交警档案管理制度

交警档案管理制度一、总则（一）目的为加强交警档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本交警部门全体在职人员的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：交警档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映交警个人的工作经历、业务能力、奖惩情况等实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理交警个人在工作过程中形成的各类文件材料，确保档案资料的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守档案保密规定，确保档案信息不被泄露。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。（二）工作履历1.参加工作时间、工作单位及部门变动情况。2.在各工作岗位上担任的职务、工作职责及工作业绩。（三）教育培训经历1.学历教育情况，包括毕业院校、专业、入学时间、毕业时间等。2.在职培训经历，如参加的各类交警业务培训、技能培训、岗位晋升培训等，记录培训时间、培训内容、培训机构等。（四）考核评价材料1.年度考核结果，包括优秀、称职、基本称职、不称职等评价等级及考核评语。2.专项考核材料，如执法质量考核、岗位技能考核等结果。（五）奖惩材料1.获得的各类奖励，如个人三等功、嘉奖、优秀交警、执法标兵等荣誉称号的表彰决定及奖励证书。2.受到的各类惩处，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等处分的决定及相关材料。（六）执法工作材料1.交通违法处理案件卷宗，包括案件受理、调查取证、处罚决定等环节的相关材料。2.交通事故处理档案，涵盖事故现场勘查记录、责任认定、损害赔偿调解等材料。（七）其他材料1.个人述职报告、工作总结、心得体会等。2.参加各类活动的相关证明材料，如志愿服务活动、竞赛获奖等。3.其他与个人工作和职业发展相关的重要材料。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责定期收集本部门交警形成的各类文件材料，并及时移交档案管理部门。2.交警个人应主动配合档案收集工作，按照规定及时提交个人相关材料。3.对于重要紧急的文件材料，应优先收集归档。（二）整理流程1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类、排序。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录清单，确保目录清晰准确。3.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的材料进行修复或复制。4.按照档案装订要求，将文件材料整齐装订成册，确保牢固、整齐、美观。四、档案归档与保管（一）归档期限1.一般文件材料应在次年上半年归档。2.重大事件、重要活动形成的文件材料应在事件结束或活动完成后及时归档。3.个人退休、离职等后，其档案应在规定时间内整理归档。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立相应的索引目录，便于查询和利用。（三）保管期限1.永久保管的档案：涉及交警个人重大历史事件、重要荣誉表彰、违法违纪处理等具有长远保存价值的档案。2.定期保管的档案：根据文件材料的重要程度和时效性，分别设定30年、10年等保管期限。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.交警本人因工作需要可查阅本人档案。2.组织人事部门因干部选拔任用、考核评价等工作需要，可查阅相关交警档案。3.纪检监察部门因案件调查等工作需要，可查阅有关交警档案。4.其他因工作需要确需查阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并严格按照规定程序进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。（三）借阅权限1.因特殊情况确需借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，向借阅人提供档案，并办理借阅登记手续，明确借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门代表组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，报档案管理部门负责人审核，经单位分管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式采用安全可靠的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量等，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）系统建设建立交警档案管理信息系统，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计等功能。（二）数据录入档案管理人员应及时、准确地将纸质档案内容录入信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）系统维护定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保障系统的稳定运行，确保数据安全。（四）信息安全加强档案信息化管理过程中的信息安全防护，设置不同的用户权限，防止信息泄露和非法访问。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责交警档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员开展档案收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等工作。3.协调解决档案管理工作中出现的问题，定期向上级领导汇报档案管理工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括文件材料的收集、整理、归档、保管等。2.按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用服务工作。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化管理工作，包括数据录入、系统维护等。5.参与档案鉴定和销毁工作，做好相关记录。九、监