电力设计院合同管理制度

电力设计院合同管理制度一、总则（一）目的为加强电力设计院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电力设计院与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于工程设计合同、技术咨询合同、采购合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由院长担任主任，副院长担任副主任，各部门负责人为成员。2.职责：审议合同管理制度、流程和重大合同事项。协调解决合同管理中的重大问题。对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门1.设立：公司设立合同管理办公室，负责合同管理的日常工作。2.职责：制定和完善合同管理制度和流程。组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。监督检查合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。（三）业务部门1.职责：负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。履行合同约定的义务，及时向合同管理部门报告合同履行情况。配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利义务、合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。对于重要合同或复杂合同，可聘请法律顾问或专业律师进行起草。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门审核的内容包括：合同主体资格、合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性等。3.合同管理部门审核后，应出具审核意见，对于审核中发现的问题，业务部门应及时修改完善。（三）合同审批1.经合同管理部门审核通过的合同，业务部门应按照公司审批流程提交审批。2.合同审批的流程为：业务部门负责人审核、分管领导审批、院长审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，还应提交合同管理委员会审议。3.审批通过的合同，由业务部门负责人签字确认后，加盖公司合同专用章。（四）合同签订1.合同签订前，业务部门应确保合同对方具有合法的主体资格和履约能力。2.合同签订时，双方应认真核对合同条款，确保合同内容与审批通过的合同文本一致。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行备案。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的主要内容和双方的权利义务。2.合同交底的内容包括：合同标的、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。（二）履行跟踪1.业务部门应按照合同约定的时间、地点和方式履行合同义务，及时跟踪合同履行情况。2.对于合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时与合同对方沟通协调，采取有效措施解决问题。3.业务部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，合同管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态管理。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、时间、双方的权利义务等条款，并按照合同签订的流程进行审批和签订。3.合同管理部门应及时更新合同台账和合同档案，确保合同信息的准确性。（四）终止管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，业务部门应及时与合同对方办理合同终止手续。2.合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的相关资料，将合同副本、履行记录、变更协议等资料提交合同管理部门进行归档。3.合同管理部门应对合同终止情况进行登记和统计，分析合同终止的原因和影响，为公司合同管理提供参考。五、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能出现的风险因素。2.风险识别的内容包括：合同主体风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别的结果，对合同风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估的方法可采用定性评估和定量评估相结合的方式，如风险矩阵、风险评分等。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施包括：风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。3.对于重大合同风险，合同管理部门应及时向合同管理委员会报告，制定专项应对方案。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本、履行记录、变更协议、终止协议等相关资料提交合同管理部门进行归档。2.合同管理部门应定期对档案资料进行收集和整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，建立合同档案目录。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，电子档案应进行备份，确保档案资料的安全性。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全。2.档案保管人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.档案保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行，对于重要合同档案应长期保存。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，档案保管人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照等。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应按照国家法律法规和公司规定办理相关手续，经公司领导批准后，方可查阅。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，预防合同纠纷的发生。2.业务部门应加强与合同对方的沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理1.合同履行过程中发生纠纷时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应会同法律顾问或专业律师对纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、情节和影响程度等因素，选择合适的处理方式，如协商、调解、仲裁、诉讼等。4.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合合同管理部门和法律顾问或专业律师的工作，维护公司的合法权益。八、监督检查与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、完整性和准确性等。2.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行，对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价的内容包括合同签订质量、合同