信息对外报送管理制度

信息对外报送管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息对外报送管理，规范信息报送流程，确保对外报送信息的准确性、及时性和规范性，维护公司的合法权益和良好形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工对外报送信息的管理。（三）基本原则1.准确性原则：对外报送的信息应真实、准确、客观，不得虚报、瞒报、漏报。2.及时性原则：根据信息的性质和紧急程度，及时完成信息的收集、整理和报送工作，确保信息时效性。3.规范性原则：信息报送应严格遵守国家法律法规、行业规范及公司相关规定，格式规范、内容完整。4.保密性原则：涉及公司商业秘密、敏感信息等，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、信息分类及报送要求（一）公司基本信息1.定义：主要包括公司简介、组织架构、经营范围、发展历程、企业文化等内容。2.报送要求：由公司行政部门负责定期更新和维护，确保信息准确无误。对外报送时，应按照统一格式提供，如需调整，需经行政部门负责人审核同意。（二）业务信息1.定义：涵盖公司各类业务开展情况，如产品或服务介绍、市场动态、业务数据统计等。2.报送要求：各业务部门应定期收集、整理本部门业务信息，确保数据真实可靠。信息报送前，需经部门负责人审核，涉及重要业务数据或敏感信息的，还需报公司分管领导审批。（三）财务信息1.定义：包括公司财务报表、财务分析报告、预算执行情况等。2.报送要求：财务部门应按照国家财务法规和公司财务制度，及时、准确编制财务信息。对外报送财务信息时，需经财务负责人审核，并报公司总经理审批。严禁未经授权擅自对外披露公司财务信息。（四）人事信息1.定义：主要有人力资源规划、人员招聘与培训、绩效考核、薪酬福利等方面的信息。2.报送要求：人事部门负责各类人事信息的汇总和整理。对外报送人事信息时，需遵循相关法律法规和公司人事制度，确保信息合法合规。涉及员工个人隐私的信息，应在获得员工授权后报送，并严格保密。（五）行政办公信息1.定义：包含公司行政事务处理情况、会议纪要、工作动态等。2.报送要求：行政部门应及时记录和整理行政办公信息，保证信息内容完整、条理清晰。对外报送行政办公信息时，需经行政部门负责人审核，重要信息需报公司领导审阅。（六）其他信息1.定义：除上述几类信息外，公司在运营过程中产生的其他需要对外报送的信息，如重大项目进展、突发事件处理情况等。2.报送要求：相关部门应根据事件性质和紧急程度，及时收集并整理相关信息。报送前，需经部门负责人及相关分管领导审核，必要时需报公司总经理审批。对于涉及公司重大利益或社会关注度较高的信息，应按照公司应急预案和对外宣传管理规定进行报送。三、信息报送流程（一）信息收集1.各部门指定专人负责信息收集工作，确保信息来源可靠、内容完整。2.收集信息时，应注重信息的真实性、准确性和时效性，对收集到的信息进行初步筛选和整理。（二）信息整理1.信息收集人员将收集到的信息进行分类、汇总，按照公司统一格式要求进行整理，确保信息表达清晰、逻辑连贯。2.对于需要补充或核实的信息，及时与相关人员沟通协调，确保信息准确无误。（三）信息审核1.信息整理完成后，由部门负责人进行初审，重点审核信息内容是否符合事实、是否符合公司政策及对外报送要求。2.涉及重要业务数据、财务信息、人事信息等敏感内容的，需报公司分管领导进行复审。分管领导应从专业角度和整体利益出发，对信息进行全面审查，提出修改意见或审批建议。3.对于特别重大或涉及多个部门的信息，需提交公司总经理进行终审。总经理根据公司战略和整体运营情况，对信息进行最终决策，决定是否对外报送以及报送的内容和方式。（四）信息报送1.经审核通过的信息，由指定的信息报送人员按照规定的渠道和方式进行对外报送。2.信息报送渠道包括但不限于政府部门、行业协会、合作伙伴、媒体等。在报送信息时，应明确接收单位、联系人及联系方式，确保信息准确送达。3.对于以书面形式报送的信息，应加盖公司公章，并按照规定份数进行报送。对于通过电子方式报送的信息，应确保文件格式正确、内容完整，并在发送后及时与接收方确认是否收到。（五）信息反馈与存档1.信息报送后，应及时跟踪接收单位的反馈情况，对于接收单位提出的疑问或要求补充的信息，应及时进行回复和处理。2.信息报送完成后，相关部门应将信息报送的全过程资料进行整理归档，包括信息收集表、审核意见、报送文件等，以便日后查阅和参考。四、信息安全管理（一）保密措施1.对于涉及公司商业秘密、敏感信息等的对外报送信息，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密传输、专人报送等措施，防止信息泄露。2.信息报送人员应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务，对在信息报送过程中知悉的公司秘密信息予以严格保密。（二）权限管理1.明确不同级别人员对信息报送的权限，未经授权人员不得擅自对外报送公司信息。2.根据信息的敏感程度和重要性，设置相应的审批流程和权限级别，确保信息报送在可控范围内进行。（三）应急处理1.制定信息安全应急预案，如发现信息泄露或可能导致信息泄露的情况，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，最大限度降低损失和影响。2.及时向上级领导报告信息安全事件，并配合相关部门进行调查和处理，提供必要的协助和支持。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立信息对外报送管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对信息对外报送工作进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查信息报送的准确性、及时性、规范性以及信息安全管理情况，发现问题及时督促相关部门进行整改。（二）考核办法1.将信息对外报送工作纳入公司各部门及员工的绩效考核体系，对信息报送工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于违反本制度规定，导致信息报送出现错误、延误或信息泄露等情况的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。六、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。