后勤库房物资管理制度

后勤库房物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司后勤库房物资管理，规范物资采购、存储、发放及使用流程，确保物资安全、完整，提高物资使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司后勤库房所有物资的管理，包括办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、清洁用品等。（三）管理原则1.归口管理原则：后勤库房物资由公司指定的部门或专人进行归口管理，负责物资的采购、验收、存储、发放及盘点等工作。2.账物相符原则：建立健全物资台账，确保物资账目清晰、准确，做到账物相符。3.按需采购原则：根据公司实际需求，合理安排物资采购计划，避免盲目采购和浪费。4.安全第一原则：加强物资存储管理，确保物资安全，防止物资损坏、丢失及变质等情况发生。二、物资采购管理（一）采购计划1.各部门需求申报：各部门应根据工作需要，每月[具体日期]前向归口管理部门提交下月物资需求计划，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.归口管理部门汇总审核：归口管理部门收到各部门需求计划后，进行汇总整理，并结合库存情况进行审核。对于库存充足的物资，不予采购；对于确需采购的物资，根据采购周期和实际需求，合理确定采购数量和采购时间。3.采购计划审批：审核后的采购计划报公司分管领导审批。审批通过后，方可组织实施采购。（二）采购流程1.供应商选择：归口管理部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，进行实地考察或询价比较，选择优质供应商合作。2.采购合同签订：确定供应商后，归口管理部门应与供应商签订采购合同，明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同应报公司法务部门审核备案。3.采购实施：归口管理部门根据采购合同要求，及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。对于重要物资或金额较大的采购项目，应安排专人负责监造或验收。4.采购验收：物资到货后，归口管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。三、物资入库管理（一）入库准备1.库房清理：在物资到货前，库房管理人员应提前清理库房，确保库房整洁、干燥、通风良好，为物资入库做好准备。2.货位规划：根据物资的类别、规格型号、存储条件等因素，合理规划货位，确保物资分类存放，便于查找和管理。（二）入库手续1.核对凭证：物资到货后，库房管理人员应核对送货单、采购合同等相关凭证，确认物资的名称、规格型号、数量、供应商等信息是否一致。2.验收物资：按照物资验收标准，对物资进行数量、质量、外观等方面的验收。验收合格后，在送货单上签字确认，并填写入库单。3.入库登记：库房管理人员根据入库单，及时在物资台账上进行登记，记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商等信息，确保账物相符。四、物资存储管理（一）存储环境要求1.库房温度、湿度控制：根据物资的存储要求，合理控制库房的温度和湿度。对于易受潮、易变质的物资，应采取防潮、防霉、防虫等措施。2.通风与照明：保持库房通风良好，确保空气流通。同时，配备必要的照明设备，保证库房内光线充足。3.消防与安全：库房应配备必要的消防器材，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。同时，设置明显的安全警示标志，严禁烟火，确保库房安全。（二）物资分类存放1.按类别分区存放：将物资按照办公用品、办公设备、劳保用品、维修材料、清洁用品等类别进行分区存放，便于管理和查找。2.标识管理：在每个货位上设置标识牌，标明物资的名称、规格型号、数量、入库日期等信息，确保标识清晰、准确。（三）库存盘点1.盘点周期：库房管理人员应定期对库存物资进行盘点，每月[具体日期]进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。2.盘点方法：采用实地盘点的方法，对库存物资进行逐一清点。盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格型号、质量等信息，确保账物相符。3.盘点结果处理：盘点结束后，库房管理人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，提出处理意见，报公司领导审批后进行处理。五、物资发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：严格按照各部门提交的物资需求计划进行发放，不得超计划发放物资。2.审批制度：物资发放必须经过审批，由需求部门填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，报归口管理部门审批。归口管理部门根据库存情况和审批意见，进行物资发放。（二）发放流程1.领取人签字：物资发放时，领取人应在物资领用申请表上签字确认，领取物资。2.发放登记：库房管理人员根据物资领用申请表，及时在物资台账上进行发放登记，记录物资的发放日期、名称、规格型号、数量、领取人等信息，确保账物相符。六、物资报废管理（一）报废条件1.已损坏且无法修复：物资因使用年限过长、使用不当等原因造成损坏，且经维修部门鉴定无法修复的。2.技术淘汰：因技术进步、产品更新换代等原因，已被新型物资所替代，且原物资已无使用价值的。3.其他原因：因自然灾害、意外事故等原因造成物资损坏，且已无修复价值的。（二）报废申请1.使用部门提出申请：物资使用部门发现物资符合报废条件时，应填写物资报废申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并附上相关证明材料，如维修记录、技术鉴定报告等，报归口管理部门审核。2.归口管理部门审核：归口管理部门收到物资报废申请表后，组织相关人员进行审核。审核内容包括物资的实际情况、报废原因、是否符合报废条件等。审核通过后，报公司领导审批。（三）报废处理1.审批通过后处理：物资报废申请经公司领导审批通过后，归口管理部门应及时组织对报废物资进行处理。对于有残值的报废物资，应进行变卖或回收处理，变卖收入或回收款项应及时上缴公司财务部门。2.报废记录：库房管理人员应在物资台账上对报废物资进行记录，注明报废日期、名称、规格型号、数量等信息，确保账物相符。七、物资台账管理（一）台账建立1.专人负责：库房管理人员应指定专人负责物资台账的建立和管理，确保台账记录及时、准确、完整。2.记录内容：物资台账应详细记录物资的入库日期、名称、规格型号、数量、供应商、存放位置、发放日期、领取人、用途、报废日期等信息。（二）台账更新1.实时更新：库房管理人员应根据物资的出入库情况，及时对物资台账进行更新，确保台账与实际库存相符。2.定期核对：归口管理部门应定期对物资台账进行核对，每季度末进行一次全面核对，确保台账数据的准确性。（三）台账保管1.纸质台账保管：物资台账应采用纸质和电子两种形式进行保管。纸质台账应妥善存放，防止丢失、损坏。2.电子台账备份：电子台账应定期进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.定期检查：公司定期对后勤库房物资管理情况进行检查，检查内容包括物资采购、入库、存储、发放、报废等环节的管理情况，以及物资台账的记录情况等。2.不定期抽查：公司不定期对后勤库房物资管理情况进行抽查，及时发现和解决物资管理中存在的问题。（二）考核机制1.考核指标：制定物资管理考核指标，包括物资采购成本控制、物资库存周转率、物资账物相符率、物资发放准确率等。2.考核方式：采用定量与定性相结合的考核方式，对归口管理部门和库房管理人员的物资管理工作进行考核。考核结果与绩