国际货代各岗位流程

国际货代各岗位步骤1范围本标准要求了国际货代关键岗位岗位工作步骤。2适用对象本标准适适用于国际货代基础操作职能全部职员。3基础条款依据国际货代部工作特征,日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、审单、缴费、收款和放单”各步骤,各步骤相辅相成。本步骤即是各岗位工作指导,也是评判各岗位工作达标是否标准。海运出口简略步骤以下（非危险品）:接单→订舱→拖车/内装→报关→审单→缴费→收款→放单依据步骤各步骤具体工作,可划分至以下具体步骤:接单→询价→订舱→接收托运申请→订舱确定→排载→发放空箱→装箱→进场订舱拖车/内装→边检→申报→报检→报关→配载（装船计划）→审提单→船东确定费用→预借购付汇联报关审单缴费→缴交一切费用→签单→向货主催款→货主确定并支付钱款→开具商业发票→放单收款根据国际货代岗位职责,各岗位具体步骤分解以下:3.1业务经理岗位步骤（接单、收款）3.1.1接单后在第一时间内用最短时间确定业务可操作性并给予安排。首要审核用户委托内容和确定用户服务要求。3.1.1.1预先审核用户委托内容。用户发来订舱单需显示以下信息,但不限于此:托运人/发货人、船企业/船期、起运港、目港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人签字或盖章等。柜型柜量,超重柜特殊说明（如为特种柜,则需具体货物尺寸,长*宽*高,毛重,体积等,有时还需要更为具体货物装柜次序,及摆放示意图。）各项型最大致积为:(长*宽*高)可装体积,可装重量1×20’GP=31CBM6*2.38*2.382517MT1×40’GP=67CBM12*2.38*2.385525MT1×40’HC=76CBM12*2.7*2.381×45’GP=86CBM(注)GPgeneralpurpose一般箱;CBMcubicmetre立方米;MTmetricton公吨;HChighcubic高箱。标准上控制净箱实际重量≤34MT,重量超出需有专门人员现场监控装箱,经总经理核批。3.1.1.2预先确定用户服务要求。确定一般服务要求通常是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。对于拖车/内装、商检和报关服务要求,必需同时确定货物和单证备齐时间、服务要求时间等,注明在用户订舱单上。危险品、冷冻货等要求一般服务外其她附加特殊服务要求,必需得到总经理核批后才能够接收和安排。(注)对于部分无法短时间内确定信息,仍然必需立刻安排并给予跟踪,如依据用户和操作需要流转到下一步骤,先安排流转后跟进处理,以确保下一步骤有序操作。 3.1.2依据业务实际发生范围及财务出具发票,向用户寄送发票,并负责按约定时间收回货款。 3.1.2.1票结:票结用户应该遵守见票付款标准。3.1.2.2月结:月结用户在每个月固定节点催收货款。3.2船务经理岗位步骤（订舱、拖车、报关、审单）3.2.1运价查对、确定3.2.1.1对来自业务经理外部业务,查对运价和其她服务费用是否正确,并由业务经理在订舱单上签字确定,然后再向对应船企业订舱。(注)特殊情况可先口头与业务经理确定,待业务经理返回企业再补签字确定。3.2.1.2对于集团企业内部业务,与采购相关人员或仓储主管人员立刻确定后再安排订舱。3.2.2舱位确定,依据用户委托,确定反馈符合要求舱位。通常要求预定开航日7天前必需安排订舱,对能够提前接收委托船企业应争取头批订舱,旺季时候依据市场情况合适提前。在预定开航日5工作日前完成订舱,对于该时间限制以内业务委托通常要求在接单日内完成订舱,最迟一个工作日内完成订舱。3.2.2.1新建委托必需立刻在操作系统内创建业务编号、新建业务档案,输入业务相关数据。输入业务数据包含但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次、开航日期、起运港、中转港、目港、箱型箱量、货名与数量,以及代理（如需要）等。3.2.2.2订舱过程订舱过程包含以下步骤:膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确定、预配和报关舱单发送确定、中转港代码确定和场站收据制作等,任何其中一步骤未完成均视做订舱未完成。订舱完成后,应立刻将配舱信息输入操作系统,输入时应确保正确,并尤其注意以下信息:船企业名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容查对。3.2.2.3舱位通知不管是否需要本企业代为提供当地各项服务业务,订舱确定单或者配船通知单等都必需第一时间通知用户,确保上面订舱号与船名航次要清楚、正确,以免造成混淆。如有问题,主动配适用户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。3.2.2.4突发情况处理方法a)因为货主原因要求更换到下一航次将原先订舱确定回传通知船东退载该票,并重新订下一航次舱位,若运价有所变动应立刻通知业务经理,与货主协商。b)货关键求申请目港10~14天免柜期与船东联络,确定能够申请到免柜期具体天数,并出具一份申请目港N天免柜期申请书给船东。