广告设计公司行政管理制度

广告设计公司行政管理制度总则目的本制度旨在规范广告设计公司行政工作流程，提高行政工作效率，确保公司各项行政事务的顺利开展，为公司的稳定运营和发展提供有力支持。适用范围本制度适用于广告设计公司全体员工。基本原则1.合法性原则：行政管理制度的制定应符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范性原则：各项行政工作流程应明确、规范，确保工作的标准化和一致性。3.效率原则：以提高工作效率为核心，优化行政工作流程，减少不必要的环节和延误。4.服务原则：行政部门应树立服务意识，为公司各部门及员工提供优质、高效的服务。组织架构与职责行政部门组织架构行政部门设行政总监一名，下辖行政专员若干，具体包括但不限于前台接待、文件管理、办公用品管理、车辆管理、后勤保障等岗位。行政部门职责1.行政总监职责全面负责行政部门的管理工作，制定行政工作计划和目标，并组织实施。协调行政部门与公司其他部门之间的工作关系，确保行政工作与公司整体运营相协调。负责行政费用的预算编制、控制和审核，合理安排行政资源。参与公司重要决策，提供行政支持和建议。2.行政专员职责前台接待负责公司前台的日常接待工作，包括来访人员的登记、引导和接待。接听公司电话，及时转接相关人员，并做好电话记录。维护前台区域的整洁和秩序。文件管理负责公司各类文件的收发、登记、归档和保管工作。定期对文件进行整理和分类，确保文件的完整性和可查阅性。协助各部门做好文件的传阅和回收工作。办公用品管理制定办公用品采购计划，负责办公用品的采购、入库、发放和库存管理。定期盘点办公用品库存，合理控制办公用品的消耗。对办公用品的使用情况进行统计和分析，提出节约建议。车辆管理负责公司车辆的调度、使用和维护管理。制定车辆使用计划，合理安排车辆出行，确保车辆使用安全和高效。定期对车辆进行保养和维修，办理车辆保险、年检等相关手续。后勤保障负责公司办公区域的环境卫生管理，定期组织清洁工作。维护公司办公设施设备的正常运行，及时处理设施设备故障。负责公司饮用水、空调、照明等能源管理，节约能源消耗。协助组织公司各类会议、活动等，做好场地布置、物资准备等后勤保障工作。行政工作流程办公用品管理流程1.需求申请：各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明所需办公用品的名称、规格、数量等信息，提交至行政部门。2.审核审批：行政部门对办公用品需求申请表进行审核，核实需求的合理性。对于金额较大或特殊办公用品的需求，需报行政总监审批。3.采购执行：行政部门根据审批后的需求申请表，制定办公用品采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应遵循货比三家、性价比最优的原则。4.验收入库：办公用品到货后，行政部门负责组织验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面。验收合格后，办理入库手续，并填写入库单。5.发放领用：各部门凭办公用品领用申请表到行政部门领取办公用品。行政部门根据入库单和领用申请表进行发放，并做好发放记录。6.库存管理：行政部门定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于库存不足的办公用品，及时进行补货采购；对于积压的办公用品，分析原因并采取相应的处理措施。车辆使用管理流程1.用车申请：员工因工作需要使用公司车辆，需提前填写车辆使用申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，提交至行政部门。2.审核审批：行政部门对车辆使用申请表进行审核，根据车辆使用情况和调度安排，确定是否批准用车申请。对于长途用车或重要公务用车，需报行政总监审批。3.车辆调度：行政部门根据审批后的车辆使用申请表，安排车辆及驾驶员。驾驶员接到调度通知后，做好出车准备，并提前与用车人联系确认。4.出车检查：驾驶员在出车前应对车辆进行全面检查，包括车辆外观、轮胎、刹车、机油、水箱等，确保车辆性能良好，安全设施齐全有效。5.用车过程：驾驶员应严格按照用车申请的时间、地点和事由使用车辆，不得擅自改变行驶路线或从事与工作无关的事情。在用车过程中，应遵守交通规则，确保行车安全。6.车辆归还：用车结束后，驾驶员应及时将车辆归还公司，并将车辆清洗干净，停放在指定位置。同时，填写车辆使用登记表，记录车辆行驶里程、油耗等信息。7.费用报销：驾驶员根据车辆使用登记表，整理相关费用发票，按照公司财务制度进行费用报销。行政部门对车辆费用报销进行审核，确保费用支出合理合规。文件管理流程1.文件起草：公司各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合公司相关规定和格式要求。起草完成后，由部门负责人审核签字。2.文件编号：行政部门对审核通过的文件进行编号，以便于文件的管理和查询。文件编号应遵循一定的规则，确保编号的唯一性和系统性。3.文件印发：行政部门根据文件编号，将文件进行排版、打印，并加盖公司公章或相关部门印章。