强化档案材料管理制度

强化档案材料管理制度总则一、目的为了加强公司档案材料的管理，规范档案材料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，提高档案材料的管理水平，充分发挥档案材料的作用，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，包括公司总部、各分支机构以及与公司有业务往来的单位和个人。三、管理原则1.统一管理原则：公司档案材料实行统一管理，由公司综合管理部负责档案材料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.分级负责原则：各部门应指定专人负责本部门档案材料的管理工作，按照本制度的要求，做好本部门档案材料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。3.安全保密原则：公司档案材料是公司的重要资产，应严格遵守安全保密制度，确保档案材料的安全和保密。4.便于利用原则：公司档案材料的管理应注重便于利用，提高档案材料的利用效率，为公司的经营管理和决策提供有力的支持。四、管理机构及职责1.公司综合管理部是公司档案材料的主管部门，负责公司档案材料的统一管理工作。其主要职责包括：（1）制定公司档案材料管理制度，并监督执行；（2）负责公司档案材料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（3）指导和监督各部门档案材料的管理工作；（4）负责公司档案材料的统计和归档工作；（5）负责公司档案材料的借阅和查询工作；（6）负责公司档案材料的鉴定和销毁工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案材料的管理工作，其主要职责包括：（1）按照本制度的要求，做好本部门档案材料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（2）定期向公司综合管理部移交本部门的档案材料；（3）配合公司综合管理部做好档案材料的鉴定和销毁工作；（4）负责本部门档案材料的借阅和查询工作。档案材料的收集一、收集范围公司档案材料的收集范围包括：1.公司的基本情况资料，如公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等；2.公司的规章制度资料，如人事制度、财务制度、业务制度等；3.公司的经营管理资料，如年度计划、工作总结、会议纪要、合同协议等；4.公司的人事资料，如员工档案、培训记录、绩效考核记录等；5.公司的财务资料，如会计凭证、账簿、报表等；6.公司的其他资料，如荣誉证书、资质证书、专利证书等。二、收集渠道1.各部门应按照本制度的要求，及时将本部门产生的档案材料收集整理，并移交公司综合管理部；2.公司综合管理部应通过与外部单位的联系和沟通，及时收集公司的外部档案材料；3.公司综合管理部应定期对公司的档案材料进行清理和整理，发现遗漏的档案材料应及时收集。三、收集要求1.档案材料的收集应及时、准确、完整，不得遗漏或丢失；2.档案材料的收集应按照档案材料的分类和编号规则进行，确保档案材料的有序性和可查性；3.档案材料的收集应采用纸质和电子两种形式，确保档案材料的安全性和可靠性；4.档案材料的收集应建立档案材料收集台账，记录档案材料的收集情况和移交情况。档案材料的整理一、整理原则1.遵循档案材料的形成规律和特点，保持档案材料的历史联系；2.区分不同价值的档案材料，确定档案材料的保管期限；3.便于档案材料的保管和利用，提高档案材料的管理效率。二、整理流程1.分类：将档案材料按照其内容和性质进行分类，分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.立卷：将属于同一类别的档案材料按照一定的顺序进行立卷，编制案卷目录和卷内目录。3.装订：将立卷后的档案材料进行装订，确保档案材料的整齐、美观。4.编号：对装订后的档案材料进行编号，编制档案材料的档号，确保档案材料的唯一性和可查性。5.装盒：将编号后的档案材料装入档案盒中，填写档案盒的封面和背脊，确保档案材料的安全和保密。三、整理要求1.档案材料的整理应符合国家有关档案管理的规定和标准，确保档案材料的质量和规范；2.档案材料的整理应做到分类科学、立卷合理、装订整齐、编号准确、装盒规范；3.档案材料的整理应建立档案材料整理台账，记录档案材料的整理情况和移交情况。档案材料的保管一、保管条件1.公司综合管理部应设立专门的档案材料保管室，配备必要的档案材料保管设施，如档案柜、档案架、空调、除湿机等，确保档案材料的安全和保密。2.档案材料保管室应保持干燥、通风、清洁，避免阳光直射和潮湿，防止档案材料的损坏和变质。3.档案材料保管室应配备防火、防盗、防虫、防潮等安全设施，确保档案材料的安全。二、保管期限1.公司档案材料的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体保管期限根据档案材料的价值和重要性确定。2.永久保管的档案材料是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案材料；长期保管的档案材料是指对公司具有重要历史价值和一定利用价值的档案材料；短期保管的档案材料是指对公司具有一定历史价值和利用价值的档案材料。3.档案材料的保管期限应在档案材料的封面、背脊和卷内目录上注明，以便于档案材料的保管和利用。三、保管措施1.公司综合管理部应建立档案材料保管制度，明确档案材料的保管责任和保管要求，确保档案材料的安全和保密。2.公司综合管理部应定期对档案材料进行检查和维护，发现档案材料的损坏和变质应及时进行修复和处理。3.公司综合管理部应严格控制档案材料的借阅和查询，建立档案材料借阅和查询登记制度，确保档案材料的安全和保密。4.公司综合管理部应定期对档案材料进行清理和鉴定，发现无保存价值的档案材料应及时进行销毁。档案材料的利用一、利用范围公司档案材料的利用范围包括公司内部各部门和员工，以及与公司有业务往来的单位和个人。二、利用方式1.档案材料的利用方式包括查阅、借阅、复印、复制等。2.查阅档案材料应在公司综合管理部指定的查阅场所进行，不得将档案材料带出查阅场所；借阅档案材料应按照档案材料的保管期限和利用范围进行审批，借阅期限不得超过规定的期限；复印、复制档案材料应按照规定的程序进行审批，复印、复制的档案材料不得用于商业用途。三、利用要求1.利用档案材料应遵守国家有关档案管理的规定和公司的保密制度，不得泄露公司的商业秘密和机密信息；2.利用档案材料应按照规定的程序进行审批，不得擅自利用档案材料；3.利用档案材料应爱护档案材料，不得损坏、涂改、丢失档案材料；4.利用档案材料应及时归还，不得逾期不还。档案材料的销毁一、销毁条件1.无保存价值的档案材料；2.已到保管期限的档案材料，经鉴定确无保存价值的。二、销毁程序1.档案材料的销毁应由公司综合管理部提出申请，经公司领导批准后