会场租赁管理制度

会场租赁管理制度总则目的为规范公司会场租赁管理，确保会场资源的合理利用，满足公司各类会议、活动的需求，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位使用公司所拥有或租赁的各类会场。职责分工1.行政部门负责会场的日常管理与维护，包括设施设备的检查、清洁等。制定会场租赁计划，根据需求合理安排会场使用时间和顺序。与外部会场供应商进行洽谈、签约及后续沟通协调工作。2.使用部门根据实际需求提前提交会场租赁申请，明确会议或活动的主题、时间、规模等信息。负责本部门所使用会场的现场布置、设备调试等工作，并在使用结束后协助行政部门进行清理。遵守会场使用规定，爱护会场设施设备，如有损坏及时报告并配合处理。3.财务部门负责审核会场租赁费用的预算及结算，确保费用支出的合理性和准确性。按照合同约定及时支付会场租赁费用。会场资源管理会场分类与设施1.会场分类根据规模和功能，将公司会场分为大型会议室、中型会议室、小型会议室及特殊功能会场（如培训室、多功能厅等）。大型会议室可容纳[X]人以上，配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备，适用于公司全体会议、重要客户接待等。中型会议室可容纳[X][X]人，具备基本的会议设备，常用于部门会议、业务讨论等。小型会议室可容纳[X]人以下，提供简单的会议桌椅，方便进行小型会议或一对一沟通。特殊功能会场根据其特定用途配备相应的专业设备，如培训室配备投影仪、音响、书写板及桌椅等，满足培训教学需求；多功能厅可根据活动要求灵活调整布局，配备舞台灯光、音响设备等，适用于文艺演出、产品发布会等活动。2.设施设备管理行政部门负责建立会场设施设备台账，详细记录设备的名称、型号、购置时间、维修保养情况等信息。定期对会场设施设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，及时安排维修人员进行维修，并做好维修记录。根据使用情况和设备老化程度，适时更新和升级会场设施设备，以满足公司不断发展的需求。会场预订与安排1.预订流程使用部门需提前[X]个工作日填写《会场租赁申请表》，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。申请表应包括会议或活动的名称、时间、预计时长、参与人数、特殊要求等内容。行政部门收到申请后，根据会场使用情况进行统筹安排。如申请的会场可用，将在申请表上注明预订成功，并告知使用部门；如申请的会场已被其他部门预订或无法满足使用需求，行政部门将与使用部门沟通协调，提供替代方案或建议调整会议时间。使用部门确认预订信息后，需按照行政部门的要求签订《会场租赁协议》，明确双方的权利和义务。协议签订后，使用部门应按照协议约定支付相应的租赁费用。2.优先顺序公司重要会议、紧急会议优先安排。涉及公司整体战略、重大决策等会议优先于一般性业务会议。按照申请时间先后顺序安排，同等条件下先申请的部门优先获得会场使用权。会场使用变更与取消1.变更使用部门如需变更会议或活动的时间、地点、规模等信息，应提前[X]个工作日向行政部门提交《会场使用变更申请表》，说明变更原因及具体变更内容。行政部门收到变更申请后，将根据会场的后续安排情况进行审核。如变更申请不影响其他部门的正常使用，且会场资源允许，行政部门将予以批准，并及时调整相关预订信息；如变更申请可能对其他部门造成影响，行政部门将与相关部门进行沟通协调，在取得一致意见后再做决定。2.取消使用部门如需取消已预订的会场，应提前[X]个工作日向行政部门提交《会场使用取消申请表》，说明取消原因。行政部门收到取消申请后，将根据与外部会场供应商签订的合同条款，确定是否需要扣除相应的费用。如因使用部门原因取消预订且给公司造成经济损失的，使用部门应承担相应的赔偿责任。