《秘书信息工作》课件

思考：一位优秀的秘书应该是怎样的？

穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事它一概不管；而狐狸则整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。

如果一个秘书像只穿山甲一样，一天到晚只知道干活，既不动脑子去想问题，也不会想问题，没有一点灵气，领导肯定不怎么会喜欢，这种秘书即使不被炒鱿鱼，也永远只能给同事充当办公室里的“菲佣”。相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚尽打别人的主意，脑子里只是想着如何把秘书当作跳板，两只眼睛整天盯着公司的其他肥缺，这种秘书虽然聪明乖巧，但老板也不一定欣赏。一个优秀的秘书既要像只穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神；又要像只狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯。只有这样，才有可能成为一个优秀的职业秘书。《一个外企女秘书的日记》

一、秘书工作1.性质：服务性的工作。2.特殊性：鲜明强烈的政治机要性、突出的综合性和从属性。3.重要性：秘书工作要当好绿叶，发挥领导者的智囊和外脑作用，辅佐领导者科学有效地处理纷繁复杂、紧张多变的工作。所以，当好领导的参谋助手，是秘书工作的天职。

二、现代秘书与传统秘书工作比较1.传统秘书工作：办文、办事、办会。

办文：办文中的文种主要讲党政机关的文种。

办会：传统的“办会”是接站、安全、保卫之类的会务工作。

办事：都强调能力与态度。讨论：传统秘书观念已过时，现代秘书应该具备什么能力素养？

三、期刊《秘书工作》1.期刊介绍：由中共中央办公厅秘书局主管的全国性刊物，杂志创办于1985年7月，1991年改为月刊，2016年月发行量为35万份。《秘书工作》坚持为全国党政军群机关以及企事业单位服务的办刊宗旨，始终坚持权威性与思想性、指导性与可读性的有机统一，成为国内发行量最大、影响力最强的办公厅（室）工作类期刊。2.读者范围：全国党政军群机关以及企事业单位领导秘书、秘书长、办公厅（室）主任及其他工作人员。

很多党政机关办公厅（室）以《秘书工作》刊发文章作为培训及学习的重要材料。3.期刊栏目：有“专题”、“观点”、“综论”、“理论研究”、“业务”、“写作讲堂”、“案例”等。2019年第04期卷首

01/本刊编辑部实打实地为基层松绑减负报道

04

中央层面整治形式主义为基层减负专项工作机制启动“学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想”专栏

05/陆国强指导做好新时代督查工作的强大思想武器

08/王金涛勤学深思笃行彻悟专题

·科学选择督查方式·

10/石邦林把握督查规律提升落实成效

12/湖南省委督查室统筹规范督查考核着力减轻基层负担

14/江苏南京市委督查室督为本查为先帮为要

15/翟国梁姜兴国让微信公众号助力政务督查

16/李晓宇督查引入第三方评估的思考理论研究

24/段柄仁试论专职秘书工作的性质和特点业务

26/杨沈阳案释请示报告制度

31/黄健“四个下功夫”提升上报信息质效

33/奚爱斌办文工作的“方向盘、安全带、导航仪”

35/江传力做好值班工作当有全局观

37/田珍都写好调研报告得把“真话”说到位

39/刘广阳机关事务管理新模式的探索与实践写作讲堂

41/胡森林没有问题，是公文写作最大的问题

44/党文俊文稿如何出亮点案例

46/李珣“兵荒马乱”的一天

47/杨涿时间都去哪儿了职场驿站

49

Q6：如何保持工作激情？

50/王有河Q7：如何面对机构改革后实职变虚职的心理落差？秘书初体验

52

前方星辰大海唯有步履不息基层连线

55/王朝俊大山里走过的“秘书路”讲述

57/成正荣回忆转战陕北时的任弼时同志灯下漫笔

59/田永清漫谈“主官如筷”杂谈

61/郭光文整治花拳绣腿必须真枪实弹古代公文赏析

62

留下画龙点睛处，做好前后分内事第一章秘书与信息工作

任务：一个产品生产公司招聘市场部商务秘书，岗位职责：1、负责公司市场业务信息的收集，开拓与维护新老客户；2、负责公司概况及公司产品服务等方面的演示与讲解，并组织市场宣传推广活动（包括广告宣传、专题会筹备）等工作；3、负责有效客户信息的管理工作；4、负责业务跟踪记录表的统计和管理以及项目信息的采集、汇总和定期汇报工作；5、负责下列市场业务日常工作：包括外来电话的接听记录，宣传资料的准备和邮寄，资料及文件（包括培训记录、会议记录、经济合同、出差计划与总结报告等）的整理归档，项目评审移交等工作。第一节信息概述一、信息概述

