学校培训档案管理制度

学校培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校培训档案管理，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥培训档案在学校教学、管理、研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校组织开展的各类培训活动所形成的档案管理，包括但不限于教师培训、学生培训、企业委托培训等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：培训档案由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，保证档案内容真实可靠。3.保密性原则：对涉及学校机密、学员隐私等信息的培训档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于培训档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、培训档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善学校培训档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管学校各类培训档案，建立健全培训档案目录和检索体系。3.对培训档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的规范化和标准化。4.负责培训档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定提供培训档案的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。6.对到期或失去保存价值的培训档案，按照有关规定进行鉴定和销毁。7.开展培训档案管理工作的统计和分析，为学校培训工作提供决策支持。（二）培训部门职责1.负责本部门组织开展的培训活动档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好培训档案的分类、编号等整理工作，提供必要的档案信息和资料。3.在培训活动结束后，督促相关人员及时将应归档的材料移交档案管理部门，确保档案的及时、完整归档。4.根据工作需要，按照规定查阅和利用培训档案，不得擅自销毁、涂改或转借培训档案。（三）教师职责1.负责在培训过程中形成的各类教学资料、学员考核成绩等档案材料的收集和整理，并在培训结束后及时移交培训部门。2.配合档案管理部门和培训部门做好培训档案的整理、归档和查阅等工作，提供真实、准确的档案信息。（四）学员职责1.按照学校要求，在培训期间妥善保管个人学习资料和相关证明材料，培训结束后及时将个人档案材料移交学校。2.配合学校做好培训档案的整理和归档工作，提供必要的协助和信息。三、培训档案的内容与分类（一）培训计划与方案1.培训项目申报书、审批文件。2.培训需求调研报告、培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排、培训师资安排等培训方案。（二）培训实施过程文件1.培训通知、学员名单、签到表、考勤记录。2.培训课程讲义、教案、课件、教学资料。3.培训现场照片、视频、音频等资料。4.培训过程中的学员反馈意见、问卷调查、座谈会记录等。（三）培训师资档案1.教师个人简历、资质证书、培训经历等。2.教师授课评价表、教学质量考核记录。（四）学员培训档案1.学员个人基本信息表、身份证复印件、学历证书复印件等。2.学员培训申请表、入学登记表。3.学员学习成绩、考核记录、结业证书等。4.学员在培训期间的奖惩情况记录。（五）培训费用管理文件1.培训收费标准、收费文件。2.培训费用预算、决算报告。3.培训费用报销凭证、发票等。（六）培训效果评估文件1.培训总结报告、评估报告。2.学员培训后的工作表现、业绩提升等跟踪反馈资料。3.培训对学校教学、管理等方面的改进建议和效果评估。（七）其他相关文件1.培训合作协议、合同等。2.上级部门对培训工作的批示、检查记录等。3.与培训工作有关的其他重要文件和资料。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和相关人员应按照档案管理规定，及时将培训活动中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（二）整理流程1.分类：按照培训档案的内容分类，将收集到的文件材料分别归入相应的类别中。2.编号：对每一份培训档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.装订：将同一培训项目的文件材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制培训档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。五、培训档案的保管与存储（一）保管期限1.培训计划与方案、培训合作协议等重要文件，保管期限为长期。2.培训实施过程文件、学员培训档案等，保管期限为[X]年。3.培训费用管理文件、培训效果评估文件等，保管期限为[X]年。（二）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。同时，应建立电子档案的索引和目录，便于快速检索。3.对于重要的纸质档案和电子档案，可考虑进行异地备份存储，以确保档案的安全性。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜范围内，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案柜应定期进行检查和维护，确保其完好无损。同时，应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，保障档案的安全。六、培训档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.学校内部人员因工作需要查阅培训档案，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.学校内部人员因工作需要借阅培训档案，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期满后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。4.如档案在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）特殊情况处理1.涉及学校机密、学员隐私等敏感信息的培训档案，未经学校批准，不得查阅和借阅。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅培训档案，应按照学校相关规定办理审批手续，并提供必要的证明材料。经学校领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅或借阅。七、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对培训档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查培训档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果准确可靠。3.集体鉴定原则：鉴定工作应由档案管理部门组织，相关部门和人员共同参与，形成集体鉴定意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺失或遗漏。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误或虚假信息。3.档案的价值：评估档案对学校教学、管理、研究等工作的参考价值和利用价值。4.保管期限：根据档案的性质和价值，确定其合理的保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的培训档案，由档案管理部门编制《培训档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《培训档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、学校领导批准后，方可进行销毁。3.销毁培训档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁工作完成后，监销人员应在《培训档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、培训档案管理的监督与检查（一）监督检查职责1.学校档案管理部门负责对培训档案管理工作进行日常监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.学校内部审计部门负责对培训档案管理工作进行定期审计，检查档案管理的合规性和有效性。（二）监督检查内容1.培训档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定与销毁等环节。2.培训档案的完整性、准确性和系统性，检查档案是否齐全、真实、规范。3.档案管理设施设备的运行情况，确保档案保管环境安全可靠。4.档案管理工作的统计和分析情况，评估档案管理工作的质量和效果。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行整改，