生产基地印章管理制度

生产基地印章管理制度一、总则（一）目的为加强生产基地印章管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于生产基地所有部门及员工涉及印章使用的相关活动。（三）印章种类及定义1.公章：公司法定名称章，代表公司对外行使权利和承担义务。2.合同专用章：用于签订各类经济合同，明确公司合同责任。3.财务专用章：专门用于公司财务结算、票据开具等财务活动。4.法人章：法定代表人个人名章，在特定财务事务等方面使用。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的标识。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由公司总部统一安排刻制。刻制前需填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息，经公司法定代表人批准后，由行政部门联系指定的合法刻章单位进行刻制。2.部门章由各部门提出申请，填写《部门章刻制申请表》，经部门负责人签字、分管领导审核、公司总经理批准后，由行政部门统一刻制。（二）印章启用1.新刻印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，报公司法定代表人批准。2.印章启用时，行政部门应留存印模，并将印模分发给相关部门及人员备案。同时，在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和注意事项。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。2.印章保管人必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公章保管：由公司行政部门负责人指定专人保管。保管人负责公章的日常使用登记、审批手续办理及用印后的文件整理归档等工作。2.合同专用章保管：由公司法务部门或合同管理部门指定专人保管。保管人负责合同专用章的使用审核、合同签订过程中的盖章操作及合同档案管理等工作。3.财务专用章保管：由公司财务部门负责人指定专人保管。保管人负责财务专用章在财务结算、票据开具等方面的使用，并严格按照财务制度进行操作。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授权的专人保管。保管人负责法人章在规定范围内的使用，确保使用的合法性和准确性。5.部门章保管：由各部门负责人指定专人保管。保管人负责部门章在部门内部文件、资料等方面的使用，并做好使用记录。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章随意放置或交予他人代管，如因特殊原因需要临时交接，必须办理交接手续，并由交接双方及监交人签字确认。3.印章保管人如遇工作调动、离职等情况，必须及时办理印章交接手续，确保印章安全移交。四、印章的使用（一）使用流程1.填写用印申请单：使用印章前，必须填写《用印申请单》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、用印部门、申请人等信息。2.审批：根据用印事项的性质和审批权限，依次由相关负责人进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项、涉及经济合同等由分管领导审批；重大事项由公司总经理审批。3.用印：审批通过后，印章保管人按照审批意见在《用印申请单》上签字，并在指定位置加盖印章。盖章时应确保印章清晰、端正，与文件内容相符。4.登记：用印完成后，印章保管人应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、文件名称、文号、份数、申请人等信息。（二）使用范围1.公章使用范围以公司名义对外发布的各类文件、通知、函件等。公司签订的各类合同、协议等法律文件。公司出具的各类证明、介绍信等。其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章使用范围：专门用于签订各类经济合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、技术合同等。3.财务专用章使用范围：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动，如支票、汇票、发票等的盖章。4.法人章使用范围：在公司法定代表人授权的情况下，用于特定的财务事务、文件签署等，如银行预留印鉴、法人授权书等。5.部门章使用范围：仅限于部门内部文件、资料、报表等的标识，如部门工作报告、内部通知、考勤记录等。（三）禁止使用情况1.未经审批的任何文件、合同、协议等不得加盖印章。2.空白纸张、介绍信、授权委托书等不得加盖印章。特殊情况确需加盖的，必须经公司法定代表人批准，并在使用时严格登记用途和使用情况。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人批准后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照公司规定进行销毁处理。一般情况下，由行政部门会同相关部门共同进行销毁，并填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、数量、销毁日期等信息。2.销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。销毁完成后，由参与销毁的人员签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章管理制度的执行情况进行日常监督检查，确保印章使用的规范、安全。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管环境、保管人员职责履行等。2.印章使用流程执行情况，是否按照规定填写用印申请单、进行审批、登记等。3.印章使用范围是否符合规定，有无违规使用印章的情况。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.情节较轻的，给予警告、批评教育等处理；情节严重的，造成公司经济损失或不良影响的，除责令其纠正错误行为外，还