保密涉外管理制度

保密涉外管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密工作，规范涉外业务活动中的信息管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及参与公司涉外业务的外部合作伙伴、供应商、客户等相关方。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全保密管理体系，强化员工保密意识教育，从源头上防止保密信息的泄露。2.依法管理原则严格遵守国家法律法规以及国际通行的保密规则，依法开展保密管理工作。3.分级负责原则明确各部门和人员在保密工作中的职责，实行分级管理，确保保密工作落实到位。4.突出重点原则聚焦涉及公司核心技术、商业机密、客户信息等关键领域，实施重点保护。二、保密范围与密级划分（一）保密范围1.商业秘密公司的产品研发、技术方案、工艺流程、配方、算法等技术信息。客户名单、销售渠道、营销计划、市场策略等经营信息。财务数据、成本核算、预算报告、资金流向等财务信息。公司内部管理流程、组织架构、人力资源信息等管理信息。2.敏感信息尚未公开的重大决策、战略规划、投资计划等公司决策信息。涉及国家安全、公共利益或可能引发重大法律纠纷的信息。与政府部门、合作伙伴签订的保密协议中约定保密的信息。（二）密级划分1.绝密级一旦泄露会使公司遭受极其严重的损害，如导致公司核心竞争力丧失、重大经济损失、关键业务中断等。具体包括公司核心技术的关键部分、未公开的重大商业机密等。2.机密级泄露后会对公司造成严重损害，如影响公司市场份额、商业信誉、重要业务开展等。涵盖重要技术资料、关键客户信息、重要财务数据等。3.秘密级泄露可能对公司造成一定损害，如一般性技术信息、普通客户资料等。三、保密职责（一）公司高层1.全面负责公司保密工作，确定保密工作方针和目标。2.审批公司保密制度、保密计划和重大保密事项。3.监督检查公司保密工作的执行情况，对违反保密制度的行为进行处理。（二）部门负责人1.负责本部门保密工作的组织实施，确保部门员工遵守保密制度。2.对本部门涉及的保密信息进行审核和管理，防止信息泄露。3.定期组织本部门员工进行保密培训和教育，提高员工保密意识。（三）员工个人1.严格遵守公司保密制度，履行保密义务。2.妥善保管所接触到的保密信息，不得私自复制、传播、泄露。3.在涉外业务活动中，按照规定程序和要求处理保密信息。（四）外部合作伙伴1.与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在合作过程中，采取必要措施保护公司提供的保密信息。3.未经公司书面同意，不得向第三方披露公司保密信息。四、保密措施（一）物理安全措施1.对办公场所进行合理规划，设置专门的保密区域，如机要室、档案室等，配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等。2.对存储保密信息的设备，如电脑、服务器、移动存储介质等，采取加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失和被非法获取。3.对纸质保密文件进行分类存放，严格借阅登记制度，确保文件安全。（二）网络安全措施1.建立公司内部网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对公司内部网络进行分段管理，严格限制不同人员的网络访问权限，确保保密信息不被非法访问。3.加强对电子邮件、即时通讯工具等网络通信的管理，禁止在非加密通道传输保密信息。（三）人员管理措施1.新员工入职时，进行保密培训和教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.定期对员工进行保密培训和考核，提高员工保密意识和技能。3.对涉及保密信息的岗位人员，进行背景审查和定期轮岗，防止因长期接触导致信息泄露。（四）涉外业务保密措施1.在涉外业务洽谈、合作项目实施等过程中，严格控制保密信息的知悉范围，只向必要的人员披露。2.与外部合作伙伴签订保密协议时，明确保密条款和违约责任，确保合作过程中的信息安全。3.在参加国际会议、展览、交流活动等场合，对涉及公司保密信息的资料、演示文稿等进行严格审查和管理，防止信息泄露。五、保密信息的处理与传递（一）信息处理1.对保密信息进行分类、编号、登记，建立完善的信息管理档案。2.在处理保密信息时，应遵循最小化原则，只使用必要的信息，避免不必要的扩散。3.对不再需要的保密信息，应按照规定程序进行销毁，确保信息彻底消除。（二）信息传递1.内部传递保密信息时，应采用加密方式，如加密邮件、加密移动存储介质等，并明确传递范围和接收人员。2.向外部合作伙伴传递保密信息时，应先与对方确认保密需求，签订保密协议后，通过安全的方式进行传递，如专人送达、加密网络传输等。3.在传递保密信息过程中，要做好记录，包括传递时间、内容、接收人员等，以备查询。六、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密管理部门或指定专人负责保密监督工作，定期对公司各部门保密工作进行检查和评估。2.建立保密举报制度，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、遵守情况等。2.保密措施的落实情况，如物理安全措施、网络安全措施、人员管理措施等的执行效果。3.保密信息的处理与传递情况，包括信息的分类、登记、存储、销毁以及传递过程中的安全保障等。（三）检查方式1.定期检查，按照规定的时间间隔对公司各部门进行全面保密检查。2.不定期抽查，对重点部门、关键岗位或涉及重要保密信息的区域进行随机抽查。3.专项检查，针对特定的保密事项或在发生重大活动、项目时进行专项保密检查。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真组织整改，并按时提交整改报告。3.保密管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。七、保密协议与竞业限制（一）保密协议1.公司与员工签订保密协议，明确双方的权利和义务，员工应严格履行保密协议约定的保密责任。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容，保密期限根据具体情况确定，但不得低于法律法规规定的最低期限。3.员工离职时，应归还所持有公司的保密信息及相关载体，并继续履行保密协议约定的保密义务。（二）竞业限制1.对于接触公司重要保密信息的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员，公司可与其签订竞业限制协议。2.竞业限制协议应明确竞业限制的范围、地域、期限以及经济补偿等内容。竞业限制期限不得超过二年，公司应在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。3.劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。八、违反保密制度的处理（一）违规行为界定1.未经授权，私自复制、传播、泄露公司保密信息。2.违反保密措施规定，导致保密信息被非法获取或泄露。3.在涉外业务活动中，违反保密规定，给公司造成损失。4.未履行保密协议或竞业限制协议约定的义务。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，给予警告、批评教育，并责令立即改正。2.对于一般违规行为，视情节轻重给予罚款、降职、降薪等处分，并要求采取措施消除影响。3.对于严重违规行为，解除劳动合同，并依法追究其法律责任。涉及外部合作伙伴的，按照