仓储单据管理制度

仓储单据管理制度总则目的为加强公司仓储单据管理，规范仓储业务流程，保证仓储数据的准确、及时、完整，提高仓储运营效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部涉及仓储业务的所有部门及人员，包括但不限于采购部门、销售部门、生产部门、仓库管理部门等。基本原则1.准确性原则：仓储单据应如实反映货物的出入库情况、库存数量、状态等信息，确保数据准确无误。2.及时性原则：各相关部门应按照规定的时间和流程及时填制、传递和处理仓储单据，不得延误。3.完整性原则：仓储单据应包含所有必要的信息，如货物名称、规格、数量、出入库时间、经手人等，不得遗漏。4.规范性原则：仓储单据的格式、内容、填制方法等应符合公司统一规定，确保单据的规范性和一致性。仓储单据的种类及定义入库单1.定义：入库单是记录货物进入公司仓库的凭证，包括采购入库、生产入库、退货入库等。2.内容：入库单应包含入库日期、供应商名称（或生产部门）、货物名称、规格、数量、单价、金额、备注等信息。出库单1.定义：出库单是记录货物从公司仓库发出的凭证，包括销售出库、生产领料、退货出库等。2.内容：出库单应包含出库日期、客户名称（或领用部门）、货物名称、规格、数量、单价、金额、备注等信息。库存盘点表1.定义：库存盘点表是定期对公司仓库货物进行实地盘点后编制的记录，反映库存货物的实际数量、状态等情况。2.内容：库存盘点表应包含盘点日期、仓库名称、货物名称、规格、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量及原因等信息。移库单1.定义：移库单是记录货物在公司不同仓库之间转移的凭证。2.内容：移库单应包含移库日期、原仓库名称、目标仓库名称、货物名称、规格、数量、备注等信息。仓储单据的填制要求基本要求1.仓储单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔或红色墨水填写（规定用红字填写的除外）。2.字迹应清晰、工整，不得潦草、涂改。如有错误需要更正，应在错误处划红线注销，并由经手人在更正处签名或盖章。3.各联次应一次复写完成，保证各联内容一致。具体填制要求1.入库单入库日期：填写货物实际入库的日期。供应商名称（或生产部门）：填写送货方的全称或生产部门名称。货物名称、规格：应准确填写货物的详细名称和规格型号。数量：填写实际入库的货物数量。单价、金额：按照采购合同或实际采购价格填写，如涉及多种价格，应分别注明。备注：填写与入库相关的其他信息，如批次号、质量状况等。2.出库单出库日期：填写货物实际出库的日期。客户名称（或领用部门）：填写收货方的全称或领用部门名称。货物名称、规格：应准确填写货物的详细名称和规格型号。数量：填写实际出库的货物数量。单价、金额：按照销售合同或成本核算价格填写，如涉及多种价格，应分别注明。备注：填写与出库相关的其他信息，如订单号、用途等。3.库存盘点表盘点日期：填写实际进行盘点的日期。仓库名称：填写进行盘点的仓库名称。货物名称、规格：应准确填写货物的详细名称和规格型号。账面数量：根据库存账目填写货物的账面结存数量。实盘数量：通过实地清点得出的货物实际数量。盘盈/盘亏数量及原因：对比账面数量和实盘数量，填写盘盈或盘亏的数量，并简要说明原因。4.移库单移库日期：填写货物实际移库的日期。原仓库名称、目标仓库名称：分别填写货物移出和移入的仓库名称。货物名称、规格：应准确填写货物的详细名称和规格型号。数量：填写实际移库的货物数量。备注：填写与移库相关的其他信息，如移库原因等。仓储单据的传递流程入库单传递流程1.采购部门收到供应商的送货通知后，填写入库单，并通知仓库管理部门准备收货。2.仓库管理部门在货物到达后，对货物进行验收。如验收合格，在入库单上签字确认，并将入库单的财务联、仓库联分别留存，将采购联退回采购部门。3.采购部门将入库单的采购联与采购发票等相关凭证一起作为记账依据，并将入库情况及时反馈给财务部门。出库单传递流程1.销售出库销售部门根据销售订单开具出库单，并通知仓库管理部门发货。仓库管理部门根据出库单备货、发货，并在出库单上签字确认。将出库单的财务联、仓库联分别留存，将客户联交给客户。销售部门将出库单的销售联与销售发票等相关凭证一起作为记账依据，并将出库情况及时反馈给财务部门。2.生产领料生产部门根据生产计划填写领料单（出库单的一种），并提交给仓库管理部门。仓库管理部门审核领料单后，按照生产需求发放物料，并在领料单上签字确认。将领料单的财务联、仓库联分别留存，将生产联退回生产部门。生产部门将领料情况作为生产成本核算的依据，并将相关信息反馈给财务部门。库存盘点表传递流程1.仓库管理部门定期（每月或每季度）组织库存盘点工作。盘点结束后，编制库存盘点表。2.仓库管理部门将库存盘点表的财务联、仓库联分别留存，将盘点报告联提交给财务部门和相关管理部门。3.财务部门根据库存盘点表核对账目，进行账务处理。如发现盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并按照规定进行处理。相关管理部门根据盘点结果对库存管理情况进行分析和改进。移库单传递流程1.如需进行货物移库，由提出移库申请的部门填写移库单，并提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门审核移库单后，组织货物移库操作。移库完成后，在移库单上签字确认。将移库单的财务联、仓库联分别留存，将申请联退回申请部门。3.申请部门将移库情况作为相关业务处理的依据，并将信息反馈给财务部门和其他相关部门。仓储单据的审核与审批入库单审核与审批1.