办公室档案管理制度

办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理公司工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）办公室职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期进行检查和考核。4.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和妥善保管。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和公司档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、排列有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持。5.定期对档案进行清查、核对，做到账物相符。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项管理制度、规定、办法等文件。3.公司年度工作计划、总结、报告等材料。4.公司各类会议记录、纪要、决议等文件。5.公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。6.公司员工的人事档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核材料等。7.公司财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。8.公司业务档案，如项目策划书、可行性研究报告、招投标文件、客户资料等。9.公司行政管理档案，如办公用品采购记录、车辆使用记录、固定资产台账等。10.公司党群工作档案，如党组织活动记录、工会工作文件等。11.其他与公司工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、党群工作类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或折叠。四、档案的归档（一）归档时间1.各部门应在次年第一季度内将上一年度形成的档案整理完毕，并移交办公室归档。2.对于一些重要的、时效性较强的档案，应及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的档案移交办公室档案管理人员。2.办公室档案管理人员对移交的档案进行核对、检查，确认无误后办理归档手续。3.档案管理人员将归档的档案按照分类编号顺序上架存放，并在档案目录中注明归档日期。五、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到办公室查阅。2.查阅涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，需持有单位介绍信，并经公司分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到办公室档案管理人员处查阅档案。3.档案管理人员应根据查阅申请表提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人权益。2.利用档案时，应注意保护档案的机密性和完整性，不得擅自公开或传播档案内容。3.对于利用档案过程中发现的问题，应及时向档案管理人员或办公室负责人报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.办公室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员及相关部门人员参加。3.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经公司分管领导批准后，予以销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。3.监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类存储。2.档案信息录入：将档案目录及相关信息录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索。3.系统功能开发：根据公司档案管理的实际需求，开发档案信息管理系统的各项功能，如档案收集、整理、归档、查阅、利用、鉴定、销毁等。4.数据安全管理：采取有效的数据安全措施，保障档案信息的安全，防止数据丢失、泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握