房产公司资料管理制度

房产公司资料管理制度总则一、目的为规范房产公司资料管理工作，确保资料的安全、完整、准确和及时利用，提高公司的管理水平和工作效率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于房产公司总部及各项目公司、分支机构的资料管理工作。三、管理原则1.统一管理原则：公司资料实行统一管理，由公司指定的部门或人员负责资料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.分级负责原则：根据资料的重要性和使用范围，实行分级负责管理，明确各部门和人员的资料管理职责。3.安全保密原则：加强对公司资料的安全保密管理，采取必要的措施防止资料的丢失、泄露和损坏。4.便于利用原则：资料管理应注重实用性和便捷性，便于公司内部各部门和人员查阅和使用资料。四、资料分类1.文书类资料：包括公司文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同、协议等。2.财务类资料：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.人事类资料：包括员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核资料等。4.工程类资料：包括项目规划设计资料、施工图纸、工程变更资料、竣工验收资料等。5.营销类资料：包括楼盘宣传资料、销售合同、客户资料等。6.其他类资料：包括公司资质证书、荣誉证书、知识产权资料等。五、资料管理部门及职责1.综合管理部：负责公司文书类资料的统一管理，包括文件的起草、审核、印发、归档等工作；负责公司资质证书、荣誉证书等其他类资料的保管和使用；负责公司资料管理的监督和检查。2.财务部：负责公司财务类资料的管理，包括会计凭证、账簿、报表等的保管和使用；负责公司税务资料的申报和缴纳。3.人力资源部：负责公司人事类资料的管理，包括员工档案、劳动合同、培训记录等的保管和使用；负责公司绩效考核资料的收集和整理。4.工程管理部：负责公司工程类资料的管理，包括项目规划设计资料、施工图纸、工程变更资料等的保管和使用；负责工程竣工验收资料的整理和归档。5.营销策划部：负责公司营销类资料的管理，包括楼盘宣传资料、销售合同、客户资料等的保管和使用。六、资料的收集与整理1.各部门应按照本制度的要求，及时收集和整理本部门产生的资料，并将其移交至综合管理部或相关管理部门。2.文书类资料的收集与整理：公司文件的起草应符合公司的公文格式和要求，经相关领导审核后印发。各部门应及时将本部门收到的公司文件进行登记和传阅，并将其原件移交至综合管理部归档。会议纪要应及时记录会议的主要内容和决议，经参会人员签字确认后印发，并将其原件移交至综合管理部归档。3.财务类资料的收集与整理：财务部应按照会计制度的要求，及时收集和整理会计凭证、账簿、报表等财务资料，并将其妥善保管。税务资料应按照税务部门的要求，及时申报和缴纳，并将相关资料妥善保管。4.人事类资料的收集与整理：人力资源部应及时收集和整理员工档案、劳动合同、培训记录等人事资料，并将其妥善保管。绩效考核资料应按照公司的绩效考核制度，及时收集和整理，并将其归档保存。5.工程类资料的收集与整理：工程管理部应及时收集和整理项目规划设计资料、施工图纸、工程变更资料等工程资料，并将其妥善保管。工程竣工验收资料应在工程竣工验收后及时整理和归档。6.营销类资料的收集与整理：营销策划部应及时收集和整理楼盘宣传资料、销售合同、客户资料等营销资料，并将其妥善保管。七、资料的归档与保管1.归档范围：凡属于公司管理范围内的各类资料，均应按照本制度的要求进行归档。2.归档时间：文书类资料应在文件印发后10个工作日内归档；财务类资料应在会计年度结束后30个工作日内归档；人事类资料应在员工离职后30个工作日内归档；工程类资料应在工程竣工验收后60个工作日内归档；营销类资料应在销售合同签订后30个工作日内归档。3.归档要求：归档的资料应齐全、完整、准确，不得有缺页、破损、涂改等情况。归档的资料应按照一定的分类体系进行整理，便于查找和利用。归档的资料应编制目录，注明资料的名称、编号、日期、页数等信息。4.保管期限：根据资料的重要性和使用价值，将资料分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的资料包括公司的重要文件、合同、协议等；长期保管的资料包括财务报表、人事档案等；短期保管的资料包括一般性的通知、报告等。5.保管地点：公司文书类资料应存放在综合管理部的档案室；财务类资料应存放在财务部的保险柜；人事类资料应存放在人力资源部的档案柜；工程类资料应存放在工程管理部的资料室；营销类资料应存放在营销策划部的资料柜。八、资料的借阅与利用1.借阅范围：公司内部各部门和人员均可按照本制度的要求借阅相关资料。2.借阅手续：借阅资料应填写《资料借阅登记表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息，并经资料管理部门负责人签字批准。3.借阅期限：借阅资料的期限一般为10个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。4.资料利用：借阅资料的人员应妥善保管资料，不得损坏、丢失或擅自涂改；不得将资料转借他人或用于非工作用途。九、资料的销毁1.销毁范围：超过保管期限且无保存价值的资料应予以销毁。2.销毁程序：资料的销毁应按照公司的相关规定进行，由资料管理部门提出销毁