促销样品管理制度

促销样品管理制度一、总则（一）目的为了规范公司促销样品的管理，确保促销样品的有效使用和合理控制，提高促销活动的效果，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及促销样品的活动，包括但不限于产品推广、市场调研、客户回馈等。（三）基本原则1.合理规划原则：根据促销活动的目标和需求，合理规划促销样品的种类、数量和发放方式。2.有效控制原则：对促销样品的采购、存储、发放、使用和回收等环节进行有效控制，确保样品的安全和完整。3.成本效益原则：在保证促销效果的前提下，尽量降低促销样品的成本，提高资源利用效率。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保促销样品管理活动的合法性。二、职责分工（一）市场部门1.负责制定促销活动方案，明确促销样品的种类、数量、发放对象和发放方式等。2.根据促销活动的需要，向采购部门提交促销样品的采购申请。3.组织实施促销活动，负责促销样品的发放、使用和回收等工作。4.对促销样品的使用效果进行跟踪和评估，及时反馈相关信息。（二）采购部门1.根据市场部门提交的采购申请，负责促销样品的采购工作。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购的促销样品质量符合要求。3.负责促销样品的到货验收工作，确保样品数量准确、质量合格。（三）仓储部门1.负责促销样品的存储管理，确保样品存储安全、环境适宜。2.建立促销样品库存台账，记录样品的出入库情况。3.根据市场部门的发放通知，及时发放促销样品。（四）财务部门1.负责审核促销样品的采购费用和相关支出，确保费用支出合理合规。2.对促销样品的成本进行核算和分析，提供相关财务数据支持。（五）审计部门1.对促销样品管理活动进行审计监督，确保制度执行到位。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改情况。三、采购管理（一）采购申请1.市场部门应根据促销活动方案，提前制定促销样品采购计划，并填写《促销样品采购申请表》，详细注明样品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.《促销样品采购申请表》需经市场部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门应根据市场部门提供的样品要求，选择合格的供应商。供应商应具备良好的信誉、生产能力和质量保证体系。2.采购部门应对供应商进行评估和筛选，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、产品质量等情况。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括样品名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至市场部门、仓储部门和财务部门备案。（四）到货验收1.促销样品到货前，仓储部门应根据采购合同和送货单，做好收货准备工作。2.样品到货时，仓储部门应会同采购部门按照合同要求进行验收，检查样品的数量、规格、质量等是否符合要求。3.如发现样品存在数量短缺、质量问题等，仓储部门应及时通知采购部门与供应商联系解决，并做好记录。4.验收合格的促销样品，仓储部门应办理入库手续，填写《促销样品入库单》，并将样品存放至指定仓库。四、存储管理（一）仓库设置1.仓储部门应设立专门的促销样品仓库，确保样品存储安全、环境适宜。仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.促销样品应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。不同种类、规格、批次的样品应分开存放，并建立相应的库存台账。（二）库存盘点1.仓储部门应定期对促销样品进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。2.库存盘点结束后，仓储部门应编制《促销样品库存盘点表》，记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。（三）库存安全1.仓储部门应加强对促销样品仓库的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.仓库工作人员应严格遵守安全操作规程，确保仓库安全。严禁在仓库内吸烟、使用明火，严禁无关人员进入仓库。3.定期对仓库设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。如发现安全隐患，应及时报告并采取措施加以解决。五、发放管理（一）发放计划1.市场部门应根据促销活动方案，制定促销样品发放计划，明确发放对象、发放数量、发放时间和发放方式等。2.发放计划需经市场部门负责人审核签字后，提交至仓储部门。（二）发放流程1.仓储部门根据市场部门提交的发放计划，准备好相应的促销样品。2.发放时，仓库工作人员应核对发放对象、发放数量等信息，确保发放准确无误。3.发放过程中，应要求领取人签字确认，领取人应妥善保管样品，不得随意丢弃或转卖。4.对于重要客户或特殊促销活动，可采用专人配送或现场发放等方式，确保样品及时、准确送达。（三）发放记录1.仓储部门应建立促销样品发放台账，详细记录样品的发放时间、发放对象、发放数量、领取人签字等信息。2.发放台账应定期进行核对和整理，确保记录准确、完整。六、使用管理（一）使用规范1.市场部门应向促销活动参与人员明确促销样品的使用规范和注意事项，确保样品得到正确使用。2.促销样品仅供促销活动使用，不得挪作他用。如因特殊情况需要转借或赠送他人，需经市场部门负责人批准。（二）使用监督1.市场部门应加强对促销样品使用情况的监督检查，及时发现和纠正不当使用行为。2.对于违反使用规范的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、取消促销资格等。（三）使用效果评估1.促销活动结束后，市场部门应对促销样品的使用效果进行评估。评估内容包括样品对促销活动效果的影响、客户反馈等。2.根据使用效果评估结果，总结经验教训，为今后的促销活动提供参考。七、回收管理（一）回收要求1.促销活动结束后，市场部门应及时组织对促销样品进行回收。回收范围包括未发放的样品、已发放但客户未使用或未全部使用的样品等。2.回收的促销样品应保持完好无损，如有损坏或丢失，应查明原因并追究相关人员的责任。（二）回收流程1.市场部门应制定促销样品回收计划，明确回收时间、回收方式和回收责任人等。2.回收时，市场部门工作人员应与领取人核对样品数量，要求领取人将未使用或未全部使用的样品交回。3.对于已发放但客户未使用或未全部使用的样品，可根据实际情况进行适当处理，如折价回收、与客户协商继续使用等。（三）回收记录1.市场部门应建立促销样品回收台账，详细记录回收时间、回收对象、回收数量、回收原因等信息。2.回收台账应定期进行核对和整理，确保记录准确、完整。八、成本核算与控制（一）成本核算1.财务部门应定期对促销样品的采购成本、存储成本、发放成本等进行核算，准确计算促销样品的总成本。2.促销样品成本核算应包括直接成本和间接成本。直接成本主要包括样品采购费用、运输费用等；间接成本主要包括仓储费用、人工费用等。（二）成本控制1.各部门应在保证促销效果的前提下，合理控制促销样品的成本。市场部门应优化促销活动方案，减少不必要的样品采购和发放；采购部门应通过招标、谈判等方式降低采购成本；仓储部门应加强库存管理，降低存储成本。2.财务部门应定期对促销样品成本进行分析，及时发现成本控制中存在的问题，并提出改进措施。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对促销样品管理活动进行审计监督，检查制度执行情况、流程合规性、成本控制等方面的问题。2.各部门应配合审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告审计部门。（二）外部监督1.公司应接受相关政府部门、行业协会等的监督检查，确保促销样品管理活动符合法律法规和行业规范的要求。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应认真对待，积极整改，并及时向相关部门反馈整改情况。十、罚则（一）违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚：1.未按规定申请采购促销样品，擅自采购的。2.采购过程中，收受供应商贿赂或回扣的。3.未按规定存储促销样品，导致样品损坏、丢失的。4.未按规定发放促销样品，擅自扩大发放范围或改变发放方式