行政部门在批准取消申请后，及时将会场资源释放，重新安排给其他有需求的部门。会场使用规范会场布置1.使用部门应根据会议或活动的主题和要求，提前与行政部门沟通确定会场布置方案。布置方案应简洁、大方、得体，符合公司形象和会议氛围。2.严禁在会场墙壁、地面、桌椅等设施上随意张贴、涂写、刻画。如需张贴宣传资料或展示物品，应提前征得行政部门同意，并使用规定的粘贴工具，确保张贴后不影响会场整体美观，且在活动结束后及时清理。3.会场布置应确保安全通道畅通无阻，不得因布置而影响人员疏散。设备使用1.使用部门在使用会场设备前，应熟悉设备的操作方法和注意事项。如遇设备故障或操作问题，应及时联系行政部门安排专业人员进行处理，不得擅自拆卸或维修设备。2.使用过程中应正确使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。如因使用部门原因导致设备损坏，使用部门应照价赔偿。3.使用结束后，使用部门应协助行政部门关闭设备电源，整理好设备连接线等，确保设备处于正常待机状态。环境卫生1.使用部门应保持会场环境卫生整洁，不得在会场内乱扔垃圾、杂物。会议或活动结束后，使用部门应负责将会场清理干净，恢复原状。2.如需使用一次性水杯、餐具等物品，应在活动结束后分类放置在指定地点，由行政部门统一处理。3.严禁在会场内吸烟、饮食，如有特殊情况需要饮食，应提前与行政部门沟通，并在指定区域进行，确保饮食后会场环境清洁。安全管理1.进入会场的人员应遵守公司安全规定，不得携带易燃易爆、危险化学品等违禁物品进入会场。2.使用部门应确保会议或活动期间的人员安全，合理安排座位，避免人员拥挤。如遇紧急情况，应按照公司制定的应急预案进行疏散和处理。3.会场内的电器设备、消防设施等应定期进行检查和维护，确保其处于良好的运行状态。使用部门在使用过程中如发现安全隐患，应及时报告行政部门。费用管理费用标准1.会场租赁费用根据会场类型、使用时间、服务内容等因素确定，具体费用标准由行政部门会同财务部门定期制定并公布。2.费用标准应明确不同类型会场的每小时/天租赁价格，以及可能产生的额外费用项目，如设备租赁费用、茶水服务费用等。费用结算1.行政部门在每次会场使用结束后，根据实际使用情况填写《会场租赁费用结算单》，经使用部门确认签字后提交至财务部门。2.财务部门对结算单进行审核，审核无误后按照合同约定支付会场租赁费用。如发现费用结算存在问题，财务部门应及时与行政部门和使用部门沟通核实，并进行相应调整。3.对于外部会场供应商的费用结算，行政部门应按照合同约定及时办理付款手续。付款前，需提供相关发票及费用明细清单，经财务部门审核通过后，由公司统一支付。费用报销1.使用部门因会场租赁产生的费用，按照公司财务报销制度进行报销。报销时需提供《会场租赁申请表》、《会场租赁协议》、《会场租赁费用结算单》及相关发票等凭证。2.财务部门对报销凭证进行审核，确保报销费用的真实性、合理性和合规性。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权不予报销。监督与考核监督检查1.行政部门定期对会场使用情况进行检查，包括会场设施设备的使用状况、环境卫生、安全管理等方面。检查结果将以书面形式记录，并反馈给相关部门。2.对于检查中发现的问题，行政部门应及时通知责任部门进行整改。责任部门应在规定时间内完成整改，并将整改情况报告行政部门。3.公司内部设立监督举报机制，任何员工发现会场使用过程中存在违规行为或问题，均可向行政部门举报。行政部门将对举报内容进行调查核实，并根据调查结果进行处理。考核机制1.将会场租赁管理纳入部门绩效考核体系，对在会场使用过程中表现优秀的部门和个人给予适当奖励，对违反会场使用规定、造成不良影响的部门和个人进行相应处罚。2.考核指标包括会场预订的及时性、准确性，会场使