保密档案管理制度

保密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密档案管理，确保公司档案信息的安全与机密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员、临时工作人员以及与公司有合作关系的外部人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等各类档案资料予以保密，防止信息泄露。2.完整性原则：确保档案资料的收集、整理、归档、保管等环节完整无缺，保证档案信息的真实性和准确性。3.安全性原则：采取必要的安全防护措施，保障档案资料的存储安全，防止档案资料的损坏、丢失、被盗等情况发生。4.可追溯性原则：对档案资料的借阅、使用、归还等过程进行详细记录，以便于查询和追溯，确保档案管理的全过程可监控。二、保密档案的范围（一）商业秘密1.公司的产品研发资料，包括产品设计方案、技术图纸、工艺流程、实验数据等。2.公司的市场策略、营销计划、客户信息、销售渠道等。3.公司的财务报表、财务预算、成本核算、资金运作等财务信息。4.公司的合同协议、合作项目、招投标文件等涉及商业合作的重要资料。（二）技术秘密1.公司自主研发的技术成果，如专利技术、专有技术、软件著作权等。2.公司在技术研发过程中形成的技术文档、技术报告、技术方案等。3.公司引进的先进技术及相关技术资料，包括技术转让合同、技术合作协议等。（三）人事信息1.员工的个人简历、薪资待遇、绩效考核结果、培训记录等。2.公司的人事档案、员工花名册、岗位编制等。3.涉及员工内部调动、晋升、奖惩等人事变动的相关资料。（四）其他保密信息1.公司的会议纪要、决策文件、内部规章制度等。2.公司的发展战略、规划计划、投资项目等重要信息。3.公司在经营活动中获取的第三方保密信息，如供应商信息、合作伙伴信息等。三、保密档案的管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司保密档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类保密档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。3.建立保密档案管理台账，对档案的出入库、借阅、使用等情况进行详细记录。4.定期对保密档案进行清查、盘点，确保档案资料的安全与完整。5.对公司各部门的保密档案管理工作进行指导和监督，发现问题及时提出整改意见。（二）各部门职责1.负责本部门保密档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门保密档案管理责任人，负责本部门保密档案的日常管理和保密工作。3.对本部门员工进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和责任感。4.严格遵守公司保密档案管理制度，在档案的借阅、使用过程中做好保密措施，确保档案信息安全。（三）员工个人职责1.严格遵守公司保密档案管理制度，自觉维护公司档案信息安全。2.妥善保管自己在工作中接触到的保密档案资料，不得私自复制、传播、泄露。3.在工作中需要使用保密档案资料时，应按照规定办理借阅手续，并在使用完毕后及时归还。4.发现保密档案资料有丢失、损坏或泄露等情况时，应立即向所在部门负责人报告，并积极协助采取补救措施。四、保密档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门保密档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的保密档案资料应包括纸质文件、电子文档、图表、数据等各种形式。3.对于重要的保密档案资料，应在形成后及时收集，避免遗漏或丢失。（二）整理1.档案管理部门对收集上来的保密档案资料进行统一整理，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对纸质档案资料进行编号、编目、装订等处理，确保档案资料的整齐、规范。3.对电子档案资料进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和使用。4.在整理过程中，对档案资料进行初步审核，确保档案信息的真实性、准确性和完整性。五、保密档案的归档与保管（一）归档1.整理好的保密档案资料应及时归档，按照档案管理的相关规定进行存放。2.归档的保密档案资料应编制详细的档案目录，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.对于重要的保密档案资料，应建立专门的档案卷宗，进行集中保管。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的保密档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.保密档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.对保密档案资料实行分类存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放，并设置明显的标识。4.定期对保密档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对电子保密档案资料应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。六、保密档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅保密档案资料时，应填写《保密档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅用途、预计归还日期等信息。2.《保密档案借阅申请表》应由申请人所在部门负责人签字审批，涉及重要机密的档案资料还需经公司分管领导签字批准。（二）借阅登记1.档案管理部门在收到经审批的《保密档案借阅申请表》后，对借阅人进行身份核实，并办理借阅登记手续。2.借阅登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。3.借阅人应在借阅登记本上签字确认，领取借阅的档案资料。（三）借阅期限1.保密档案资料的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，并经原审批领导同意。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需续借，应重新办理借阅手续。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的保密档案资料，不得转借他人或带出公司规定的使用范围。2.在使用保密档案资料过程中，应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.如需对档案资料进行复印、扫描等操作，应事先向档案管理部门提出申请，并在档案管理部门指定的地点进行操作。4.使用完毕后，借阅人应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还登记手续。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，如发现有损坏、丢失或泄露等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、保密档案的保密措施（一）物理隔离1.保密档案库房应与其他区域进行物理隔离，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对存放保密档案资料的设备、存储介质等应采取必要的防护措施，防止被盗、被破坏。（二）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及保密档案管理的人员进行定期审查和考核，确保其具备良好的职业道德和保密素质。（三）技术防范1.采用先进的信息技术手段，对保密档案资料进行加密存储和传输，防止信息泄露。2.安装监控设备，对保密档案库房及相关操作区域进行实时监控，确保档案管理过程的安全。3.定期对保密档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全漏洞。（四）制度约束1.严格执行公司保密档案管理制度，对违反制度的行为进行严肃处理。2.加强对保密档案管理工作的监督检查，发现问题及时整改。3.对因工作失误或故意泄露保密档案信息的人员，依法追究其法律责任。八、保密档案的销毁（一）销毁申请1.保密档案资料在达到保管期限或因其他原因需要销毁时，由档案管理部门提出销毁申请。2.销毁申请应注明拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。（二）审核批准1.销毁申请经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。2.涉及重要机密的档案资料销毁申请，还需经公司主要领导批准。（三）销毁实施1.档案管理部门按照批准的销毁申请，组织实施保密档案资料的销毁工作。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎、电子数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。（四）销毁记录1.对保密档案资料的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年，以备查询和追溯。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对保密档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况、档案资料的安全保管情况等。2.档案管理部门定期对各部门的保密档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受政府有关部门、行业协会等对公司保密档案管理工作的监督检查。2.根据外部监督检查提出的意见和建议，及时改进公司保密档案管理工作。十、责任追究（一）对违反保密档案管理制度行为的认定1.未经批准擅自复制、摘抄、传播保密档案资料的。2.擅自将保密档案资料带出公司规定使用范围或转借他人的。3.在保密档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、使用、销毁等过程中，因故意或重大过失导致档案资料丢失、损坏、泄露的。4.违反保密档案管理规定，私自留存保密档案资料的。5.其他违反公司保密档案管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违反保密档案管理制度的员工，视情节轻重给予