对外合同签订及管理制度

对外合同签订及管理制度一、总则1.目的为加强公司对外合同签订及管理工作，规范合同签订流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则合法性原则：合同签订应遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，确保双方权利义务对等。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订流程1.合同立项业务部门提出申请：业务部门根据工作需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、金额、对方当事人、签订时间等基本情况，并阐述签订合同的必要性和可行性。部门负责人审核：业务部门负责人对申请进行审核，重点审查合同的必要性、可行性以及与公司业务的关联性，签署审核意见后报分管领导审批。分管领导审批：分管领导根据业务部门的申请和审核意见，对合同立项进行审批。对于重大合同或涉及公司重要利益的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。2.合同起草指定起草人员：经合同立项审批通过后，由业务部门指定熟悉业务和法律知识的人员负责合同起草工作。如涉及专业性较强的合同，可邀请公司法律顾问或外部律师参与起草。收集相关资料：起草人员应收集与合同相关的法律法规、政策文件、市场行情、对方当事人的主体资格及信用状况等资料，为合同起草提供依据。拟定合同条款：起草人员根据合同立项申请和收集的资料，拟定合同条款。合同条款应明确、具体、完整，包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。同时，应根据合同的性质和特点，对可能出现的风险进行充分评估，并制定相应的防范措施。3.合同审核业务部门初审：合同起草完成后，业务部门应对合同条款进行初审，重点审查合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险、是否与公司内部规定相冲突等。初审通过后，业务部门负责人在合同文本上签署初审意见。法务部门审核：法务部门对合同进行法律审核，重点审查合同条款的合法性、合规性、完整性以及是否存在法律风险。法务部门应出具书面审核意见，对于存在法律风险的条款，应提出修改建议。财务部门审核：财务部门对合同进行财务审核，重点审查合同的价款、支付方式、结算周期、发票开具等财务条款是否符合公司财务管理制度的要求，是否存在财务风险。财务部门应出具书面审核意见，对于存在财务风险的条款，应提出修改建议。其他相关部门审核：根据合同的性质和涉及的业务领域，可能需要其他相关部门进行审核。如涉及技术合同，需技术部门审核技术条款；涉及采购合同，需采购部门审核采购条款等。其他相关部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具书面审核意见。4.合同审批按权限审批：合同经业务部门初审、法务部门审核、财务部门审核及其他相关部门审核通过后，按照公司的审批权限进行审批。一般合同由分管领导审批；重大合同或涉及公司重要利益的合同，需经总经理办公会或董事会审议通过。审批意见反馈：审批人应认真审查合同文本，对合同条款提出修改意见或审批意见。审批通过的合同，审批人应签署同意意见；审批不通过的合同，审批人应明确指出存在的问题和修改意见，退回业务部门重新起草或修改。5.合同签订授权代表签字：合同经审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。授权代表应持有公司法定代表人签署的授权委托书，在授权范围内代表公司签订合同。合同盖章：合同签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章。盖章时应确保合同文本内容清晰、完整，印章加盖位置准确、规范。合同留存：合同签订后，业务部门应留存一份原件，并将合同副本分送法务部门、财务部门及其他相关部门备案。同时，应按照公司档案管理制度的要求，将合同原件归档保存，以备查阅。三、合同履行管理1.履行跟踪业务部门负责：合同签订后，业务部门应指定专人负责合同履行的跟踪管理工作，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。定期汇报：跟踪管理人员应定期向业务部门负责人汇报合同履行情况，对于合同履行过程中出现的问题或风险，应及时提出解决方案和建议。2.变更管理变更申请：合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更申请应由业务部门填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并按照合同签订流程进行审批。审批流程：合同变更申请经业务部门初审、法务部门审核、财务部门审核及其他相关部门审核通过后，按照公司的审批权限进行审批。审批通过后，业务部门应及时与对方当事人签订变更协议，并将变更协议分送法务部门、财务部门及其他相关部门备案。3.争议解决协商解决：合同履行过程中，如发生争议，合同双方应首先通过友好协商解决争议。协商解决争议应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，充分沟通，寻求双方都能接受的解决方案。仲裁或诉讼：如协商不成，合同双方可根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼解决争议。选择仲裁解决争议的，应按照仲裁机构的规定办理仲裁手续；选择诉讼解决争议的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼。在争议解决过程中，公司应积极配合，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。四、合同档案管理1.档案收集业务部门负责：合同签订后，业务部门应及时收集合同签订过程中形成的各类文件和资料，包括合同立项申请表、合同文本、合同审核意见、合同审批文件、授权委托书、变更协议、争议解决文件等，并按照档案管理的要求进行整理和归档。定期移交：业务部门应定期将整理好的合同档案移交公司档案管理部门统一保管。移交时应填写《合同档案移交清单》，双方签字确认。2.档案保管档案管理部门负责：公司档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行妥善保管。合同档案应分类存放，便于查阅和检索。同时，应采取必要的安全措施，防止合同档案丢失、损坏或泄露。保管期限：合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司档案管理制度的要求确定。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年或永久保管。3.档案查阅查阅申请：因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，详细说明查阅的原因、内容、范围等情况，并按照公司档案管理的规定进行审批。审批流程：查阅申请经业务部门负责人、分管领导或总经理审批通过后，方可查阅合同档案。查阅时应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照或带走合同档案原件。如需复印或拍照合同档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。五、合同风险防范1.风险识别建立风险识别机制：公司应建立合同风险识别机制，定期对合同签订和履行过程中可能出现的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖合同主体资格、合同条款、合同履行、合同变更、争议解决等各个环节。分析风险因素：针对识别出的风险，应深入分析其产生的原因和可能导致的后果，评估风险的可能性和影响程度。2.风险评估制定风险评估标准：根据风险因素的分析结果，制定风险评估标准，明确不同风险等级的划分依据和评估方法。进行风险评估：按照风险评估标准，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险等级一般分为高、中、低三个等级，对于高风险合同，应采取重点监控和防范措施。3.风险应对制定应对策略：针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略。对于高风险合同，应采取风险规避、风险减轻、风险转移等措施；对于中风险合同，应采取风险监控、风险预警等措施；对于低风险合同，应采取风险接受等措施。落实应对措施：风险应对策略制定后，应明确责任部门和责任人，确保应对措施得到有效落实。同时，应定期对风险应对措施的实施效果进行评估和调整，确保风险得到有效控制。六、监督与检查1.内部审计监督定期审计：公司内部审计部门应定期对合同签订及管理情况进行审计，重点审查合同签订流程是否合规、合同条款是否合法有效、合同履行是否到位、合同档案管理是否规范等。审计报告：内部审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。对于违反合同签订及管理制度的行为，应按照公司相关规定进行处理。2.日常监督检查业务部门自查：业务部门应定期对本部门签订的合同进行自查，重点检查合同签订流程的执行情况、合同条款的履行情况、合同风险的防范情况等。自查发现的问题应及时整改，并将自查情况报公司分管领导和法务部门。法务部门检查：法务部门应不定期对公司合同签订及管理情况进行检查，重点检查合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范措施的落实情况。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。其他部门协同检查：公司其他相关部门应根据各自的职责，协同法务部门对合同签订及管理情况进行检查。如财务部门应检查合同的财务条款执行情况，采购部门应检查采购合同的履行情况等。七、责任追究1.责任界定因故意或重大过失导致合同签订及履行过程中出现问题，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。因违反合同签订及管理制度，导致合同无效或被撤销，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。因工作失误或疏忽，未按照合同签订流程办理合同签订及管理手续，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的责任。2.责任追究方式批评教育：对于情节较轻的违