企业证章管理制度VIP

企业证章管理制度一、总则（一）目的为加强公司证章管理，维护公司证章的严肃性和权威性，确保证章的安全使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有证章管理。（三）证章定义本制度所指证章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章、业务专用章、个人名章以及其他具有法律效力或代表公司形象的印章。二、证章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制证章的部门或个人，应填写《证章刻制申请表》，详细说明证章名称、用途、数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.申请表提交至行政部门，行政部门根据实际情况进行初步审核。（二）审批1.行政部门将审核后的申请表提交公司分管领导审批，重大证章的刻制需经总经理批准。2.审批通过后，行政部门负责联系具有资质的印章制作单位进行刻制。（三）备案证章刻制完成后，行政部门应及时将新刻制证章的印模、启用时间等信息进行备案，并留存一份印模作为档案保存。三、证章的领取与发放（一）领取1.证章刻制完成后，由行政部门通知申请部门或个人领取。2.领取人需携带有效身份证件，在《证章领取登记表》上签字确认。（二）发放1.对于部门章、业务专用章等，行政部门应根据工作需要，按照规定的流程发放给相关部门负责人，并做好发放记录。2.对于个人名章，行政部门应根据人事部门提供的人员信息，发放给本人，并要求本人签字确认。四、证章的使用（一）使用原则1.证章必须严格按照规定的用途使用，不得擅自更改使用范围。2.使用证章应建立审批制度，未经批准，任何人不得擅自使用。3.证章使用应确保真实、合法、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用审批1.公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要证章的使用，需填写《证章使用审批表》，经部门负责人、分管领导审核签字后，报总经理批准。2.部门章、业务专用章等一般证章的使用，由部门负责人审批。3.个人名章的使用，由本人填写《证章使用审批表》，经所在部门负责人审核签字后，报行政部门备案。（三）使用登记1.证章使用人应在《证章使用登记表》上详细记录证章使用日期、事由、批准人等信息。2.登记表应妥善保存，以备查询和核对。（四）使用要求1.证章使用时应确保盖章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。2.证章应加盖在文件、合同等规定的位置上，不得随意加盖。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖证章。五、证章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要证章由行政部门指定专人保管。2.部门章、业务专用章等由各部门负责人指定专人保管。3.个人名章由本人妥善保管。（二）保管要求1.证章保管人员应妥善保管证章，确保证章安全，防止证章丢失、被盗、损坏等情况发生。2.证章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.证章保管人员不得擅自将证章转借他人使用，如需临时交接，应办理交接手续。（三）定期检查1.行政部门应定期对证章保管情况进行检查，确保证章保管安全。2.检查内容包括证章存放位置、保管人员交接记录、证章使用登记等。3.如发现问题，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。六、证章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，证章需要停用的，由行政部门提出申请，经公司领导批准后办理停用手续。2.停用的证章应及时收回，并交行政部门统一保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的证章，行政部门应填写《证章销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。2.证章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保证章无法恢复使用。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由行政部门留存相关资料。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对证章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.证章的刻制、领取、发放、使用、保管、停用、销毁等环节是否符合本制度规定。2.证章使用审批手续是否齐全，使用登记是否规范。3.证章保管是否安全，有无丢失、被盗、损坏等情况。（三）违规处理1.对于违反证章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处理。2.情节较轻的，给予批评教育、责令改正等处理；情节严重的，给予警告、罚款、辞退等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、附则（一）解释权本制