财务专用章管理制度

财务专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务专用章的管理，规范财务专用章的使用行为，确保公司资金安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构。（三）定义财务专用章是公司在办理财务结算、会计核算、资金收付等业务时使用的专用印章，具有法律效力。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责财务专用章的保管和使用审批。2.制定财务专用章使用流程，并监督执行。3.定期检查财务专用章的使用情况，确保印章使用合规。（二）印章保管人职责1.妥善保管财务专用章，确保印章安全。2.严格按照规定的使用流程使用印章，不得擅自使用。3.在印章使用登记薄上详细记录印章使用情况。（三）审批人职责1.对财务专用章的使用进行审批，确保使用事项合法合规。2.对不符合规定的使用申请予以拒绝，并说明理由。三、印章的刻制与启用（一）刻制1.财务专用章由公司统一指定具有资质的印章刻制单位刻制。2.刻制印章时，需提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关资料。（二）启用1.新刻制的财务专用章启用前，需在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。2.公示无异议后，由财务部门填写《财务专用章启用申请表》，经财务负责人、公司分管领导签字同意后，方可启用。3.启用后的财务专用章需在公司档案室进行备案。四、印章的保管（一）保管方式1.财务专用章应指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心。2.保管人应将财务专用章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。（二）保管要求1.保管人不得擅自将财务专用章转借他人使用，如有特殊情况需要借用，需经财务负责人批准，并办理相关借用手续。2.保管人在离开办公场所时，应将财务专用章锁入保险柜，确保印章安全。3.如遇财务专用章遗失、被盗等情况，保管人应立即向财务负责人报告，并采取相应的措施，如登报声明作废、向公安机关报案等。五、印章的使用（一）使用范围1.财务专用章主要用于公司财务结算、会计核算、资金收付等业务，如开具支票、汇票、本票，办理银行结算业务，签署财务报表、税务申报资料等。2.严禁将财务专用章用于与公司财务无关的事项。（二）使用流程1.用章申请人填写《财务专用章使用申请表》，详细说明用章事项、金额、用途等内容，并签字确认。2.将《财务专用章使用申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审核，并签字确认。3.审核通过后，将《财务专用章使用申请表》提交给财务负责人审批，财务负责人应重点审核用章事项的合法性、合规性、真实性等，并签字确认。4.审批通过后，用章申请人将《财务专用章使用申请表》连同相关文件、资料一并提交给印章保管人。5.印章保管人核对《财务专用章使用申请表》及相关文件、资料无误后，在用章登记薄上记录用章日期、用章事项、用章人等信息，并按照规定的使用流程使用印章。6.印章使用完毕后，印章保管人应及时将印章归位，并在《财务专用章使用申请表》上加盖“已用章”章戳。（三）使用审批权限1.金额在[X]元以下的用章事项，由财务负责人审批。2.金额在[X]元以上（含[X]元）的用章事项，由公司分管领导审批。3.涉及重大资金支出、对外投资、融资担保等重要事项的用章，需经公司总经理审批。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用财务专用章，无法按照正常流程进行审批的，用章申请人应电话向财务负责人或公司分管领导报告，经同意后可先行使用印章，但事后应及时补办审批手续。2.对于异地办理业务需要使用财务专用章的，可通过传真、扫描等方式将《财务专用章使用申请表》及相关文件、资料发送给印章保管人，印章保管人在核对无误后，按照规定的使用流程使用印章，并将盖章后的文件、资料及时传真或邮寄给用章申请人。六、印章的更换与废止（一）更换1.因磨损、损坏等原因需要更换财务专用章的，由财务部门填写《财务专用章更换申请表》，详细说明更换原因，并附上原印章。2.将《财务专用章更换申请表》提交给财务负责人审核，财务负责人审核通过后，报公司分管领导批准。3.批准后，由公司统一指定具有资质的印章刻制单位刻制新的财务专用章，并按照印章启用流程进行启用。4.新印章启用后，原印章由财务部门负责保管，并按照公司档案管理规定进行归档。（二）废止1.因公司名称变更、业务调整等原因需要废止财务专用章的，由财务部门填写《财务专用章废止申请表》，详细说明废止原因，并附上原印章。2.将《财务专用章废止申请表》提交给财务负责人审核，财务负责人审核通过后，报公司分管领导批准。3.批准后，由印章保管人将废止的财务专用章进行封存，并在公司档案室进行备案。4.废止后的财务专用章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁，如需销毁，应按照公司档案管理规定进行办理。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对财务专用章的管理情况进行审计，检查印章的保管、使用是否符合规定，审批流程是否健全，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查财务部门定期对财务专用章的使用情况进行检查，检查内容包括印章使用登记薄的记录是否完整、准确，印章使用是否符合规定的使用范围和流程，审批手续是否齐全等。（三）不定期抽查公司分管领导或其他相关部门不定期对财务专用章的管理情况进行抽查，发现问题及时责令整改。八、违规处理（一）对于违反本制度规定使用财务专用章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。（二）如因违规使用财