信息：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体所发生的消息、情报、指令、数据、信号中所包含的一切可传递和交换的知识内容，是表现事物存在方式、运动状态、相互联系的特征的一种表达和陈述。简言之，信息是指具有新内容、新知识的消息。二、与信息相关的几个概念1．知识：人类通过信息对自然界、人类社会及思维方式与运动规律的认识，是人的大脑通过思维重新组合的系统化的信息的集合。2．情报：情报和社会信息相通。3．文献：记录有知识的一切载体，即用文字、图形、符号、声频、视频等技术手段记录人类知识的一切载体。4．信号：信号可以用来传递某种约定的声音、光线和标志等，最大的特点是约定性，它只是信息的一种表现形式，信息是信号的内容。5．消息是指传播某一事物的音讯和新闻，主要特征是传播性，容易发生失真现象，消息只是信息的外壳，信息才是消息的内核。

注意：平常说到的语言、文字、图形和符号本身也不是信息，它们只是信息的载体而已。三、信息的主要特征

信息的主要特性普遍性客观性时效性传递性无限性共享性开发性存储性四、信息的类型1．按信息的性质划分：自然信息和社会信息2．按信息资源的开发程度划分：零次、一次、二次、三次和高次信息。3．按信息的载体划分：文献信息源、实物信息源、人脑信息资源、口头信息资源。

4.按信息的表现形态划分：潜在信息资源和现实信息资源。5.按信息的传递范围划分：公开信息、内部信息、保密信息。6．按信息的应用范围划分：政治信息、经济信息、军事信息、科技信息、社会生活信息等。7．按信息的稳定状态划分：固定信息和流动信息。

五、信息的作用与意义1．人类生存与发展的重要资源。信息与物质、能量是人类生存和发展的三大资源。2．科学管理的前提。3．进行科学研究的指导和保障。

第二节

秘书信息工作一、信息工作的概念

信息工作人员有组织、有目的、有计划地对各种信息进行系统处理的工作，包括收集、整理、传递、反馈、开发、利用和储存等一系列工作程序。二、秘书信息工作秘书信息工作：秘书部门或是秘书个人采集、处理信息的一切活动。政务信息工作

各级行政机关日常工作运作的重要环节，是行政机关在履行职责过程中制作或获取的，以一定形式记录、保存的信息。

企业秘书信息工作

一是企业秘书部门的信息收集与处理.二是市场信息的调查与处理。三、秘书信息工作的主要内容1．日常事务中的信息工作办公室日常事务中的信息工作，如值班：2．会务工作中的信息工作会前：确定议题、制定议程、编制会务筹备计划、发出会议通知3．文书处理中的信息工作4．信访咨询中的信息工作四、秘书信息工作的特点

秘书信息工作特点服务性

针对性

紧迫性

综合性

开发性

广泛性

五、秘书信息工作的基本要求

序号基本要求1准确完整准确，真实地反映客观事物的本来情况，以高度负责的精神，坚持实事求是的态度，如实收集、提供准确的信息。

完整，就是提供的信息能够全面、系统地反映事物各方面的情况。

2及时高效

及时，有强烈的时间观念，以最快的速度收集新的动态信息，并且将其中有价值的信息提供给领导和有关部门。

高效指信息的加工整理、传输等环节要讲求效率，要做到用最少的时间，花最少的精力、通过最快的途径传递出高质量、大容量的信息。3适用适量适用就是信息要有针对性、选择性。适量就是秘书机构提供的信息量既要满足领导和单位工作的需要，又不宜过多过滥。

六、秘书信息工作的功能

1．参谋辅助的作用2．事务辅助功能3．指导协调作用七、秘书信息工作的程序1．信息收集积累：分辨力要强，判断准确，收集的信息含金量才会大大提高。2．信息整理（信息的筛选和校正、分类、深度加工），信息整理是信息工作的核心。3．信息传递与反馈（信息传输的方向、控制、输出的方式、信息的发布、利用及反馈）4．信息开发与利用。5．信息存储。八、树立秘书的信息意识1．信息意识概念人们利用信息系统获取所需信息的内在动因，具体表现为对信息的敏感性、洞察力、选择能力和消化吸收能力。2．信息意识的表现3．秘书信息意识的内容4．秘书信息意识的培养。第二章

