药店财务管理制度

药店财务管理制度一、财务预算管理1.药店应于每年末由财务部门牵头，联合各部门制定下一年度财务预算。预算内容涵盖药品采购、销售、费用支出等方面。各部门需根据历史数据和业务发展计划，提供详细的预算建议。例如，采购部门需根据过往销售数据和市场趋势，预估各类药品的采购量和采购成本。2.财务部门对各部门提交的预算建议进行汇总和审核，结合药店的整体战略目标，调整和完善预算草案。草案需明确各项收入和支出的具体金额、时间节点和责任人。3.预算草案经药店管理层审议通过后，正式下达执行。各部门需严格按照预算安排各项业务活动，如遇特殊情况需要调整预算，需提出书面申请，说明调整原因和金额，经管理层审批后方可执行。4.财务部门定期对预算执行情况进行监控和分析，每月编制预算执行报告，对比实际执行情况与预算目标的差异，分析原因并提出改进措施。对于预算执行偏差较大的项目，及时向管理层汇报并采取相应的纠正措施。二、资金管理1.现金管理-药店设置专门的现金出纳岗位，负责现金的收付和保管。现金出纳必须严格遵守现金管理制度，确保现金安全。-药店库存现金限额根据日常经营需要由管理层确定，一般不超过3-5天的日常零星开支所需金额。超过限额的现金应及时存入银行。-现金收付必须有合法的原始凭证，如发票、收据等。出纳人员在收付现金时，要认真审核凭证的真实性、合法性和完整性，无误后办理收付手续，并在凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”章。-每日下班前，出纳人员要对库存现金进行盘点，做到账实相符。如发现现金短缺或溢余，要及时查明原因，报财务负责人处理。2.银行存款管理-药店应在银行开设基本账户和一般账户，用于资金的收付和结算。银行账户的开设、变更和注销需经管理层审批。-银行存款收付业务必须通过银行结算凭证进行，如支票、汇票、电汇等。出纳人员要及时登记银行存款日记账，定期与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表，确保账账相符。-严格控制银行预留印鉴的使用，财务专用章由财务负责人保管，个人名章由出纳人员保管。使用印鉴时，必须经财务负责人审核批准，并进行登记。-不得出租、出借银行账户，不得利用银行账户为其他单位或个人套取现金。三、采购与付款管理1.采购管理-采购部门根据药店的销售情况和库存状况，制定药品采购计划。采购计划需经采购负责人和财务负责人审核，报管理层批准后执行。-采购人员在选择供应商时，要对供应商的资质、信誉、产品质量和价格进行综合评估，选择优质的供应商。与供应商签订采购合同，明确采购药品的品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。-采购人员收到供应商发来的药品后，要及时组织验收。验收人员要按照合同要求和质量标准对药品的数量、质量、规格等进行检查，验收合格后出具验收报告。2.付款管理-财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购发票的真实性、合法性和完整性。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。-对于货到付款的采购业务，采购人员在取得发票和验收报告后，填写付款申请单，经采购负责人、财务负责人和管理层审批后，到财务部门办理付款手续。-对于赊购业务，财务部门要定期与供应商进行对账，确保应付账款的准确性。在付款期限到期前，及时安排资金付款。四、销售与收款管理1.销售管理-销售人员要严格按照药店的销售政策和价格体系销售药品，不得擅自提高或降低销售价格。销售药品时，要开具合法的销售发票，确保发票内容与销售业务相符。-建立销售台账，记录药品的销售日期、品种、规格、数量、单价、金额等信息。销售台账要定期与财务部门进行核对，确保账账相符。-加强对销售退回和折让的管理。客户提出销售退回或折让申请时，销售人员要及时查明原因，经销售负责人和财务负责人审批后办理相关手续。2.收款管理-财务部门负责销售款项的催收工作。对于现金销售业务，出纳人员要及时收取现金，并开具收款收据。对于赊销业务，要按照合同约定的收款期限及时催收货款。-建立应收账款台账，记录客户的基本信息、赊销金额、收款期限、收款情况等信息。定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的账款，要及时采取措施催收，如发送催款函、电话催收、上门催收等。-对于确实无法收回的应收账款，要按照规定的程序进行核销。核销前要查明原因，取得相关证明材料，经管理层审批后进行账务处理。五、存货管理1.存货采购入库管理-采购的药品到货后，仓库管理人员要根据采购合同和验收报告，对药品的品种、规格、数量、质量等进行核对和验收。验收合格的药品要及时办理入库手续，填写入库单。-入库单要注明药品的名称、规格、数量、单价、金额、供应商等信息，并由仓库管理人员、验收人员和采购人员签字确认。-财务部门根据入库单和采购发票进行账务处理，登记存货明细账。2.