幼儿园采购制度管理制度

幼儿园采购制度管理制度总则目的为了规范幼儿园采购行为，加强采购管理，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于幼儿园内所有采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、食品、日用品等物资的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受园内监督。4.公平竞争原则：通过公平竞争选择优质供应商，确保采购质量和价格合理。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购管理小组1.组成：由园长担任组长，后勤主管担任副组长，财务人员、教师代表等为成员。2.职责负责制定采购政策和采购计划。审议采购预算和采购合同。监督采购过程，协调解决采购中的问题。对采购工作进行评估和考核。采购执行部门1.组成：由后勤部门负责具体采购执行工作，设采购专员岗位。2.职责根据采购计划实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购物资的验收、入库、保管和发放等工作。建立采购档案，记录采购过程和相关信息。定期向采购管理小组汇报采购工作进展情况。财务部门1.职责审核采购预算和采购合同。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和控制。使用部门1.职责根据教学和日常工作需要，提出物资采购需求。参与采购物资的验收工作，对物资的适用性和质量进行评价。采购流程采购申请1.使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。采购审批1.采购执行部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.将审核后的《采购申请表》提交至采购管理小组审批。采购管理小组根据幼儿园的采购政策、预算等情况进行审批，审批通过后返回采购执行部门。采购实施1.市场调研：采购专员根据审批后的采购需求，进行市场调研，收集供应商信息，了解物资的市场价格、质量、供应情况等。2.供应商选择采购专员从调研的供应商中筛选出若干家符合要求的供应商，建立供应商名录。对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。根据评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。3.采购谈判：采购专员与选定的供应商进行采购谈判，明确物资的规格型号、数量、价格、交货期、售后服务等条款，达成一致意见后签订采购合同。4.合同签订：采购合同经采购执行部门负责人审核签字后，提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，由园长签字盖章，正式签订采购合同。采购验收1.采购物资到货前，采购执行部门通知使用部门和相关人员做好验收准备。2.物资到货后，采购执行部门组织使用部门、财务人员等进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等是否符合采购合同要求。3.验收合格的物资，由验收人员签字确认，办理入库手续。验收不合格的物资，采购执行部门及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。采购付款1.采购物资验收合格且入库后，采购执行部门根据采购合同和验收单，填写《付款申请表》，提交至财务部门。2.财务部门审核《付款申请表》及相关凭证，确认无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。采购预算管理预算编制1.采购执行部门每年年底根据幼儿园的教学计划、工作计划和物资需求情况，编制下一年度的采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并详细说明预算编制的依据和理由。3.采购预算草案经采购管理小组审核后，提交至园长审批。园长审批通过后，作为下一年度的采购预算执行。预算执行1.采购执行部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购执行部门应填写《采购预算调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的项目和金额等，经采购管理小组审核，园长审批后进行调整。预算监督与考核1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购支出是否符合预算要求。2.采购管理小组对采购预算的执行情况进行考核，将考核结果与采购执行部门的绩效挂钩。供应商管理供应商选择1.采购执行部门应建立供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。2.采购专员通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等方式，收集供应商信息，建立供应商名录。3.对供应商进行评估，评估内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等资质文件，以及供应商的信誉记录、业绩情况、售后服务能力等。4.根据评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。供应商评估与考核1.采购执行部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、服务等方面。2.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果和考核情况。3.根据供应商的评估和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。供应商关系维护1.采购执行部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期与供应商进行交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态。2.及时解决采购过程中出现的问题，对于供应商提出的合理要求，应给予积极响应和支持。3.鼓励供应商不断改进产品质量和服务水平，共同推动幼儿园采购工作的持续发展。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购申请表、采购审批表、采购合同、验收单、付款申请表、供应商资料、市场调研记录等与采购活动相关的文件和资料。档案整理与归档1.采购执行部门负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目和时间顺序进行分类整理。2.每月定期将采购档案归档保存，确保档案的完整性和准确性。档案查阅与借阅1.园内人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。2.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，经采购管理小组组长批准后，方可借阅。借阅期限不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失。监督与检查内部监督1.采购管理小组负责对采购工作进行内部监督，定期检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金的安全和合理使用。3.园内教职工有权对采购工作中的违规行为进行举报，采购管理小组应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。外部监督1.接受教育主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购工作的有关资料和情况。2.主动接受社会监督，通过园内公示栏、网站等渠道公开采购信息，接受社会各界的监督和评价。违规处理违规行为界定1.未按照采购制度和采购流程进行采购活动的。2.与供应商串通谋取私利的。3.在采购过程中接受供应商贿赂或不正当利益的。4.擅自变更采购合同条款的。5.其他违反采购制度和法律法规的行为。违规处理措施1.对于发现的违规行为，采购管理小组应进行调查核实，根据违规情节轻重，给予相应的处理措施，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违