处理。盘盈的存货，借记"库存商品"等科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目；经批准后，借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目，贷记"管理费用"科目。盘亏的存货，借记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目，贷记"库存商品"等科目；属于应由责任人赔偿或保险公司赔偿的部分，借记"其他应收款"等科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目；属于自然灾害等非常原因造成的损失，借记"营业外支出非常损失"科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目；属于一般经营损失的部分，借记"管理费用"科目，贷记"待处理财产损溢待处理流动资产损溢"科目。八、存货成本控制（一）采购成本控制1.采购部门通过与供应商谈判、招标、集中采购等方式，争取更优惠的采购价格。2.合理控制采购批量，避免因采购批量过大导致存货积压，增加存货成本；同时避免采购批量过小，增加采购次数和采购成本。3.加强采购过程中的费用控制，如运输费、装卸费、保险费等，降低采购总成本。（二）存储成本控制1.优化仓库布局，提高仓库空间利用率，减少仓库租金等固定成本支出。2.合理控制存货库存水平，降低存货积压带来的资金占用成本和仓储保管成本。3.加强仓库保管费用管理，如水电费、设备维护费等，降低存储成本。（三）损耗成本控制1.加强存货验收管理，严格把控存货质量，减少因质量问题导致的存货损耗。2.优化存货存储条件，防止存货因存储不当造成损坏、变质等损耗。3.加强仓库安全管理，防止存货被盗、丢失等损耗。4.定期对存货损耗情况进行分析，查找原因，采取措施降低损耗率。九、存货风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门识别采购环节可能面临的风险，如供应商违约、采购价格波动、采购物资质量问题等。2.仓储部门识别存储环节可能面临的风险，如火灾、水灾、盗窃、存货变质等。3.销售部门识别销售环节可能面临的风险，如市场需求变化、销售价格波动、客户退货等。4.财务部门对存货管理中的风险进行综合评估，分析风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对供应商违约风险，采购部门应选择多家供应商，签订备用供应商协议，同时加强对供应商的考核与管理，降低供应商违约风险。2.对于采购价格波动风险，采购部门应加强市场价格监测，合理安排采购时机，采取套期保值等措施进行风险防范。3.针对存货质量风险，验收部门应严格按照验收标准进行验收，加强对供应商提供的质量证明文件的审核，确保采购物资质量合格。4.对于仓储环节的风险，仓储部门应加强仓库安全管理，配备必要的消防、防盗等设施设备，定期对