建筑企业证章管理制度

建筑企业证章管理制度总则目的为加强公司证章管理，维护公司证章的权威性和严肃性，确保证章的安全使用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、项目部的各类证章管理。证章定义本制度所指证章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、项目部章、资质证书、安全生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等各类证件及印章。证章的制作与启用证章制作1.公司各类证章的制作由行政部门统一负责，根据公司相关规定和工作需要，提出制作申请，经公司领导审批后，委托具有资质的印章制作单位制作。2.制作单位应严格按照公司提供的样式、规格和要求进行制作，确保证章质量。制作完成后，制作单位应将制作的证章样本及相关资料提交公司行政部门备案。证章启用1.新制作的证章启用前，行政部门应填写《证章启用申请表》，详细说明证章名称、启用时间、使用范围等信息，经公司领导审批后，方可启用。2.证章启用时，行政部门应在《证章使用登记表》上进行登记，注明启用日期、证章名称、编号、保管人等信息。3.对于已制作但暂未启用的证章，应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗用。证章的保管保管原则1.证章保管实行专人负责制，确保证章安全。2.证章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守证章管理制度。3.证章保管人员不得擅自将证章转借他人或带出公司使用。保管人员职责1.负责证章的日常保管，确保证章存放安全，防止证章丢失、损坏或被盗用。2.建立证章保管台账，详细记录证章的名称、编号、启用时间、使用情况等信息。3.按照规定的使用范围和审批程序，正确使用证章，并做好使用登记工作。4.定期对证章进行检查，如发现证章有损坏、磨损等情况，应及时报告行政部门，并申请更换。5.证章保管人员因工作变动或离职时，应及时办理证章交接手续。保管地点1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要证章应存放在公司保险柜内，由专人负责保管。2.部门章、项目部章等一般证章应存放在各部门或项目部的专用文件柜内，由部门负责人或项目经理指定专人保管。3.各类证件应存放在公司档案室或指定的安全地点，由档案管理人员负责保管。证章的使用使用原则1.证章使用必须严格按照规定的使用范围和审批程序进行，未经批准不得擅自使用。2.证章使用应确保真实、合法、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。3.证章使用应做好登记工作，详细记录使用时间、使用部门、使用人、使用事由、证章名称等信息。使用范围1.公司公章用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等重要事项。2.法定代表人章用于办理公司财务结算、银行开户、贷款等与法定代表人相关的业务。3.合同专用章用于公司对外签订各类合同。4.财务专用章用于公司财务结算、开具发票、收款等财务业务。5.部门章用于本部门内部的文件、通知、报告等资料的盖章。6.项目部章用于项目部与业主、监理、供应商等相关单位之间的文件往来、工程结算、材料采购等业务。7.资质证书、安全生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等各类证件用于公司对外展示资质、办理业务等需要出示证件的场合。使用审批程序1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要证章的使用，由使用部门填写《证章使用申请表》，详细说明使用事由、使用时间、使用范围等信息，经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.部门章、项目部章等一般证章的使用，由使用人填写《证章使用申请表》，经部门负责人或项目经理审批后，方可使用。3.各类证件的使用，由使用人填写《证件使用申请表》，经部门负责人审核后，报公司领导审批。使用登记1.证章使用前，保管人员应认真核对《证章使用申请表》的审批情况，确认无误后，方可盖章。2.证章使用过程中，保管人员应在《证章使用登记表》上详细记录使用时间、使用部门、使用人、使用事由、证章名称等信息，并由使用人签字确认。3.证章使用完毕后，保管人员应及时收回证章，并妥善保管。证章的更换与废止更换1.证章因磨损、损坏、遗失等原因需要更换的，保管人员应及时填写《证章更换申请表》，详细说明更换原因、证章名称、编号等信息，经公司领导审批后，报行政部门统一更换。2.更换后的证章应按照本制度的规定进行启用和保管，并在《证章使用登记表》上进行登记。废止1.证章因公司名称变更、业务调整、印章损坏无法修复等原因需要废止的，保管人员应填写《证章废止申请表》，详细说明废止原因、证章名称、编号等信息，经公司领导审批后，报行政部门统一废止。2.废止后的证章应妥善保管，不得随意丢弃或销毁。行政部门应定期对废止的证章进行清理，并按照相关规定进行处理。证章的交接交接原则1.证章保管人员因工作变动或离职时，必须办理证章交接手续，确保证章安全交接。2.证章交接应在公司行政部门的监督下进行，交接双方应认真核对证章的名称、编号、数量等信息，并在《证章交接清单》上签字确认。交接程序1.证章保管人员提出交接申请，经部门负责人同意后，报行政部门安排交接时间。2.交接时，交接双方应按照《证章交接清单》逐一核对证章，并在清单上签字确认。如有不符，应及时查明原因并进行处理。3.交接完成后，行政部门应在《证章使用登记表》上注明交接情况，并将《证章交接清单》存档。证章的监督与检查监督部门公司行政部门负责对证章管理情况进行监督检查，确保证章管理制度的有效执行。检查内容1.证章保管情况，包括保管人员是否具备资质、保管地点是否安全、保管台账是否健全等。2.证章使用情况，包括使用范围是否符合规定、审批程序是否严格、使用登记是否完整等。3.证章交接情况，包括交接手续是否齐全、交接清单是否签字确认等。检查方式1.定期检查，行政部门定期对证章管理情况进行全面检查，确保证章管理工作规范有序。2.不定期抽查，行政部门不定期对证章使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。违规处理1.对于违反证章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于擅自使用证章、转借他人使用证章、丢失证章等行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.对于因证章管理不善导致公司