采购部门填写的入库单应经过采购负责人审核，确保入库信息与采购合同一致。2.仓库管理部门收到入库单后，应重点审核货物的名称、规格、数量、质量等是否与实际相符。如发现问题，应及时与采购部门沟通核实。3.财务部门在进行账务处理前，应对入库单进行审核，主要审核入库单的填写是否规范、金额计算是否正确、相关签字盖章是否齐全等。审核无误后，方可作为记账依据。出库单审核与审批1.销售出库单销售部门填写的出库单应经过销售负责人审核，确保出库信息与销售订单一致。仓库管理部门收到销售出库单后，应审核出库单上的客户信息、货物信息、数量等是否准确。同时，确认库存是否充足，如有库存不足情况，应及时反馈给销售部门。财务部门在进行账务处理前，应对销售出库单进行审核，审核内容包括出库单的填写规范、金额计算、相关签字盖章等。审核通过后，方可作为销售收入确认和应收账款核算的依据。2.生产领料单生产部门填写的领料单应经过生产计划负责人审核，确保领料需求符合生产计划。仓库管理部门收到领料单后，应审核领料单上的生产部门信息、物料名称、规格、数量等是否准确。同时，检查领料手续是否齐全。财务部门在进行生产成本核算前，应对生产领料单进行审核，审核重点为领料单的填写规范、计算准确性、相关签字盖章等。审核无误后，方可作为生产成本核算的依据。库存盘点表审核与审批1.仓库管理部门编制的库存盘点表应先由仓库主管审核，确保盘点数据的准确性和完整性。2.财务部门收到库存盘点表后，应与库存账目进行核对，并对盘盈/盘亏情况进行分析。如发现问题，应及时与仓库管理部门沟通核实。3.库存盘点表经仓库主管和财务部门审核通过后，提交给公司管理层审批。管理层根据盘点结果提出改进措施和决策意见。移库单审核与审批1.提出移库申请的部门填写的移库单应经过部门负责人审核，确保移库需求合理。2.仓库管理部门收到移库单后，应审核移库单上的移库原因、仓库信息、货物信息、数量等是否准确。同时，评估移库操作的可行性和安全性。3.财务部门在进行账务处理前，应对移库单进行审核，审核内容包括移库单的填写规范、金额计算（如有涉及）、相关签字盖章等。审核通过后，方可作为账务调整的依据。移库单经相关部门审核通过后，提交给公司管理层审批。管理层根据公司整体运营情况决定是否批准移库申请。仓储单据的保管与存档保管期限1.入库单、出库单、库存盘点表、移库单等仓储单据的保管期限为[X]年，自单据填制日期起计算。2.对于涉及重要业务、重大项目或有特殊规定的仓储单据，保管期限可适当延长，但不得低于[X]年。保管方式1.仓储单据应按照类别、时间顺序进行整理，装订成册，并在封面上注明单据名称、所属期间、册数等信息。2.仓库管理部门应设立专门的文件柜或仓库，用于存放仓储单据。存放地点应保持干燥、通风，防止单据受潮、发霉、虫蛀等损坏。3.对于电子形式的仓储单据，应进行定期备份，并存储在安全的存储介质上，如硬盘、光盘等。备份数据应按照一定的命名规则进行命名，以便于查找和管理。同时，应建立电子文档的索引目录，方便快速检索。存档要求1.各部门应在每月末或每季度末将本月或本季度的仓储单据整理归档，并填写《仓储单据归档清单》，注明单据名称、所属期间、册数等信息，交仓库管理部门统一保管。2.仓库管理部门应建立仓储单据存档台账，详细记录仓储单据的存档情况，包括单据名称、存档日期、存放位置、保管期限等信息。以便于查询和盘点。3.在保管期限内，如因工作需要查阅仓储单据，查阅人员应填写《仓储单据查阅申请表》，经相关部门负责人批准后，到仓库管理部门查阅。查阅时，仓库管理人员应在场监督，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员、单据名称、查阅用途等信息。4.保管期限届满后，如需销毁仓储单据，仓库管理部门应填写《仓储单据销毁申请表》，详细列出拟销毁的仓储单据名称、所属期间、册数等信息，经公司管理层批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应有专人监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、销毁人员、单据名称、册数等信息。仓储单据的监督与检查监督部门公司设立专门的内部审计部门或由财务部门负责对仓储单据管理情况进行监督检查。检查内容1.单据填制情况：检查仓储单据的填写是否符合本制度规定的填制要求，包括字迹是否清晰、内容是否完整、数据是否准确、签字盖章是否齐全等。2.传递流程执行情况：检查仓储单据是否按照规定的传递流程及时、准确地传递，各部门之间的衔接是否顺畅，有无延误或丢失单据的情况。3.审核与审批情况：检查仓储单据的审核与审批手续是否齐全，审核内容是否完整、准确，审批意见是否合理、合规。4.保管与存档情况：检查仓储单据的保管方式是否符合要求，存放地点是否安全，存档是否及时、规范，查阅和销毁手续是否完备。检查频率1.内部审计部门或财务部门应定期对仓储单据管理情况进行检查，至少每季度进行一次全面检查。2.在特殊情况下，如公司业务发生重大变化、仓库管理出现异常等，应及时对仓储单据管理情况进行专项检查。问题处理1.对于检查中发现的问题，检查人员应及时填写《仓储单据管理检查问题清单》，详细记录问题的表现形式、涉及的单据名称和期间、发现时间等信息，并提出整改建议。2.相关责任部门应根据《仓储单据管理检查问题清单》，在规定的时间内对问题进行整改，并将整改情况书面反馈给检查部门。3.检查部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的部门和个人，应按照公司相关规定进行严肃处理。附则责任追究1.对于违反本制度规定，导致仓储单据管理出现错误、延误、丢失等情况，给公司造成损失的，将追究相关责任人的责任。2.责任追究方式包括但不限