保密用品管理制度

保密用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密用品的管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止信息泄露给公司造成损失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司保密信息的外部人员（如供应商、合作伙伴等）。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的措施预防保密信息的泄露，加强员工保密意识教育，规范保密用品的使用和管理流程。2.分级管理原则：根据信息的敏感程度和重要性，对保密信息进行分级，采取相应级别的保密措施。3.谁使用谁负责原则：使用保密用品的员工对所接触的保密信息负有保密责任，确保保密用品的安全使用和妥善保管。二、保密用品的范围（一）纸质载体1.公司内部文件、报告、合同、协议、备忘录等涉及商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容的纸质文档。2.印有公司保密标识或标明“机密”“秘密”等字样的纸质资料。（二）电子载体1.存储在计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储设备上的公司文件、数据、数据库等涉及保密信息的电子资料。2.公司内部网络系统、电子邮件系统中传输和存储的涉及保密信息的电子文件。（三）办公设备1.专门用于处理保密信息的计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备。2.具有加密功能的通信设备，如加密手机、加密对讲机等。（四）其他物品1.用于存放保密文件的保险柜、文件柜等。2.带有公司保密标识的笔记本、便签纸、文件夹等办公用品。三、保密用品的采购与发放（一）采购1.保密用品的采购由公司指定的部门或专人负责，采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商。2.采购的保密用品应符合国家相关标准和公司的保密要求，确保其质量可靠、功能满足保密需求。3.在采购保密用品时，应与供应商签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。（二）发放1.保密用品的发放应根据员工的工作需要和岗位保密级别进行。对于涉及核心保密信息的岗位，应发放更高等级的保密用品。2.员工领取保密用品时，需填写《保密用品领取登记表》，注明领取日期、用品名称、规格型号、数量等信息，并签字确认。3.发放的保密用品应进行编号管理，以便于跟踪和追溯。同时，应建立保密用品发放台账，记录发放情况。四、保密用品的使用（一）计算机使用1.涉及保密信息的计算机应专人专用，设置开机密码和屏幕保护密码，并定期更换。2.安装必要的杀毒软件和防火墙，及时更新病毒库和系统补丁，防止计算机感染病毒和遭受网络攻击。3.严禁在连接互联网的计算机上处理和存储公司保密信息。如需处理保密信息，应使用公司内部专用网络或采取安全的网络隔离措施。4.计算机中的保密文件应进行加密存储，并定期备份。备份数据应存储在安全的地方，如异地存储设备或公司服务器。5.员工离职时，应及时删除计算机中存储的公司保密信息，并将计算机交回公司进行检查和清理。（二）移动存储设备使用1.严禁使用未经公司批准的移动存储设备存储和传输公司保密信息。如需使用，应向公司相关部门申请，并进行登记备案。2.移动存储设备应设置密码保护，并定期进行杀毒和数据备份。3.移动存储设备使用完毕后，应及时从计算机中拔出，并妥善保管。严禁将移动存储设备转借他人使用。（三）办公设备使用1.专门用于处理保密信息的办公设备应放置在安全的场所，未经授权人员不得擅自使用。2.在使用打印机、复印机、传真机等办公设备时，应确保周围环境安全，防止他人窥视。对于涉及保密信息的文件，应采取加密打印、复印、传真等措施。3.定期对办公设备进行维护和检查，确保其正常运行和数据安全。如发现设备故障或异常情况，应及时报告并采取相应措施。（四）纸质文件使用1.涉及保密信息的纸质文件应在专门的文件柜或保险柜中存放，确保文件的安全。2.查阅和使用纸质保密文件时，应在指定的场所进行，并做好登记记录。严禁将保密文件带出办公区域。如需带出，应经公司相关领导批准，并采取必要的保密措施。3.复印、打印纸质保密文件时，应严格控制份数，并进行登记。复印件和打印件应按照原件的保密级别进行管理。4.不再使用的纸质保密文件应及时进行销毁，严禁随意丢弃。（五）通信设备使用1.员工在使用具有加密功能的通信设备时，应按照公司规定的操作流程进行设置和使用，确保通信内容的安全。