存货储存管理-仓库要合理规划存储空间，分类存放药品，确保药品的储存安全。要定期对药品进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次中盘点，每年进行一次全面盘点。-盘点过程中，要认真核对存货的数量、质量和规格，发现存货盘盈、盘亏或毁损的情况，要及时查明原因，报财务负责人处理。-加强对存货的保管，采取必要的防潮、防火、防虫、防盗等措施，确保存货的质量和安全。3.存货出库管理-销售人员根据客户的订单开具销售出库单，经销售负责人审批后，到仓库办理出库手续。仓库管理人员要根据销售出库单发货，并在出库单上签字确认。-对于内部领用的药品，领用部门要填写领用申请单，经部门负责人和财务负责人审批后，到仓库办理出库手续。-财务部门根据出库单进行账务处理，结转销售成本或相关费用。六、固定资产管理1.固定资产购置管理-各部门根据业务需要提出固定资产购置申请，填写购置申请表，说明购置固定资产的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息。-购置申请表经部门负责人、财务负责人和管理层审批后，由采购部门负责购置。购置固定资产时，要进行市场调研，选择性价比高的产品，并签订采购合同。-固定资产到货后，要及时组织验收。验收人员要按照合同要求和质量标准对固定资产的数量、质量、规格等进行检查，验收合格后出具验收报告。2.固定资产核算管理-财务部门要按照固定资产的类别、名称、规格、购置时间、使用部门等信息建立固定资产明细账和卡片，记录固定资产的原值、折旧、净值等信息。-按照规定的折旧方法和折旧年限计提固定资产折旧，折旧费用计入相关成本或费用。-定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点过程中，要核对固定资产的数量、使用状况和存放地点，发现固定资产盘盈、盘亏或毁损的情况，要及时查明原因，报财务负责人处理。3.固定资产处置管理-对于闲置、报废或毁损的固定资产，使用部门要提出处置申请，填写处置申请表，说明处置原因、处置方式和预计处置收入等信息。-处置申请表经部门负责人、财务负责人和管理层审批后，由相关部门负责处置。处置固定资产时，要按照规定的程序进行，确保处置收入及时入账。七、成本费用管理1.成本管理-建立成本核算制度，准确核算药品的采购成本、销售成本和库存成本。采购成本包括药品的买价、运杂费、装卸费等。销售成本按照先进先出法、加权平均法等方法进行计算。-加强对成本的控制，降低采购成本和运营成本。采购部门要通过与供应商谈判、批量采购等方式降低采购价格。各部门要合理安排人员和设备，提高工作效率，降低运营成本。-定期对成本进行分析，比较实际成本与预算成本的差异，分析原因并提出改进措施。2.费用管理-明确费用的开支范围和标准，制定费用报销制度。费用报销必须有合法的原始凭证，经部门负责人、财务负责人和管理层审批后，到财务部门办理报销手续。-严格控制费用支出，对于超预算的费用支出，要进行专项审批。加强对差旅费、业务招待费、办公费等费用的管理，杜绝不合理的开支。-定期对费用进行分析，了解费用的构成和变化趋势，为费用控制提供依据。八、财务报表与财务分析1.财务报表编制-财务部门按照国家统一的会计制度和相关会计准则的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。-财务报表要做到数字真实、内容完整、编制及时。编制完成后，要经财务负责人审核，报管理层审批。-对外提供的财务报表要按照规定进行审计，确保财务信息的真实性和可靠性。2.财务分析-定期进行财务分析，包括偿债能力分析、盈利能力分析、营运能力分析等。通过分析财务指标，了解药店的财务状况和经营成果，发现存在的问题和潜在的风险。-撰写财务分析报告，分析报告要包括分析目的、分析方法、分析结果和建议等内容。财务分析报告要及时报送管理层，为管理层的决策提供依据。九、财务监督与内部审计1.财务监督-财务部门要加强对各项财务活动的监督，确保财务制度的执行。定期对各部门的财务收支情况进行检查，发现问题及时提出整改意见。-加强对财务人员的监督，要求财务人员严格遵守职业道德和财务纪律，不得利用职务之便谋取私利。2.内部审计-建立内部审计制度，定期对药店的财务收支、内部控制等情况进行审计。内部审计人员要独立、客观、公正地开展审计工作，发现问题及时提出审计意见和建议。-对于内部审计发现的问题，相关部门要及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。十、财务档案管理1.财务档案的范围-财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务分析报告、合同协议、发票等与财务活动相关的文件和资料。2.财务档案的整理与装订-财务人员要定期对财务档案进行整理和装订，按照会计年度和档案类别进行分类存放。会计凭证要按月装订成册，会计账簿要按年装订成册。3.财务档案的保管-建立专门的财务档案保管室，配备必要的保管设备，确保财务档案的安全。财务档案的