信息收集第一节信息收集的目的、范围与特点

秘书信息收集：秘书根据一定的目的，通过不同的方式收集、获得领导工作所需要的信息的过程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息工作的基础性环节。

现代社会信息呈现出的超前性、准确性、及时性等特点对秘书部门的信息收集工作产生的深刻的影响。

第一节信息收集的目的、范围与特点

一、信息收集的目的秘书部门不是决策机关，不参与决策，但必须为领导决策服务，为领导提供及时、准确、有参考价值的信息。某种意义上说，所有的进行科学预测，确定决策目标，拟定决策方案，确定决策方略，整个过程实际上也是一个收集信息和处理信息的过程。

二、信息收集的范围

1．上级信息：党的方针、政策和国家法律、法令等，是所有领导机关办事的依据；主管部门和有关上级机关的命令、指示、计划、规定等。2．历史信息。过去各时期党、国家、上级主管领导机关发布的政策、规定、决议，以及本单位历史发展过程中的资料，都要系统积累，提供利用。历史信息对于秘书部门总结经验、撰写大事记等都是必需的。

3．本单位及下属单位的有关情况、资料。4．业务信息。所在系统的业务资料或政策信息：弱势群体的就业和司法援助工作、退役士兵接收安置工作等。5．社会信息。6．平行地区、部门的有关信息。7．国际信息。8．科技信息。9．问题信息。第二节信息收集的原则、渠道和方法

案例：宏达公司为了开拓新的市场，拟开发一种节能环保型净水设备生产项目。公司为此专门召开办公会议，讨论开发节能环保型净水设备的优势及可行性。从节省能源和环保的角度看，这种净水设备是很有优势的，但产品应用的可行性和市场前景如何，还须根据有效的市场信息进行综合分析和科学预测，才能做出正确决策。于是，秘书马上收手收集相关信息。任务：围绕节能环保型净水设备开发的可行性收集有关信息。一、信息收集的原则1．价值原则2．时效性原则3．层次性原则4．针对性原则5．全面系统原则二、信息收集的渠道1．文书档案渠道：权威性、针对性、严谨性2．会议渠道：内容做好取舍和留存、使用的形式，防止曲解和泄密。3．调查和信访渠道4．书籍期刊渠道：经典的、权威的、学术价值高的书籍，引用信息的完整性和规范性。5．新闻传播媒介渠道：报纸、广播、电视、互联网等。报纸的传统性，在各高校的过刊资料室；互联网上资料的不安全性、不准确性。6．信息网络渠道比如班级信息员、校友联络人员等。三、信息收集的方法1．观察法收集、获取信息的最基本方法。优点：获得较为真切的第一手信息材料；缺点：不易收集到深层次信息，受时间和空间的限制，获得信息量有限。

2.阅读法浏览、泛读、精读。优点：获取信息方便、量大、适用性强；缺点：信息多而杂甚至相互矛盾。

3.访问法

一对一和集体访问优点：互动性强，灵活性强，能深入探讨各类问题；缺点：费人力、财力、时间，效率较低，有一定主观性。4.电话访问传统电话访问法、计算机辅助电话访问等优点：信息反馈快，费用低，辐射范围广；缺点：调查深度受限。5.网络调查法

借助互联网及其调查软件系统，将传统的调查分析方法在线化、智能化、集成化的新模式，其构成包括客户、调查系统、参与人群三个部分。优点：不受时间、地域的限制，及时产生分析结果，低成本和高效率性；缺点：有一定局限性。6.问卷法运用统一设计的问卷向被选取的调查对象了解情况或征询意见的调查方法。步骤：第一步：设计问卷。问卷长度要适宜；同类性质编排一起；先易后难，由浅入深；语义清晰，简明易懂；备选答案的穷尽性、互斥性、现实性。第二步：试用和修改第三步：选取问卷调查方式。报刊问卷、邮政问卷、网络调查问卷、代填式问卷。优点：效率高，所得资料便于定量处理和分析，避免主观偏见，具有很好的匿名性。缺点：设计难，调查结果广而不深，调查结果无法控制，回收率不高。7.交换法将本单位拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换，互通有无，实现共享。优点：拓宽信息渠道，实现信息共享。缺点：要求比较严格，经过协商同意才能实现。8.购置法有偿索取信息的方法。优点：针对性强，信息集中，工作效率高，获取快，省时间，省精力。缺点：成本与经济效益，存在一定风险。第三节信息检索工具和途径广义上：将信息按一定的方式组织和存储起来，并根据信息用户的需要找出有关信息的过程，具体来说，包括存储和获取两个过程。狭义：广义信息检索的后一个过程，即获取信息的过程。通过一定的方法，从已存储的信息中检索出于用户提问相关的文献、数据和事实的过程，即根据用户的特定要求查找出所需信息的过程。信息检索：确定检索词——选取检索工具——确定检索信息途径。一、确定合适的检索词检索词：表达用户需求和检索内容的基本元素。外部特征查找所用的检索词：题名、著者、引文等。内容信息所用检索词：主题、关键词等。二、选择合适的检索工具

