保定刻章管理制度

保定刻章管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于保定地区公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等。（三）印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司意志的专用章。二、印章刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、用途、规格、材质等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批同意后，方可提交至行政部门。（二）刻制1.行政部门负责统一办理印章刻制事宜。根据审批通过的申请表，选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位应按照国家相关法律法规和行业标准进行制作，确保印章质量和安全性。3.行政部门在收到印章后，应进行严格的验收。检查印章的材质、规格、文字、图案等是否与申请表一致，确认无误后，在《印章刻制登记表》上签字登记，并将印章移交至指定保管人。（三）备案1.新刻制的印章，行政部门应及时到当地公安机关进行备案。备案所需材料包括《印章刻制申请表》、营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等。2.备案完成后，行政部门应妥善保管备案回执，并将备案情况告知相关部门和人员。三、印章使用（一）使用原则1.印章使用必须严格遵循公司规定的审批流程，未经批准，任何部门和个人不得擅自使用印章。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务活动，确保印章使用的目的与公司利益相符。3.印章使用应保证内容准确、清晰，不得在空白纸张、表格、合同等文件上加盖印章。（二）审批流程1.常规事项用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息。将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对用印事项的真实性、必要性进行审核，并签字确认。经部门负责人审核通过后，申请表流转至分管领导审批。分管领导根据公司相关规定和业务要求，对用印事项进行审批，签署意见。申请表最后提交至行政部门印章管理人员。印章管理人员在确认审批手续齐全后，方可在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用印情况。2.重要事项用印对于涉及公司重大决策、合同签订、对外投资、融资担保等重要事项的用印，除按照常规事项用印审批流程外，还需经公司法定代表人审批同意。申请人在填写《印章使用申请表》时，应详细说明重要事项的背景、内容、风险评估等情况。各审核环节应严格把关，确保重要事项用印的合法性、合规性和安全性。（三）用印要求1.印章管理人员应在用印前仔细核对用印文件内容，确保与审批通过的申请表一致。对于内容不完整、表述不清、存在歧义或其他不符合要求的文件，应拒绝用印，并要求申请人补充或修改。2.用印时，应确保印章端正、清晰地加盖在文件规定位置，不得歪盖、斜盖或模糊不清。同时，应在文件的骑缝处加盖印章，以保证文件的完整性和真实性。3.用印完成后，印章管理人员应及时将用印文件整理归档，并在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息。四、印章保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.印章保管应确保安全，存放于安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。3.严禁将印章随意放置或交由他人代管，因特殊原因需要临时交接印章的，应办理严格的交接手续。（二）保管职责1.公章保管人负责公司公章的日常保管和使用审批工作。严格按照公司规定的审批流程进行用印操作，确保公章使用的合法性和规范性。2.法定代表人章保管人负责法定代表人章的保管和使用，在涉及法定代表人签字的文件上加盖印章。使用前应确认是否经过法定代表人授权，并按照规定的审批流程进行操作。3.财务专用章保管人负责财务专用章的保管和使用，主要用于公司财务收支、结算等相关业务。严格按照财务制度和审批流程进行用印，确保财务工作的准确性和安全性。4.合同专用章保管人负责合同专用章的保管和使用，在签订合同等相关文件时加盖印章。使用前应审核合同内容是否符合公司规定和业务要求，确保合同的合法性和有效性。5.部门章保管人负责本部门印章的保管和使用，按照本部门的业务范围和审批流程进行用印操作。同时，应定期向行政部门报告部门章的使用情况。（三）交接与挂失1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录交接印章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接双方应在登记表上签字确认，并由行政部门负责人监交。2.印章在保管过程中如发生遗失、被盗等情况，保管人应立即向行政部门报告，并采取必要的措施防止损失扩大。行政部门应及时向公安机关报案，并根据情况进行登报声明作废等处理。同时，应按照公司规定重新刻制印章，并办理相关备案手续。五、印章停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息。2.申请表经公司分管领导审批同意后，行政部门负责通知相关部门和人员停止使用该印章。3.停用的印章应及时收回，并妥善保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，行政部门应定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细列出销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司分管领导审批同意后，行政部门应会同审计部门等相关人员，按照规定的程序进行印章销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。3.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录归档保存，以备查阅。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责定期对公司印章的使用、保管情况进行检查，确保印章管理工作符合本制度要求。检查内容包括印章使用审批流程的执行情况、印章保管的安全性、用印文件的归档情况等。2.审计部门负责对公司印章管理情况进行不定期审计监督，重点检查印章管理制度的执行情况、印章使用的合规性、印章保管的风险防控等方面。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用、保管印章的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影