文件印发数量应根据实际需要确定，避免浪费。4.文件发放：行政部门按照文件发放范围，将文件发放至相关部门和人员，并做好发放记录。发放记录应包括文件名称、编号、发放时间、发放对象等信息。5.文件传阅：对于需要传阅的文件，行政部门应按照规定的传阅顺序进行传递。传阅过程中，传阅人应在文件传阅单上签字，注明传阅时间，确保文件能够及时、准确地传达给相关人员。6.文件归档：文件处理完毕后，行政部门应及时将文件进行归档。归档文件应按照类别、时间等进行分类整理，并存放在指定的档案柜中。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。7.文件查阅：公司员工因工作需要查阅档案文件，需填写文件查阅申请表，经部门负责人批准后，到行政部门查阅。查阅过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案文件。会议与活动管理会议管理1.会议分类：公司会议分为定期会议和不定期会议。定期会议包括周会、月会、季度会等；不定期会议根据工作需要临时召开。2.会议组织：行政部门负责会议的组织工作，包括会议通知的发送、会议场地的安排、会议资料的准备等。会议通知应提前发送给参会人员，明确会议时间、地点、主题、议程等信息。3.会议记录：行政部门应安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应准确、完整，并在会后及时整理成会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。4.会议跟进：会议结束后，行政部门应根据会议决议事项，明确责任人和时间节点，对决议事项的执行情况进行跟踪和督促。对于执行过程中出现的问题，及时协调解决，并向会议主持人汇报。活动管理1.活动策划：公司组织的各类活动，由相关部门提前制定活动策划方案，明确活动主题、目的、时间、地点、内容、参与人员等信息。活动策划方案应报行政总监审批。2.活动组织：行政部门根据审批后的活动策划方案，负责活动的组织实施工作，包括场地布置、物资采购、人员安排、宣传推广等。活动组织过程中，应注重细节，确保活动的顺利进行。3.活动预算：活动策划方案中应包含活动预算，明确活动所需的各项费用支出。行政部门根据活动预算进行费用控制，确保活动费用在预算范围内。4.活动总结：活动结束后，行政部门应及时组织相关人员对活动进行总结，收集活动反馈意见，分析活动效果和存在的问题。活动总结报告应报行政总监审阅，并作为今后活动策划和组织的参考依据。员工行为规范考勤管理1.工作时间：公司实行[具体工作时间]工作制，员工应严格遵守工作时间，不得迟到、早退。2.考勤记录：行政部门负责员工考勤记录的统计和管理。员工应每天按时打卡上下班，如有特殊情况需要请假或外出，应按照公司请假制度办理相关手续。3.迟到早退处理：迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣除[X]元；迟到或早退超过[X]分钟的，按旷工半天处理，扣除半天工资。一个月内累计迟到或早退[X]次以上的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。4.旷工处理：旷工半天的，扣除一天工资；旷工一天的，扣除三天工资；连续旷工超过[X]天或一个月内累计旷工超过[X]天的，公司将予以辞退。着装规范1.日常着装：员工在工作时间应穿着整洁、得体的职业装，不得穿着奇装异服、拖鞋等不符合职业形象的服装。2.重要场合着装：在参加公司重要会议、活动或接待客户时，员工应穿着正装，保持良好的精神面貌。行为举止规范1.语言文明：员工在工作中应使用文明礼貌用语，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性语言。2.行为得体：员工应遵守公司规章制度，不得在办公区域内大声喧哗、追逐打闹、吸烟等。在与同事、客户交往过程中，应保持礼貌、热情、专业的态度。3.团队协作：员工应树立团队意识，积极与同事协作配合，共同完成工作任务。不得推诿责任、互相指责，影响团队工作氛围。安全与卫生管理安全管理1.安全制度：公司制定安全管理制度，明确安全责任和安全操作规程，确保公司办公区域及员工生命财产安全。2.安全培训：行政部门定期组织员工进行安全培训，提高员工的安全意识和应急处理能力。培训内容包括消防安全、用电安全、信息安全等方面。3.安全检查：行政部门定期对公司办公区域进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对于检查中发现的问题，应责令相关责任人限期整改，并跟踪整改情况。4.应急处理：公司制定应急预案，针对可能发生的火灾、地震、盗窃等突发事件，明确应急处理流程和责任分工。行政部门应定期组织应急演练，确保员工熟悉应急处理流程，能够在突发事件发生时迅速、有效地进行应对。卫生管理1.环境卫生：公司办公区域应保持整洁卫生，行政部门应定期组织清洁人员进行打扫和消毒。各部门应负责本部门办公区域的环境卫生维护，不得随意丢弃垃圾，保持办公桌面整洁。2.个人卫生：员工应