人防档案管理制度

人防档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司人防档案管理，确保人防档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥人防档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门与人防工作相关的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司人防档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司人防工作的实际情况。3.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密的人防档案进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司人防档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司人防档案，包括文件、资料、图表、声像等各种载体的档案。3.对各部门形成的人防档案进行定期收集、整理、归档、保管和统计。4.负责档案的鉴定、销毁工作，确保档案的质量和安全。5.开展档案的开发利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。6.指导和监督各部门的人防档案管理工作，对兼职档案员进行培训。（二）各部门职责1.负责本部门人防档案的形成、积累和初步整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.配备兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。3.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、归档、保管、统计、利用等工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。4.对所管理的档案进行定期检查和核对，发现问题及时处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国家和地方有关人防工作的法律法规、政策文件。2.公司制定的人防工作相关制度、规定、办法等。3.人防工程建设项目的立项、规划、设计、施工、验收等文件资料。4.人防设备设施的采购、安装、调试、维护等记录。5.人防演练计划、方案、总结及相关记录。6.人防宣传教育活动的资料，包括图片、文字、影像等。7.与其他单位或部门签订的人防工作相关协议、合同。8.人防工作中形成的各类报表、统计数据。9.其他与人防工作有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的人防档案材料，应进行原件收集；如无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明出处。4.收集的档案材料应按照一定的分类标准进行初步整理，便于移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类。根据人防档案的内容和性质，分为法律法规类、制度文件类、工程建设类、设备设施类、演练活动类、宣传教育类、协议合同类、报表统计类等类别。2.编号。对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订。对纸张规格不一致、破损或折叠的档案材料进行整理和修复，然后按照一定的顺序进行装订。4.编目。编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查询和检索。四、档案的归档（一）归档时间各部门应在每年年底前将本年度形成的人防档案整理完毕，并移交档案管理部门归档。对于重大人防项目或紧急事项形成的档案，应在项目结束或事项处理完毕后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细列出档案的名称、数量、编号等信息。3.将档案及移交清单一并移交档案管理部门，档案管理部门进行核对验收。4.经核对无误后，档案管理部门在移交清单上签字确认，并将档案入库保管。五、档案的保管（一）保管期限人防档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：涉及国家机密、重要历史资料、具有长期查考利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案。3.短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组批准后，进行销毁处理。2.销毁档案时，应填写档案销毁清册，详细列出档案的名称、数量、编号、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经档案管理部门负责人和公司主管领导签字批准。4.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.销毁档案时，应有专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。七、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅人防档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅公司人防档案的，须经公司主管领导批准。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信和查阅、借阅申请表，经公司主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理部门应对查阅、借阅申请进行审核，对符合条件的，予以办理手续，并提供必要的帮助和指导。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理复印手续。4.查阅、借阅档案的期限应严格按照申请表上注明的期限执行，如需延期，应办理续借手续。5.查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行核对，确保档案的完整和安全。八、档案信息化管理（一）建立档案信息数据库档案管理部门应利用现代信息技术，建立公司人防档案信息数据库，将档案的目录信息和全文信息录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（二）档案信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理和编目的要求，及时将档案信息录入数据库，确保录入信息的准确、完整。2.定期对档案信息数据库进行维护和更新，对新形成的档案及时录入，对已变更的档案信息及时修改，保证数据库信息与实际档案一致。（三）档案信息查询与利用1.公司内部人员可通过档案信息管理系统查询人防档案信息，提高档案利用效率。2.档案管理部门应加强对档案信息管理系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。九、监督与检查（一）监督检查内容1.各部门档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案管理人员的工作情况。（二）监督检查方式1.定期检查。档案管理部门每年对各部门的档案管理工作进行一次全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查。档案管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查