项目外部资料管理制度

项目外部资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目外部资料的管理，规范资料的收集、整理、存储、使用和归档流程，确保资料的完整性、准确性和安全性，提高项目运作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及项目的外部资料管理，包括但不限于与供应商、合作伙伴、政府部门、客户等相关的各类文件、数据、报告、合同等资料。（三）职责分工1.项目负责人负责组织项目外部资料的收集、整理和初步审核工作。协调与外部相关方的沟通，确保资料的及时获取。对资料的真实性、完整性负责，并按要求及时提交资料至资料管理部门。2.资料管理部门制定和完善项目外部资料管理制度和流程。负责对项目负责人提交的资料进行统一接收、登记、分类、存储和保管。定期对资料进行清查和盘点，确保资料的安全和可追溯性。为公司内部各部门提供资料查询和借阅服务。3.其他相关部门根据项目需要，配合项目负责人提供或收集相关的外部资料。在使用资料时，遵循资料管理部门的规定，妥善保管并及时归还资料。二、资料收集（一）收集渠道1.供应商提供：与供应商签订合作协议时，明确要求其按时提供与项目相关的产品资料、技术文档、质量报告等。2.合作伙伴共享：对于与合作伙伴共同开展的项目，通过定期会议、信息共享平台等方式，获取合作过程中产生的各类资料。3.政府部门获取：关注政府部门发布的政策法规、行业标准、统计数据等信息，安排专人负责收集，并及时传达给相关项目团队。4.客户反馈：项目实施过程中，与客户保持密切沟通，收集客户的需求变更、意见建议、验收报告等资料。（二）收集要求1.准确性：确保收集到的资料真实、准确，能够客观反映项目实际情况。2.完整性：涵盖项目所需的各个方面资料，避免遗漏重要信息。3.及时性：按照项目进度要求，及时收集资料，确保资料的时效性。4.规范性：资料的格式、内容应符合公司统一的规范要求，便于整理和管理。（三）收集流程1.项目负责人根据项目需求，确定需要收集的外部资料清单，并分发给相关部门或人员。2.相关部门或人员按照清单要求，通过各种渠道收集资料，并进行初步整理。3.收集完成后，项目负责人对资料进行审核，确保资料符合要求。审核通过后，将资料提交至资料管理部门。4.资料管理部门对提交的资料进行再次审核，审核无误后进行登记和分类。三、资料整理（一）分类原则1.按项目阶段分类：分为项目前期资料、项目实施过程资料、项目验收资料等。2.按资料类型分类：如合同协议类、技术文档类、报告报表类、会议纪要类等。3.按外部相关方分类：如供应商资料、合作伙伴资料、政府部门资料、客户资料等。（二）整理方法1.文件编号：为每份资料赋予唯一的编号，便于识别和查询。编号规则应简洁明了，体现资料的类别、年份、顺序等信息。2.目录编制：根据分类原则，编制详细的资料目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息，以便快速定位和查找资料。3.内容整理：对资料进行排版、校对，确保内容清晰、准确。对于重要资料，可进行摘要提炼，突出关键信息。4.电子文档管理：将纸质资料扫描成电子文档，按照分类目录进行存储，同时建立电子文档索引，方便检索。（三）整理流程1.资料管理部门收到项目负责人提交的资料后，按照分类原则进行分类。2.对每类资料进行编号，并编制相应的目录。3.对资料内容进行整理，包括排版、校对、摘要提炼等。4.将整理好的资料进行电子文档扫描，并与纸质资料对应存放。四、资料存储（一）存储方式1.纸质存储：设立专门的文件柜或档案室，按照分类目录对纸质资料进行存放，确保资料存放有序，便于查找。2.电子存储：建立电子资料存储服务器，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子文档进行备份存储。同时，使用专业的文档管理软件，对电子文档进行分类管理和索引。（二）存储环境要求1.纸质存储环境：保持档案室干燥、通风，温度和湿度适宜，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。2.电子存储环境：配备稳定的服务器和网络设备，定期进行维护和检查，确保数据的安全性和可靠性。同时，做好数据备份工作，备份数据应存储在异地，以防数据丢失。（三）存储期限1.一般项目资料：存储期限为项目结束后[X]年，期满后经评估可销毁的，按照规定程序进行销毁。2.重要项目资料：如涉及公司核心技术、商业机密、重大合同等资料，应长期保存。（四）存储流程1.资料整理完成后，资料管理部门将纸质资料存放入档案室相应的文件柜中，并更新资料目录。2.将电子文档上传至电子资料存储服务器，按照分类目录进行存储，并建立索引。3.定期对存储的资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。五、资料使用（一）使用权限1.项目负责人：可根据项目需要，查阅和使用与本项目相关的外部资料。2.相关部门人员：因工作需要，经项目负责人或资料管理部门同意，可查阅和使用部分资料。3.涉及公司机密资料：严格限制使用范围，需经公司高层领导批准，并签署保密协议后，方可查阅和使用。（二）使用流程1.使用人员填写资料使用申请表，注明使用目的、资料名称、使用期限等信息。2.将申请表提交至项目负责人或资料管理部门审核。3.审核通过后，资料管理部门根据申请表提供相应的资料，并做好登记。4.使用人员在使用期限内妥善保管资料，不得擅自复制、转借或泄露给他人。使用完毕后，及时归还资料管理部门。（三）使用记录资料管理部门应对资料的使用情况进行记录，包括使用人员、使用时间、使用目的、归还时间等信息。使用记录应定期进行整理和归档，以便查询和追溯。六、资料归档（一）归档范围1.项目结束后，项目负责人应将项目过程中产生的所有外部资料进行整理，提交至资料管理部门进行归档。2.资料归档范围包括但不限于项目前期的调研资料、合同协议、技术方案、测试报告、验收文件等。（二）归档流程1.项目负责人对项目资料进行全面梳理，确保资料完整、准确。2.将梳理好的资料按照分类目录进行整理，并编制归档清单。3.将资料和归档清单一并提交至资料管理部门。4.资料管理部门对提交的资料进行审核，审核无误后进行归档存储。（三）归档要求1.归档资料应保持原始性和完整性，不得擅自修改或删除。2.归档资料应按照规定的分类目录进行存放，便于查找和检索。3.建立归档资料索引，注明资料名称、编号、归档时间等信息，方便快速定位资料。七、资料保密（一）保密范围1.涉及公司商业机密、技术秘密、客户信息等敏感资料，均属于保密范围。2.具体保密内容包括但不限于公司产品研发资料、市场策略、财务数据、供应商信息、客户名单等。（二）保密措施1.对保密资料进行标识，明确保密等级和保密期限。2.限制保密资料的接触范围，仅允许经过授权的人员查阅和使用。3.在资料存储和传输过程中，采取加密技术，确保资料的安全性。4.与接触保密资料的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。5.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。（三）保密监督1.资料管理部门定期对保密资料的管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.设立举报机制，鼓励员工对违反保密规定的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人一定的奖励。3.对于违反保密制度的行为，按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。八、资料销毁（一）销毁范围1.已到存储期限且经评估无需继续保存的资料。2.因项目结束、合作终止等原因不再使用的资料。3.其他经公司批准需要销毁的资料。（二）销毁流程1.资料管理部门定期对存储的资料进行清查，确定需要销毁的资料清单。2.填写资料销毁申请表，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息，提交至公司领导审批。3.审批通过后，选择具有资质的销毁机构进行销毁，并要求销毁机构提供销毁证明。4.资料管理部门对销毁过程进行监督，并将销毁证明和销毁记录进行归档保存。（三）销毁记录销毁记录