公司采购及管理制度

公司采购及管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保证公司生产经营活动所需物资的及时供应，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的所有采购活动，包括原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购数量和时间，避免盲目采购。2.质量优先原则：在满足需求的前提下，优先选择质量可靠、性能稳定的物资和服务，确保公司产品质量和工作效率。3.价格合理原则：通过市场调研、招标、询价等方式，获取合理的采购价格，降低采购成本，但不得牺牲质量为代价。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责公司采购工作的统一管理和实施。采购部门根据工作需要可设置采购经理、采购专员等岗位。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据公司生产经营计划和库存情况，编制年度、季度、月度采购计划，并报相关领导审批。2.供应商管理：开发、评估、选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评价。3.采购执行：按照采购计划和审批后的采购申请，组织实施采购活动，与供应商签订采购合同，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。4.采购成本控制：通过市场调研、谈判、招标等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。6.质量控制：参与采购物资的检验和验收工作，对采购物资的质量负责，确保符合公司要求。7.信息管理：收集、整理、分析采购相关信息，为公司决策提供支持。8.协调沟通：与公司内部各部门保持密切沟通，协调解决采购过程中出现的问题；与供应商保持良好合作关系，及时处理供应商的反馈和投诉。（三）其他部门职责1.使用部门根据实际需求，提出采购申请，并详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。参与采购物资的验收工作，对物资的质量和适用性进行确认。配合采购部门进行供应商选择和评估，提供相关意见和建议。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购费用在预算范围内支出。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关。负责采购款项的支付审核和结算工作，确保资金支付的准确性和安全性。3.质量部门制定采购物资的质量标准和验收规范。参与采购物资的检验和验收工作，对物资的质量进行检验和判定，确保符合质量要求。对采购物资的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性和真实性进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据公司实际情况和预算安排，对采购申请进行审批。对于金额较大或重要的采购申请，需报总经理审批。（二）采购审批1.采购申请经审批通过后，采购部门根据审批意见进行采购操作。2.对于预算内的采购项目，采购部门按照既定的采购流程进行采购；对于超出预算的采购项目，采购部门需重新提交采购预算调整申请，经财务部门审核、分管领导和总经理审批通过后，方可进行采购。（三）供应商选择与评估1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.供应商评估采购部门组织相关人员（如使用部门、质量部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为合格供应商、优秀供应商和不合格供应商。3.供应商选择采购部门根据采购物资的特点和要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重要物资或大额采购项目，采购部门应通过招标、询价、竞争性谈判等方式，选择最优供应商。采购部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（四）采购执行1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达《采购订单》，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购订单应经采购部门负责人审核后发送给供应商，并要求供应商签字确认。2.采购进度跟踪采购部门建立采购进度跟踪机制，定期与供应商沟通，了解采购物资的生产进度、运输情况等。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量问题等，采购部门应及时与供应商协商解决，并向相关部门反馈。3.到货验收采购物资到货前，采购部门应通知使用部门和质量部门做好验收准备工作。物资到货后，由使用部门和质量部门按照验收规范进行验收，填写《物资验收单》。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等方面。对于重要物资或技术含量较高的物资，还需进行专业检测或试用。如验收合格，验收人员在《物资验收单》上签字确认；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施，并做好记录。（五）采购付款1.发票审核采购物资验收合格后，供应商应及时提供合法有效的发票。采购部门收到发票后，对发票的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等是否与采购合同和实际交易相符。如发票存在问题，采购部门应及时与供应商联系，要求其重新开具发票。2.付款申请采购部门根据采购合同和发票审核情况，填写《付款申请表》，注明采购项目名称、供应商名称、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等信息，并提交财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目是否符合预算、发票是否合规、付款金额是否准确等。审核通过后，报分管领导审批。3.款项支付分管领导审批通过后，财务部门按照公司资金管理制度和付款流程，办理款项支付手续。对于采用银行转账方式支付的款项，财务部门应确保付款信息准确无误；对于采用支票、汇票等方式支付的款项，应做好票据的开具、保管和传递工作。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划和市场价格变动情况，结合历史采购数据，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预计采购金额、采购时间等内容，并按部门和费用类别进行分类汇总。3.采购部门将年度采购预算草案提交财务部门审核，财务部门根据公司整体预算安排和资金状况，对采购预算草案进行审核和调整。4.经财务部门审核后的采购预算草案报公司管理层审批，审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，确保采购费用控制在预算范围内。2.如因市场变化、生产经营需要等原因导致采购预算需要调整，采购部门应及时填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等，并按预算编制和审批流程进行审批。3.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门根据采购订单和供应商协商一致的结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同起草完成后，应提交公司法律事务部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.经审核通过的采购合同，由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章后与供应商签订。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求供应物资，确保物资按时、按质、按量交付。如供应商无法按时履行合同，应提前通知采购部门，并协商解决方案。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行，双方应及时协商解决，并采取措施减少损失。（三）合同变更与终止1.采购合同签订后，如因市场变化、生产经营需要等原因需要变更合同条款，采购部门应与供应商协商一致，并签订《采购合同变更协议》。2.《采购合同变更协议》应明确变更的内容、变更后的合同条款、双方的权利和义务等，并按合同签订流程进行审批和签订。3.采购合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，采购部门应与供应商办理终止手续，清理双方的债权债务关系，并对合同执行情况进行总结和评价。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部门应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险密切关注市场动态，及时了解市场价格波动情况，通过与多家供应商谈判、招标等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。建立市场价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购策略。2.供应商风险加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，选择资质良好、信誉可靠的供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。建立供应商备份机制，对于关键物资或重要供应商，选择多家供应商进行合作，降低因单一供应商出现问题而导致的供应中断风险。3.质量风险严格控制采购物资的质量，在采购合同中明确质量标准和验收规范，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购物资的检验和验收工作，对验收不合格的物资及时与供应商沟通，要求其采取补货、换货、退货等措施。定期对采购物资的质量进行跟踪和评估，建立质量反馈机制，及时处理质量问题。4.合同风险加强采购合同管理，严格按照合同签订流程进行合同起草、审核、签订和履行。定期对采购合同进行检查和清理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，当发生合同纠纷时，及时与供应商协商解决，如协商不成，可通过法律途径解决。5.付款风险严格审核采购发票，确保发票的真实性、合法性和完整性。按照公司资金管理制度和付款流程办理款项支付手续，确保资金支付的准确性和安全性。加强对供应商付款情况的跟踪和管理，及时发现和解决付款过程中出现的问题。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购成本的控制情况等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改