建筑公司临时会议室管理制度

建筑公司临时会议室管理制度一、总则（一）目的为了规范建筑公司临时会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保公司各项会议及活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要使用临时会议室的情况。（三）基本原则1.公平合理原则：各部门在使用会议室时应遵循公平、公正的原则，不得因部门或个人原因优先占用会议室资源。2.高效利用原则：鼓励各部门充分利用会议室资源，提高会议室的使用效率，避免资源浪费。3.提前预约原则：使用会议室需提前预约，以便会议室管理人员做好安排和准备工作。二、会议室管理职责（一）行政部门1.负责临时会议室的日常管理，包括会议室的清洁、设备维护等。2.根据各部门的预约申请，合理安排会议室的使用，并做好记录。3.对会议室的使用情况进行监督和检查，及时发现和解决问题。（二）使用部门1.按照本制度的规定，提前预约会议室，并准确填写预约信息。2.使用会议室时，应爱护会议室的设施设备，保持会议室的整洁卫生。3.使用完毕后，应及时清理会议室，关闭设备电源，将会议室恢复原状。三、会议室预约与安排（一）预约方式1.线上预约：公司内部员工可通过公司指定的办公系统进行会议室预约。具体操作流程为：登录办公系统，进入会议室预约模块，选择需要使用的会议室、预约时间、预约时长，并填写预约事由等信息，提交预约申请。2.线下预约：员工也可通过电话或直接到行政部门进行会议室预约。预约时需告知行政部门工作人员预约的会议室、时间、时长、事由等信息。（二）预约时间1.为了确保会议室的合理安排，提前预约时间一般应不少于[X]小时。特殊情况需要临时使用会议室的，需提前[X]分钟向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况进行安排。2.对于重要会议或大型活动，建议提前[X]天以上进行预约。（三）预约信息填写要求1.会议室名称：准确填写需要使用的会议室名称。2.预约时间：具体到年、月、日、时、分，精确填写开始时间和结束时间。3.预约时长：根据会议或活动的预计时间填写，原则上每次使用时长不得超过[X]小时。如需延长使用时间，应提前向行政部门申请。4.预约事由：简要说明会议或活动的主题、参会人员等信息。（四）会议室安排原则1.根据各部门的预约申请，按照“先申请先安排”的原则进行会议室分配。2.在满足各部门工作需求的前提下，优先安排重要会议和大型活动使用会议室。3.对于多个部门同时申请使用同一时间段会议室的情况，行政部门应根据会议的重要性、参会人数等因素进行综合协调，合理安排会议室。四、会议室使用规范（一）使用人员要求1.会议室仅限公司内部员工因工作需要使用，严禁外单位人员未经许可使用。2.使用人员应遵守公司的各项规章制度，爱护会议室的设施设备，不得随意损坏或移动。3.进入会议室后，应将手机调至静音或关机状态，不得在会议室内接听电话或大声喧哗，以免影响会议进行。4.使用人员应按照预约的时间和事由使用会议室，如需变更预约信息，应提前通知行政部门。（二）设施设备使用1.会议室配备的投影仪、音响、麦克风等设备，使用人员应熟悉其操作方法，如有问题及时向行政部门工作人员咨询。2.使用投影仪时，应提前检查投影仪的连接情况，确保画面清晰、正常。使用完毕后，应关闭投影仪电源，拔下连接线缆。3.使用音响和麦克风时，应根据会议需要调整音量大小，避免音量过大或过小影响会议效果。使用完毕后，应关闭音响和麦克风设备。4.会议室的桌椅、白板等设施设备，使用人员应保持其整洁、完好。如需在白板上书写，应使用白板笔，书写完毕后及时擦拭干净。5.严禁使用会议室的设施设备进行与工作无关的活动，如播放电影、玩游戏等。（三）环境卫生维护1.使用人员应自觉保持会议室的环境卫生，不得在会议室内吸烟、乱扔垃圾。2.会议结束后，使用人员应将会议产生的文件、资料等整理带走，将桌椅摆放整齐，关闭会议室门窗，关闭设备电源，将会议室恢复原状。3.对于使用后环境卫生较差的会议室，行政部门有权要求使用部门进行清理，如使用部门未及时清理，行政部门可安排专人清理，清理费用由使用部门承担。五、会议室安全管理（一）用电安全1.会议室的电气设备应定期进行检查和维护，确保设备正常运行，防止发生电气火灾等安全事故。2.使用人员不得私自拉接电线、使用大功率电器设备，如需使用特殊电器设备，应提前向行政部门申请，并由专业人员进行安装和调试。3.离开会议室时，应关闭所有电器设备的电源，拔掉插头，避免因电器设备长时间通电引发安全隐患。（二）消防安全1.会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.使用人员应熟悉会议室的安全出口和疏散通道位置，了解消防器材的使用方法，不得在安全出口和疏散通道堆放物品，确保疏散通道畅通无阻。3.严禁在会议室内使用明火，如确因工作需要使用明火，应提前办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。（三）其他安全事项1.会议室的门窗应保持完好，如有损坏应及时维修，防止发生盗窃等安全事故。2.在会议室内进行活动时，应注意人员安全，避免发生拥挤、踩踏等事故。如遇紧急情况，应及时按照应急预案进行处理，并向相关部门报告。六、会议室费用管理（一）费用标准1.公司临时会议室的使用不收取费用。2.对于因特殊原因需要租赁外部会议室的情况，费用由使用部门承担，具体费用标准根据实际租赁情况确定。（二）费用报销1.因工作需要租赁外部会议室产生的费用，使用部门应按照公司财务报销制度的规定，及时办理报销手续。报销时需提供租赁合同、发票等相关凭证。2.费用报销应严格按照审批流程进行，经相关部门负责人审批后，交财务部门审核报销。七、会议室违规处理（一）违规行为1.未按规定提前预约会议室，擅自占用会议室的。2.不遵守会议室使用规范，在会议室内吸烟、乱扔垃圾、大声喧哗、使用与工作无关的设备等影响会议秩序的。3.损坏会议室设施设备，未及时报告或未按规定进行赔偿的。4.未经许可将会议室转借外单位人员使用的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，行政部门将给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，行政部门将视情节轻重给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处理措施，并将违规情况记录在员工个人档案中。3.因违规行为给公