再由其向目港申请,直到确定。c)非危说明如若货物品名为化学物品,不过非危险品,而船东有要求说明,则需出具非危险品说明,加盖提单上货主公章。d)提柜后,船东换船或货关键求换船凭原订舱确定向船东退载,重新订舱,取得新订舱确定,并向船东出具一份套柜申请,加盖货代公章。注明原资料船名航次、提单号、启运港/目港、集装箱号/柜型、需套柜至新船名航次、新提单号。3.2.3拖车安排用户委托拖车或者报关等要求,必需依据船企业、码头、货物性质和市场环境等情况给予预先审核,对于存在隐患不合理安排尽可能同用户协商调整并通知理由和风险。3.2.3.1得到业务经理确定后联络安排。3.2.3.2依据船企业、码头和航线等情况,前瞻判定适宜拖车时间时间;如同用户具体情况有冲突,必需同用户友好协商并通知可能风险。3.2.3.3安排拖车前,依据前期约定拖车服务时间要求,提前2工作日与用户再次联络确定装柜时间及地点。3.2.3.4同用户确定时间要求后,在同一工作日立刻把信息通知拖车行进行服务要求预约。3.2.3.5向拖车行委托时间,通常最迟必需在提供拖车服务时间前一工作日中午之前,并在当日下午4点前确定安排（包含拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点确定已经空箱情况确定）;对于特种箱业务,必需同船企业确定空箱情况,必需情况下通知船企业提箱时间。3.2.3.6安排拖车时,向拖车行发出书面委托。清楚注明配船信息（包含船企业、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联络人及联络电话、协议费用等。3.2.3.7必需情况下,应要求拖车行提供司机姓名,手机号码、柜号,并报给工厂。3.2.3.8跟踪装箱、装箱单、进港。在船企业无偿用箱期内安排拖柜进场,避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用,需立刻通知用户,要求其书面确定并登记。对于用户业务退关,需要确定是否发生安排拖车前期费用。若有发生预配打单费等,需立刻通知用户,要求其书面确定并登记。3.2.3.9突发情况处理方法a)排载后货主更改柜型柜量更改船名、航次、提单号、箱主、箱型、尺寸、用箱数量等,先到出口排载部门更改确定后到箱管部办理对应更改手续。更改提箱和回箱地点,直接到箱管部办理。b)退载①一切排载后货物都产生订舱费需支付。②领取设备交接单后未到堆场提箱,因故退载,需持全套设备交接单到船代办理退载。③货物因故退载而提柜后重箱还未进入码头,持设备交接单进场联到船代处办理退载手续,并立刻将所提空箱返回指定堆场。退载后空箱未经许可,不可私自改用她票出口或私自截留（改用她票需出具套柜保函）。不然,由此引发错用箱、损失和相关费用将由责任方负担。c)在提柜时,没有拖车拖柜①先与货主取得联络,是否能够将拖装时间稍做推迟②若时间紧迫,则临时安排另一家拖车企业前往拖柜延迟进场d)提柜后,因为货物无法备齐,货关键求推迟一个航次已经提柜后而推迟出口时间,应依据船企业船期用箱时间表,合理安排用箱时间。若超出船企业提供无偿用箱期限,将依据相关要求征搜集装箱超期使用费。e)因货主原因来不及按时进场,申请延迟进场立刻与船东联络,并通知估计进场时间,船东向海关监管码头申请,并附上延迟进场申请注明船名、航次、提单号、箱号、卸货港、交货地点等。3.2.4报关部分（视情况委托外包）3.2.4.1得到相关销售或者客服确定后安排。3.2.4.2依据船企业、码头、航线和货物等情况,前瞻判定适宜报关时间。如同用户具体情况有冲突,必需同用户友好协商并通知可能风险3.2.4.3最迟在同用户约定报关日期前一工作日,再次同用户确定报关资料发送情况3.2.4.4收到报关资料后第一时间对报关资料进行预审,有问题立刻处理3.2.4.5在约定报关日期前一工作日下班前,把完整报关资料送报关行3.2.4.6对于报关资料,要求复印留底;对于关键报关资料如核销单等,必需在做登记3.2.4.7跟踪反馈报关结果3.2.5文件部分3.2.5.1提单确定件膳制和发送提单确定件膳制和发送要立刻,通常预定开航日2个工作日前必需发送。3.2.5.2催促提单确定件通常预定开航日前一工作日必需从用户获取完整、正确提单确定件。3.3装箱人员岗位步骤（内装）3.3.1内装安排3.3.1.1得到业务经理确定后安排装箱。3.3.1.2依据船企业、码头和航线等情况,前瞻判定适宜装箱时间,如同用户具体情况有冲突,必需同用户协商并通知可能风险。3.3.1.3依据前期约定到货时间,提前1工作日与用户再次核实送货时间和估计抵达时间。3.3.1.4向仓库做内装委托,需向仓库发出书面委托。清楚显示配船信息（包含船企业、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目地等）、装柜时间、货物数据（包含件数、毛重、体积）、协议费用等。3.3.1.5向仓库委托时间,通常最迟必需在预约货物装箱时间前一工作日中午之前,并在当日下午4点前确定安排（包含仓库是否已经领取设备交接单、提箱点确定、空箱情况确定）3.3.1.6向仓库委托时,必需情况下应注明提空柜时间要求。3.3.1.7跟踪到货物情况