房地产公司文档管理制度

房地产公司文档管理制度总则一、目的为规范房地产公司文档管理工作，确保公司各类文档的安全、完整、准确和及时，提高文档利用效率，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于房地产公司总部及各项目公司、分公司的文档管理工作。三、管理原则1.统一管理原则：公司文档实行统一管理，由公司综合管理部门负责统筹规划、组织协调和监督检查。2.分级负责原则：按照公司的组织架构和管理权限，实行分级负责，各部门、各项目公司、分公司负责本部门、本项目、本区域的文档管理工作。3.安全保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，确保公司文档的安全保密。4.便于利用原则：注重文档的利用价值，通过科学的分类、编号、存储和检索等方式，方便公司内部各部门和员工查阅和使用文档。四、管理机构及职责1.综合管理部门（1）负责制定公司文档管理制度，并监督执行。（2）负责公司各类文档的统一收集、整理、归档、保管和利用工作。（3）负责公司文档管理系统的建设和维护，提高文档管理的信息化水平。（4）负责对公司各部门、各项目公司、分公司的文档管理工作进行指导、监督和检查。2.各部门、各项目公司、分公司（1）负责本部门、本项目、本区域的文档管理工作，指定专人负责文档的收集、整理、归档和保管。（2）按照公司文档管理制度的要求，及时将本部门、本项目、本区域的文档移交综合管理部门归档。（3）负责本部门、本项目、本区域的文档利用工作，按照规定的程序和权限查阅和使用文档。文档分类与编号一、文档分类1.行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、通知、请示、报告、工作计划、工作总结等。2.人事管理类：包括员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、预算计划等。4.项目管理类：包括项目可行性研究报告、项目规划设计方案、项目施工图纸、项目进度报告、项目验收报告等。5.营销管理类：包括营销策划方案、销售合同、客户资料、市场调研报告等。6.其他类：包括公司领导讲话、重要文件、法律文书等。二、文档编号1.行政管理类文档编号：采用“年份+部门代码+文件序号”的方式进行编号，如“2023GL001”表示2023年综合管理部的第1份文件。2.人事管理类文档编号：采用“年份+部门代码+员工编号+文件序号”的方式进行编号，如“2023RS001001”表示2023年人力资源部员工编号为001的第1份文件。3.财务管理类文档编号：采用“年份+部门代码+文件序号”的方式进行编号，如“2023CW001”表示2023年财务部的第1份文件。4.项目管理类文档编号：采用“年份+项目代码+文件序号”的方式进行编号，如“2023XM001”表示2023年项目编号为XM的第1份文件。5.营销管理类文档编号：采用“年份+部门代码+文件序号”的方式进行编号，如“2023YX001”表示2023年营销部的第1份文件。6.其他类文档编号：采用“年份+文件序号”的方式进行编号，如“2023QT001”表示2023年其他类的第1份文件。文档的收集与整理一、收集范围1.公司内部各部门、各项目公司、分公司在工作过程中形成的各类文档。2.公司外部与公司业务相关的各类文档，如合同、协议、函件等。二、收集时间1.行政管理类文档：每月底由各部门、各项目公司、分公司指定专人将本月形成的文档移交综合管理部门。2.人事管理类文档：员工入职、离职、调动等相关文档应在办理手续后的3个工作日内移交人力资源部；员工培训、绩效考核等相关文档应在培训、考核结束后的5个工作日内移交人力资源部。3.财务管理类文档：每月底由财务部指定专人将本月形成的财务报表、会计凭证等文档移交综合管理部门。4.项目管理类文档：项目可行性研究报告、项目规划设计方案、项目施工图纸等在项目启动后10个工作日内移交综合管理部门；项目进度报告、项目验收报告等在项目进度节点或验收结束后的3个工作日内移交综合管理部门。5.营销管理类文档：营销策划方案、销售合同、客户资料等在营销活动结束后的5个工作日内移交营销部；市场调研报告等在调研结束后的3个工作日内移交营销部。6.其他类文档：根据实际情况及时移交综合管理部门。三、整理要求1.文档的整理应按照分类和编号的要求进行，确保文档的分类准确、编号规范。2.文档的整理应按照时间顺序进行，将同一时间段内形成的文档整理在一起。3.文档的整理应注意文档的完整性，不得遗漏任何重要的文档。4.文档的整理应注意文档的规范性，如文件格式、字体、字号等应符合公司的公文格式要求。文档的归档与保管一、归档时间1.行政管理类文档：每年1月底前将上一年度的文档归档完毕。2.人事管理类文档：每年2月底前将上一年度的员工档案、劳动合同等文档归档完毕；每年3月底前将上一年度的培训记录、绩效考核记录等文档归档完毕。3.财务管理类文档：每年4月底前将上一年度的财务报表、会计凭证等文档归档完毕。4.项目管理类文档：项目竣工后3个月内将项目文档归档完毕。5.营销管理类文档：每年6月底前将上一年度的营销策划方案、销售合同、客户资料等文档归档完毕。6.其他类文档：根据实际情况及时归档。二、归档要求1.归档的文档应齐全、完整、准确，不得有遗漏或损坏。2.归档的文档应按照分类和编号的要求进行整理，确保文档的分类准确、编号规范。3.归档的文档应采用纸质和电子两种形式进行保存，纸质文档应采用档案盒进行装订，电子文档应采用数据库进行管理。4.归档的文档应注明归档日期、归档人、保管期限等信息。三、保管期限1.永久保管：公司的规章制度、重要合同、重要法律文书等。2.长期保管：公司的年度工作计划、年度工作总结、重要会议纪要等。3.短期保管：公司的日常通知、请示、报告等。四、保管地点公司的文档应集中保管在综合管理部门的文档档案室，各部门、各项目公司、分公司应设立文档专柜，负责本部门、本项目、本区域的文档保管工作。文档的借阅与利用一、借阅范围1.公司内部各部门、各项目公司、分公司的员工。2.公司外部与公司业务相关的单位和个人，需经公司领导批准。二、借阅程序1.借阅人应填写《文档借阅登记表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人应持有效证件（如工作证、身份证等）到综合管理部门办理借阅手续。3.综合管理部门应根据借阅人的申请，核对借阅人的身份和借阅权限，经批准后办理借阅手续。4.借阅人应在规定的时间内归还借阅的文档，不得擅自转借或损坏文档。三、利用方式1.查阅：借阅人可以在综合管理部门的文档档案室查阅文档，但不得擅自摘抄或复印。2.复印：借阅人需要复印文档的，应经综合管理部门负责人批准，并在文档复印登记表上注明复印的文档名称、编号、复印份数等信息。3.借阅：借阅人需要借阅文档的，应按照借阅程序办理借阅手续，并在规定的时间内归还文档。文档的销毁与清理一、销毁条件1.保管期限已满的文档。2.失去保存价值的文档。二、销毁程序1.各部门、各项目公司、分公司应将需要销毁的文档列出清单，经本部门、本项目、本区域负责人审核后，报综合管理部门。2.综合管理部门应对需要销毁的文档进行审核，确认符合销毁条件后，编制《文档销毁清单》，报公司领导批准。3.综合管理部门应按照公司领导的批准意见，组织对需要销毁的文档进行销毁。销毁时应派专人监销，确保文档的安全销毁。三、清理要求1.各部门、各项目公司、分公司应定期对本部门、本项目、本区域的文档进行清理，将