保管合同管理制度

保管合同管理制度一、总则1.目的为了规范公司保管合同的管理，保障公司资产安全，明确保管责任，维护公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司与其他单位或个人签订的涉及公司资产保管的各类合同，包括但不限于仓库保管合同、贵重物品保管合同、文件资料保管合同等。3.基本原则（1）合法性原则：保管合同的签订、履行应符合国家法律法规的规定。（2）明确性原则：合同条款应清晰、明确，避免模糊不清或产生歧义。（3）责任性原则：明确保管方与公司的责任和义务，确保资产安全。（4）风险防控原则：对保管合同履行过程中的风险进行有效识别、评估和防控。二、合同签订管理1.合同起草（1）根据实际需要，由相关业务部门负责起草保管合同初稿。初稿应包含合同双方基本信息、保管资产详细清单、保管期限、保管费用、双方权利义务、违约责任等主要条款。（2）涉及重要资产或金额较大的保管合同，必要时可聘请公司法律顾问参与起草或提供法律意见。2.合同审核（1）保管合同初稿完成后，先由业务部门负责人进行审核，重点审核合同条款是否符合业务需求和实际情况，权利义务是否对等。（2）将业务部门审核后的合同提交给法务部门审核。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估，并提出修改意见。（3）审核通过后的合同提交给财务部门审核，财务部门重点审核合同中的费用条款、支付方式、结算周期等内容，确保财务核算和资金支付的准确性。（4）最后，由公司分管领导进行审批。分管领导根据各部门审核意见，综合考虑公司整体利益和风险状况，做出最终审批决定。对于重大保管合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。3.合同签订（1）经审批通过的保管合同，由公司法定代表人或其授权代表与保管方签订。签订时，应确保合同文本内容与审批后的版本一致，双方签字盖章齐全，合同生效。（2）合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室进行归档，并留存复印件供相关部门使用。同时，将合同信息录入公司合同管理系统，以便进行跟踪和查询。三、保管资产管理1.资产交付（1）公司应在保管合同签订后，按照合同约定的时间、地点和方式，将保管资产交付给保管方。交付时，双方应进行资产清点，并填写资产交接清单。资产交接清单应详细记录资产名称、规格型号、数量、质量状况等信息，双方签字确认。（2）对于贵重物品或有特殊保管要求的资产，公司应向保管方提供详细的资产说明和保管要求，并要求保管方采取相应的保管措施。2.资产保管期间管理（1）保管方应按照合同约定的保管条件和方式，妥善保管公司资产。定期对保管资产进行检查、盘点，确保资产安全、完整。如发现资产有损坏、丢失等情况，应及时通知公司，并采取相应的补救措施。（2）公司有权对保管资产的保管情况进行监督检查，保管方应予以配合。公司可定期或不定期派人到保管场所查看资产状况，查阅相关保管记录。（3）在保管期间，因保管方保管不善造成公司资产损失的，保管方应承担相应的赔偿责任。赔偿范围包括资产本身的价值损失、因资产损失给公司造成的其他直接损失等。具体赔偿金额按照合同约定执行。3.资产返还（1）保管合同期满或提前终止时，保管方应按照合同约定的时间和方式，将保管资产完好无损地返还给公司。返还时，双方应再次进行资产清点，并填写资产返还清单。（2）如保管资产存在损坏或短缺情况，保管方应按照合同约定进行赔偿。赔偿金额未确定前，可暂由保管方留存一定金额的保证金作为担保。待赔偿事宜处理完毕后，多退少补。四、保管费用管理1.费用标准保管合同应明确约定保管费用的标准和支付方式。保管费用的确定应综合考虑保管资产价值、保管期限、保管难度、市场行情等因素。2.费用支付（1）公司应按照合同约定的时间和方式向保管方支付保管费用。支付前，业务部门应填写费用支付申请单，附上保管合同复印件、资产交付清单、资产返还清单等相关资料，经业务部门负责人、财务部门审核后，报公司分管领导审批。（2）财务部门根据审批后的费用支付申请单，及时安排资金支付，并做好账务处理。支付凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。3.费用调整如因市场行情变化、保管资产情况变动等原因需要调整保管费用的，应由业务部门与保管方协商一致，并签订补充协议。补充协议的签订流程与原保管合同相同。五、违约责任与争议解决1.违约责任（1）双方应严格履行保管合同约定的各项义务。如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。违约责任的承担方式包括继续履行、采取补救措施、赔偿损失等。（2）保管方未按照合同约定妥善保管资产，导致资产损坏、丢失的，应按照合同约定承担赔偿责任。如因保管方原因给公司造成其他间接损失的，也应一并予以赔偿。（3）公司未按照合同约定支付保管费用的，应按照合同约定承担逾期付款违约责任，如支付违约金等。2.争议解决（1）在保管合同履行过程中，如双方发生争议，应首先通过友好协商解决。双方应本着平等、互利、互谅的原则，积极沟通，寻求解决方案。（2）如协商不成，可根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决争议。选择仲裁的，应按照相关仲裁机构的规则进行仲裁；选择诉讼的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、合同变更与终止1.合同变更（1）在保管合同履行期间，如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间等事项。（2）合同变更涉及到原合同审批流程的，应按照原审批程序重新进行审核和审批。2.合同终止（1）保管合同期满，双方未续签合同的，合同自动终止。（2）在合同履行期间，如出现下列情形之一的，合同可以提前终止：双方协商一致同意提前终止合同的；因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行的；一方严重违反合同约定，另一方根据合同约定或法律规定解除合同的。（3）合同终止后，双方应按照合同约定及本制度规定办理资产返还、费用结算、资料归档等相关事宜。七、档案管理1.合同档案收集业务部门应在合同签订生效后，及时将合同原件及相关附件收集整理，并移交公司档案室。合同档案应包括合同文本、审批表、资产交接清单、资产返还清单、费用支付凭证等资料。2.档案整理与归档档案室对接收的合同档案进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号、装订，确保档案资料完整、规范。整理后的档案应存放在专用档案柜中，并建立电子档案索引，便于查询和管理。3.档案查阅与借阅（1）公司内部人员因工作需要查阅保管合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。查阅时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。（2）因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、公司分管领导审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。4.档案保管期限保管合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，保管期限不得少于[X]年。保管期限届满后，经公司领导批准，方可按照规定进行销毁。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对保管合同的签订、履行、费用支付等情况进行审计监督，检查合同执行的合规性、有效性，发现问题及时督促相关部门整改。2.日常业务检查业务部门在日常工作中应加强对保管合同履行情况的检查，及时掌握保管资产动态，发现异常情况应及时向公司报告，并采取相