2.严禁在普通通信设备上谈论和传输公司保密信息。五、保密用品的保管（一）保管场所1.保密用品应存放在安全、保密的场所，如专门的文件库、保险柜等。存放场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.对于电子存储设备，应存放在干燥、通风的地方，并远离磁场源和热源。（二）保管责任1.员工对所领取的保密用品负有保管责任，应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。2.如发现保密用品丢失、损坏或被盗，应立即报告公司相关部门，并采取必要的措施，如挂失、追回等，以减少损失。同时，应配合公司进行调查，提供相关线索和信息。（三）定期检查1.公司应定期对保密用品的保管情况进行检查，确保其安全可靠。检查内容包括保密用品的存放位置、使用状态、保管记录等。2.对于检查中发现的问题，应及时进行整改，并记录整改情况。六、保密用品的销毁（一）销毁范围1.已过保密期限或不再需要使用的保密用品，如纸质文件、电子存储设备等。2.因损坏、丢失等原因无法继续使用的保密用品。（二）销毁方式1.对于纸质保密文件，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件内容无法恢复。2.对于电子存储设备，应采用格式化、消磁等方式进行销毁，确保存储的数据无法恢复。3.对于其他保密用品，如带有公司标识的办公用品等，应根据其性质和特点，采用合适的方式进行销毁。（三）销毁流程1.由使用部门或保管人员填写《保密用品销毁申请表》，注明销毁用品的名称、数量、销毁原因等信息，并提交公司相关部门审核。2.审核通过后，由公司指定的专人负责组织销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.销毁工作完成后，销毁人员应在《保密用品销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档备案。七、保密培训与教育（一）培训内容1.公司保密制度和保密用品管理制度的讲解，使员工了解保密工作的重要性和相关规定。2.保密意识教育，提高员工对保密信息的敏感度和保护意识。3.保密技能培训，如计算机安全操作、文件加密方法、通信设备使用等，使员工掌握保密用品的正确使用方法和技巧。（二）培训方式1.定期组织保密培训课程，邀请专业人员或公司内部专家进行授课。2.发放保密宣传资料，如手册、指南等，供员工自学。3.利用内部网络、电子邮件等渠道发布保密知识和案例，进行在线培训和教育。（三）培训对象1.新入职员工必须参加公司组织的保密培训，经考试合格后方可上岗。2.对于涉及保密信息的岗位员工，应定期进行保密培训和教育，确保其保密意识和技能不断提高。八、保密监督与检查（一）监督机构公司设立保密工作领导小组，负责对公司保密工作进行全面监督和指导。保密工作领导小组下设办公室，负责日常保密工作的组织和协调。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括保密用品的采购、发放、使用、保管、销毁等环节。2.员工的保密意识和行为，如是否遵守保密规定、是否存在泄露保密信息的行为等。3.保密设施和设备的运行情况，如计算机安全防护、文件存储设备的安全性等。（三）检查方式1.定期检查：公司保密工作领导小组定期对公司保密工作进行检查，检查周期为[具体时间周期]。2.不定期抽查：保密工作领导小组办公室不定期对各部门的保密工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对特定的保密事项或重要活动，组织开展专项保密检查，确保保密工作落实到位。（四）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门或个人限期整改。2.整改完成后，责任部门或个人应提交整改报告，由保密工作领导小组办公室进行复查。3.对于违反保密制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，包括警告、罚款、解除劳动合同等。情节严重的，将依法追究法律责任。九、奖励与处罚（一）奖励1.对于在保密工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.对及时发现和制止保密信息泄露行为，为公司挽回重大损失的员工，公司将给予特别奖励。（二）处罚1.对于违反保密制度，泄露公司保密信息的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等。2.因员工泄露保密信息给公司造成经济损失的，公司将