1.检索手段手工检索：早期纸质书刊文献、早期档案等。计算机检索：数据库、计算机软件技术、计算机网络及通信系统。

中国图书馆图书分类法：

按照图书的内容、形式、体裁和读者用途等，在一定的哲学思想指导下，运用知识分类的原理，采用逻辑方法，将所有学科的图书按其学科内容分成几大类，每一大类下分许多小类，每一小类下再分子小类。最后，每一种书都可以分到某一个类目下，每一个类目都有一个类号。

《中图法》包括马列主义、毛泽东思想，哲学，社会科学，自然科学，综合性图书五大部类，22个基本大类，具体如下：A马克思主义、列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论B哲学、宗教C社会科学总论D政治、法律E军事F经济G文化、科学、教育、体育H语言、文字I文学J艺术K历史、地理N自然科学总论O数理科学和化学P天文学、地球科学Q生物科学R医药、卫生S农业科学T工业技术U交通运输V航空、航天X环境科学、劳动保护科学（安全科学）Z综合性图书

I文学I0文学理论

I1世界文学I2中国文学I3亚洲文学I4非洲文学I5欧洲文学I6大洋洲文学I7美洲文学

I01文艺美学I02文学理论的基本问题I03文艺工作者I04文学创作论I05各体文学理论和创作方法I06文学评论、文学欣赏

2.检索的对象或检索结果文献检索（目录型、题录型、文摘型、索引型）事实和数据检索。三、确定信息检索途径信息检索途径与信息检索工具的组织编排方法相对应，并受其制约。1.以文献的外部特征为检索途径题目、责任者、号码。2.以文献内容特征为检索途径分类途径、主题途径四、信息检索方法常规法（顺查法、逆查法、抽查法）追踪法循环法

案例：

小王大学毕业后到某厂任办公室秘书，之前总是听说信息是资源，是财富，但对它的价值究竟有多大，对领导决策起多大作用，总感觉说不清。在一次领导办公会上，小王做会议记录，才有了切身的理解。

会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的

副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，工厂主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。“先说几条信息供领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快

的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，预计近期粮价必然上涨，且上涨幅度较大，可能每千克原料用粮上涨0.2至0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克涨价0.3元算，将节省……

第三章信息整理第一节信息分类一、信息分类及分类程序

信息分类：把具有某种共同属性或特征的信息归并在一起。目的是使信息条理化和系统化，以方便查找使用，提高信息利用的效率。1.信息内容

（1）系统内的信息；

（2）上级单位或不相隶属机关的信息；（3）历史信息；（4）交际活动信息；

（5）法律政策信息；

（6）社会信息；

（7）国际信息。2.分类程序

（1）熟悉信息内容。了解自己工作的范围，接手的信息，对信息资料的大体构成形成明确管理思路。（2）确定信息分类的标准。

以所含的知识内容为主要标准，以其非本质的属性为辅助标准。（3）信息的辨类和归类。

多种分类方法的共同使用。

二、信息分类的具体方法

《中国图书资料分类法》、《全国报刊资料分类法》、《中国档案分类法》。1.字母分类法

2.数字分类法

3.主题分类法

4.地区分类法

5.综合分类法三、信息分类的原则及注意事项原则：1.适用性原则：唯一标准即是否实用。

2.综合性原则

3.渐进性原则

4.相斥性原则

5.并置性原则注意事项：

1.科学性、系统性、逻辑性。

2.利用颜色、标签区分类别。

3.建立交叉参照卡。

4.信息分类要及时。

5.保存信息原文（与财务、文件相关的。）第二节信息筛选一、信息筛选

在初步归纳分类的基础上进行鉴别和选择，去粗取精，去伪存真，摒弃虚假和无效信息，提取真实、有价值的信息。二、鉴定和选留1.辨析真伪、鉴别程度。

案例:作为一名应届毕业生要找工作，有来自大街小巷的广告，QQ、微信群发布，正规报纸，学校招生就业处，四川人事考试网等发布的招聘信息，哪一个更让人信服？除此之外，你还知道哪些权威发布工作信息的网站吗？2.信息选留。

