拆分学校后档案管理制度

拆分学校后档案管理制度一、总则（一）目的为了加强拆分学校后档案的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于拆分后涉及的各相关部门及人员，包括但不限于原学校各院系、行政部门、教职工以及学生等。（二）适用范围本制度涵盖拆分学校过程中产生的各类档案，包括但不限于教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、学生档案、基建档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则档案工作实行集中统一管理，设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映学校的历史和各项工作活动，保持档案内容的原始性和完整性，不得篡改、伪造档案材料。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息的泄露。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索和利用效率，为学校各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立学校档案管理中心，作为学校档案管理的专门机构，负责统筹协调学校档案管理工作。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理和业务指导。（二）各部门职责1.档案形成部门各院系、行政部门等档案形成部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定定期向档案管理中心移交档案。同时，负责对本部门兼职档案员进行业务培训和指导，确保档案形成工作的规范和质量。2.档案管理中心职责负责制定和完善学校档案管理制度，组织实施档案管理工作。接收、整理、保管全校各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。对档案进行鉴定、统计和编研，为学校各项工作提供档案利用服务。监督、检查各部门档案管理工作，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。开展档案管理业务培训和交流活动，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案包括教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、考试试卷、学生成绩册、教学实习报告、毕业设计（论文）等。2.科研档案包括科研项目申请书、任务书、开题报告、研究成果、科研论文、著作、专利、获奖证书等。3.人事档案包括教职工履历表、学历学位证书、职称评审材料、工资变动表、考核鉴定材料、奖惩材料等。4.财务档案包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、预算决算资料等。5.学生档案包括学生入学登记表、学籍档案、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。6.基建档案包括学校基本建设项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。7.其他档案包括学校各类会议文件、重要活动记录、外事活动档案、设备仪器档案等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门应按照档案管理的要求，对档案材料进行分类整理，确保档案材料的真实性、完整性和规范性。3.对于重要档案材料，应实行双套制或多套制保存，同时做好电子档案的备份工作，确保档案信息的安全。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为教学、科研、人事、财务、学生、基建等类别，每类再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号为便于档案的管理和检索，对每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号。编号应遵循一定的规律，如采用年度、类别、顺序号相结合的方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所档案管理中心应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校重要的规章制度、历史沿革、重大事件记录、重要人事任免文件等。2.长期保管凡是在相当长时期内学校需要查考的档案，列为长期保管。保管期限一般为30年。如教学科研成果、一般人事档案、财务报表等。3.短期保管凡是在较短时期内学校需要查考的档案，列为短期保管。保管期限一般为10年。如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（三）档案整理与上架档案管理人员应按照档案整理的要求，将整理好的档案及时上架存放。上架时应按照档案编号顺序排列，确保档案存放有序，便于查找和利用。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复和复制。3.严格遵守档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。借阅档案时，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行科学、合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。2.分析评估法对档案进行分类统计和分析，评估各类档案的利用频率和利用价值，为档案鉴定提供参考依据。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并经档案管理中心负责人审核签字。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由两人以上监销。监销人员应在销毁现场认真核对档案内容，确保销毁彻底，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，作为档案销毁工作的凭证。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计分析。2.档案管理人员应定期填写档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表等，并及时上报档案管理中心负责人。3.档案管理中心应根据档案统计数据，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为制定档案管理工作计划和决策提供依据。（二）编研工作1.档案管理中心应结合学校的中心工作和实际需求，开展档案编研工作，编写档案参考资料，如学校大事记、组织沿革、教学科研成果汇编等。2.编研工作应遵循真实性、准确性、系统性的原则，充分挖掘档案信息资源，为学校各项工作提供有价值的参考。3.编研成果应经档案管理中心负责人审核后，印发给相关部门和人员使用，并做好存档工作。七、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门及教职工因工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要，经学校主管领导批准，可查阅、借阅学校相关档案。3.学生因个人需要，可查阅本人学籍档案等相关材料。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理中心查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保利用者能够正确查阅档案。2.借阅档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理中心办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理中心同意，档案利用者不得擅自将档案转借他人或带出档案管理中心。