保洁纸巾管理制度

保洁纸巾管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁纸巾的管理，规范纸巾的采购、使用、储存等环节，确保纸巾供应满足公司日常保洁工作需求，同时避免浪费，降低成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁工作区域及相关人员对纸巾的使用与管理。（三）职责分工1.人事行政部负责制定、修订和完善保洁纸巾管理制度。统筹纸巾的采购计划，审核供应商资质，与供应商洽谈合作事宜。监督纸巾的使用情况，定期进行盘点和检查。对违规使用纸巾的行为进行调查和处理。2.财务部负责审核纸巾采购费用，确保费用支出合理合规。参与纸巾采购合同的审核，监督资金支付流程。3.各部门各部门保洁人员负责本部门区域内纸巾的领用、使用和保管。严格按照本制度规定使用纸巾，节约资源，杜绝浪费。二、采购管理（一）采购计划1.人事行政部应根据公司保洁工作实际需求，结合历史使用数据和业务发展情况，每月制定纸巾采购计划。采购计划应明确纸巾的品牌、规格、数量等详细信息。2.各部门保洁人员如发现纸巾库存不足，应及时向所在部门主管汇报，部门主管汇总后反馈给人事行政部，人事行政部根据反馈情况对采购计划进行适时调整。（二）供应商选择1.人事行政部负责建立纸巾供应商名录，对潜在供应商进行资质审核和考察。审核内容包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量检测报告、信誉状况等。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。（三）采购流程1.人事行政部根据采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应详细注明所需纸巾的品牌、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.供应商收到采购订单后，应按照约定的时间和质量要求将货物送达公司指定地点。人事行政部负责组织验收，核对货物的品牌、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。3.验收合格后，人事行政部填写验收报告，并将相关凭证（如发票、送货单等）提交给财务部。财务部按照采购合同约定的付款方式进行审核和支付。三、使用管理（一）领用规定1.各部门保洁人员根据工作需要，每月定期到人事行政部领取纸巾。领取时需填写纸巾领用登记表，注明领用日期、品牌、规格、数量、用途等信息。2.人事行政部按照各部门实际需求和库存情况进行发放，严格控制领用量，避免超领现象发生。3.如遇特殊情况需要临时增加领用数量，保洁人员应向所在部门主管提出申请，经批准后到人事行政部领取。（二）使用标准1.保洁人员应根据不同的保洁场景和需求，合理使用纸巾。例如，在擦拭桌面、门窗等干净表面时，应尽量使用较小尺寸的纸巾，避免浪费；在清洁地面污渍较重的区域时，可根据实际情况适当增加纸巾用量。2.禁止将保洁纸巾用于私人用途，如擦手、擦嘴、擦鞋等。一经发现，将按照公司相关规定进行严肃处理。3.在使用过程中，要注意节约纸巾，避免过度擦拭或不必要的浪费。如发现纸巾有质量问题或存在浪费现象，应及时向人事行政部反馈。（三）使用监督1.人事行政部定期对各部门纸巾使用情况进行检查和监督，检查内容包括领用记录、使用现场等。2.各部门主管负责对本部门保洁人员的纸巾使用情况进行日常监督，发现问题及时纠正和处理。3.鼓励全体员工对保洁纸巾的浪费行为进行监督和举报，对于举报属实的人员给予一定的奖励。四、库存管理（一）库存设置1.人事行政部应设立专门的纸巾存放仓库，确保仓库环境干燥、通风良好，避免纸巾受潮、发霉或损坏。2.按照纸巾的品牌、规格、批次等进行分类存放，并做好标识，便于查找和管理。（二）库存盘点1.每月末，人事行政部组织对纸巾库存进行全面盘点。盘点人员应认真核对库存数量与领用登记表、账目记录是否一致。2.盘点结束后，填写库存盘点表，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的调整。对于盘盈或盘亏的情况，要详细记录原因和处理结果。（三）库存安全1.加强仓库安全管理，防止纸巾被盗、丢失或损坏。仓库应配备必要的安全设施，如门锁、防盗报警装置等。2.定期检查仓库消防设施的有效性，确保仓库消防安全。禁止在仓库内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。五、成本控制（一）预算管理1.财务部会同人事行政部根据公司业务发展和保洁工作需求，编制年度保洁纸巾采购预算。预算应明确采购金额、费用明细等内容。2.在预算执行过程中，严格控制各项费用支出，确保不超出预算范围。如因业务发展需要调整预算，应按照公司预算管理相关规定进行审批。（二）成本分析1.定期对保洁纸巾的采购成本、使用成本等进行分析。采购成本分析包括与不同供应商的价格比较、采购批量与成本的关系等；使用成本分析包括纸巾消耗数量、使用效率等方面。2.根据成本分析结果，提出优化采购策略和节约使用纸巾的建议和措施，不断降低公司保洁纸巾的使用成本。（三）节约措施1.加强对保洁人员的培训，提高其节约意识和技能，引导其合理使用纸巾。2.根据实际工作情况，适时调整纸巾的发放标准和使用规范，避免不必要的浪费。3.关注市场动态，及时了解纸巾价格变化和新型产品信息，在保证质量的前提下，通过与供应商谈判、优化采购渠道等方式降低采购成本。六、质量控制（一）质量标准1.采购的保洁纸巾应符合国家相关质量标准和行业规范，具备良好的吸水性、柔韧性、强度等性能。2.在采购合同中明确质量要求和验收标准，确保所采购的纸巾质量合格。（二）验收流程1.货物到货后，人事行政部按照质量标准和验收要求进行验收。验收内容包括外观、尺寸、质量指标等方面。2.如发现纸巾存在质量问题，应立即通知供应商进行更换或处理。同时，做好详细记录，跟踪处理结果，确保问题得到妥善解决。（三）质量反馈1.保洁人员在使用过程中如发现纸巾质量问题，应及时向人事行政部反馈。人事行政部对反馈信息进行收集、整理和分析。2.根据质量反馈情况，与供应商协商解决问题，并要求供应商采取改进措施，提高产品质量。如供应商产品质量问题严重，影响公司正常使用，人事行政部有权终止合作关系。七、培训与宣传（一）培训计划1.人事行政部定期组织保洁人员进行保洁纸巾使用管理培训，培训内容包括管理制度、节约意识、使用技巧等方面。2.根据培训需求和实际情况，制定年度培训计划，明确培训时间、地点、内容、培训师等信息，并确保培训计划得到有效实施。（二）培训实施1.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，提高培训效果。2.在培训过程中，鼓励保洁人员积极参与讨论和交流，提出问题和建议，培训师及时给予解答和指导。3.培训结束后，对保洁人员进行考核，考核结果作为其绩效评价的参考依据。（三）宣传推广1.通过公司内部公告、宣传