实用选留：根据当前的需要选留信息；

入藏选留：日常的信息工作而进行的一般意义的选留。

挑选内容：（1）与本组织发展需求相关的一般性的信息；反映本组织实际需求的内容真实、数据准确的信息；或结合中心工作、解决特定问题的需要的信息。（2）带有倾向性、动态性或突发性的重要信息。（3）新信息，如新情况、新发现等。（4）能预见未来发展趋势，为决策提供超前服务的信息。三、信息筛选的程序1.看来源。

2.看标题。

3.看正文：根据轻重缓急进行加工处理。

4.决定取舍。四、信息筛选的方法第三节校核信息信息校核：对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，对信息的真实性进行认定。一、校核范围信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等；政策、法规、重要计划、典型事例等；内容有无虚构、夸大、弄虚作假。二、校核程序确定内容——校核方法——核实分析信息——作出判断三、信息校核注意事项

1.以原始数据为基础。

2.透过现象看本质。

3.排除主观因素干扰。第四章信息传递与反馈第一节信息传递一、信息传递的概念

由信息的发送源，通过传递信号的通道，将信息传递给信息接收者的过程。二、秘书信息传递

信息工作人员（包括秘书）在收集、整理信息后，按领导需要将信息提交领导采用，或者根据领导指示将信息转达有关部门或予以公开。三、信息传递的方向

内向传递：单位内部传输，形式有信件、备忘录、通知或者告示、传阅单、企业内部刊物等。

外向传递：向单位外部传输，形式主要有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式。第二节信息传递的载体类型与途径一、信息传递的载体类型

根据信息的不同种类，以及信息的轻重缓急，选择使用不同的载体。1.文字载体：加工周期长，容量大，精密度高且便于储存。

2.声波、电波载体：使用时间短，或只有一次使用价值。

3.图像载体：形象具体、真实，如网络视频课程、超星视频等。

4.实物载体。

注意：对载体的灵活选取。二、信息传递的途径

1.口头传递2.书面传递

3.电讯传递

4.网络传递：电子邮件、传真、可视化传递等。案例：华东华中区王总经理来到了公司给管理人员做了一个团队信息传递的小游戏。

王总告诉张总三句话，“思维决定态度、态度决定执行力、执行力决定结果”。要求从高层管理者到基层管理者口对耳传递，结果，在传递过程中丢失了最一句话，只留下了“思维决定态度、态度决定执行力”，甚至在中间过程中被误传为“执行力决定态度”……。

第三节信息传递的原则与程序原则：及时、经济、准确、数量、保密原则。基本程序：确定内容确定载体确定信息方法进行信息传递确认信息传递质量。

第四节信息传递的管理与有效控制一、信息的输入管理

1.保证收文制度的有序进行：签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、承办、催办、注办、清退、归卷等内容。

2.搞好原始信息的收集与处理工作：专业实践、有偿征集、定点收集、采访阅读、信息追踪、解剖分析、捕捉机遇、推理加工等。二、信息的输出管理三、有效信息传递的要求：传递对象上的针对性，传递内容上的多样性，传递时间上的适时性，传递方式上的保密性。四、信息传递的控制

1.贯彻“多、快、好、省”的原则；

2.区分不同的对象，选择信息传递的目标，确保效用。

3.适当控制信息传递数量。

4.控制越级和非正式传递。五、信息传递的主要障碍策划、接收、理解、接收障碍。六、处理信息传递障碍的技巧

1.精简机构，减少信息传递的中转环节。

2.积极开发多种类型的新型传递渠道。

3.提高信息发送者与接收者的素质。

4.加强人际交往，建立相互信任与合作的关系。

5.忧喜兼报，全面真实传递信息。第五节信息反馈美国数学家、控制论创始人之一维纳说到：信息是“即一种能用过去的操作来