营销系统基础业务办公及会议管理规范

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2011年营销系统基础业务

办公及会议管理规范

营销系统

二o一年

0录

第一章总则...............................................................................4

1目的...................................................................................4

2适用范围...............................................................................4

第二章考勤管理..........................................................................4

1工作时间...............................................................................4

2考勤...................................................................................4

第三章日常办公管理........................................................................5

1着装规范...............................................................................5

2礼貌用语...............................................................................5

3办公环境...............................................................................5

4办公用品...............................................................................5

5同事相处...............................................................................5

第四章信息设备管理........................................................................6

1信息设备配直标准......................................................................6

2信息设备申请...........................................................................7

3信息设备的采购与配发..................................................................8

4信息设备的管理........................................................................9

第五章办公设施管理........................................................................13

1办公用房租赁原则.....................................................................13

2办公用房租赁流程.....................................................................15

3办公家具配更标准...................................................................17

4办公固定电话标准...................................................................19

第六章车辆管理..............................................................................20

1车辆配置标准..........................................................................20

2车辆配置申请流程.....................................................................20

3车辆维护管理..........................................................................20

第七章印章使用管理........................................................................22

1印章的分类............................................................................22

2印章的刻制与领用.....................................................................22

3印章的保管............................................................................22

4印章的使用范围.......................................................................22

5印章使用的审批权限...................................................................23

6印章的使用管理.......................................................................23

第八章会议管理...............................................................................25

1会议分类..............................................................................25

2会议周期..............................................................................25

3会议费用..............................................................................28

4会议注意事项..........................................................................29

5会议企划申请流程.....................................................................29

第九章其它说明...............................................................................32

第十章相关附件...............................................................................32

1考勤管理相关附件.....................................................................32

2日常办公管理相关附件.................................................................32

3信息设备管理相关附件.................................................................32

4办公设施管理相关附件.......................................................................32

5印章使用管理相关附件.......................................................................32

第三章日常办公管理

1着装规范

1.1上班着装力求整洁、大方、得体。谢绝过分时尚、休闲、暴露、紧身的装束。

1.2工作时间必须配带工作牌。

2礼貌用语

2.1在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。

2.2礼貌、耐心接待来访人员。

2.3接打业务电话要礼貌用语，态度温和，语言简洁，表达清楚，音量适中°

3办公环境

3.1不得在非吸烟区吸烟。

3.2爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

4办公用品

4.1办公用品分：个人办公用品和公共办公用品两类。具体详见附件《（部门）

办公用品申领表》（表5）o

4.2爱惜办公室资产，做到物尽又用，不得私自动用办公室物品。不得挪作私用，未经

批准，不得擅自动用或取走。

4.3办公用品采购，必须货比三家，做到质优价廉。购回物品，集中保管，计划分配。

4.4办公用品各部门每月申请一次，按照《（部门）办公用品申领表》申报，

经部门负责人批准后，由部门负责人指定专人采购安排发放。

4.5个人办公用品采购标准：平均10元/人•月（含）。

4.6公共办公用品采购标准：

4.6.1分公司每月采购总额在1000元以内（合兀由分公司总经理批准；月度总额或

单次总额1000元以上的，由区域营销总监批准。

4.6.2大区每月采购总额在400元以内（含），由区域营销总监批准；月度总额或

单次总额400元以上的，由销售管理总部总经理批准。

4.7办公用品采购需开具增值税专用发票。

5同事相处、上下级相处：相互尊重，团结协作；领导关心爱护下属，下属尊敬服从领导。

第四章信息设备管理

1信息设备配置标准

1.1笔记本计算机配置

分类区域分公司KA系统

KA销售总监

分公司总经理

区域KA经理

分公司副总经理

业务类区域营销总监重点客户经理

分公司总经理助理

KA总监助理

业务部经理

KA城市经理

区域市场部经理市场部经理

区域销售支持经理销管部经理

职能类中心经理

区域培训经理导购管理部经理

区域导购管理经理导购管理主管

1.2台式计笄机配国

分类大区分公司KA系统

业务部各专员每人一台：

城市KA主管

业务类/业务主管每人一台

区域KA文员

业务代表共享一台

销售支持专员中心主管

职能类市场/销管部主管/专员；

市场专员/主任中心文员

1.3无线网卡配置

分类大区分公司KA系统

区域营销总监

业务类分公司总经理KA销售总监

区域涪训经理

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职能类///

1.3.1价格控制在1500元/年内（含），采购标准建议：1G/月（包年），具体由IT

应用与服务中心核准。

1.4打印机/传真机/打印复印传真一体机

1.4.1各大区可申请配置打印复印传真一体机一台；

1.4.2各分公司可申请配置打印复印传真一体机两台；

1.4.3各业务部可申请配置打印复印传真一体机一台；

1.4.4分公司订单处理可申请配置针式打印机一台；

1.4.5分公司财务可申请配置发票/税票专用打印机一台，凭证专用打印机一台：打

印复印传真一体机一台。

1.5投影仪/投影遥控笔

1.5.1大区可申请配置投影仪一台；

1.5.2分公司可申请配置投影仪一台；

1.5.3业务部可申请配置投影仪一台：

1.5.4区域培训经理可申请配置投影遥控笔一支。

1.5.5销售策动部培训经理可申请配置投影遥控笔一支。

2信息设备申请

2.1标准内配置

流程：信息设备标准内配置

1、信息设备配置流程（标准配置.内）

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2.2超标准配置

流程：信息设备超标准配置

2、信息设备配置流程（标准配置外）

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3信息设备的采购与配发

3.1信息设备的统采与地采：

3.1.1总部统一采购范围：各区域/分公司/业务部申请PC（台式机和笔记本）、投

影仪、服务器、主干网络设备由总部硬件与网络管理中心统一采购。

3.1.2区域分公司当地采购范围：各区域/分公司/业务部申请各类型打印机、传真

机、非核心交换设备、以及宽带接入区域/分公司/业务部，按照硬件与网络管

理中心规定机型和规格当地采购（附：采购标准）。

3.2统采信息设备的配发、签收：

3.2.1公司统一采购的信息设备，由硬件与网络管理中心根据使用人提供的准确收

货地址寄至区域/分公司/业务部。

3.2.2收货时须提供使用人身份证方可签收信息设备。

3.2.3签收信息设备时，使用人须先对信息设备进行验收。如信息设备存在问题应

马上将问题回馈至硬件与网络管理中心，由硬件与网络管理中心根据情况处理;

如脸收无异议，由使用人填写《贝因美信息设备验收单》，传真至

网络管理中心。

3.3统采设备流程

流程：信息设备统一采购流程

信息设备统一采购流程

订货〉收货〉审核〉确认〉其他〉

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3.4统采设备费用核销：

3.4.1统采设备的账款由总部统一支付；费用核销由硬件与网络管理中心统一办理

（款项支付审批单，企划，贝因美信息设备验收单，增值税专用发票复印件）。

3.4.2分公司总经理确认信息设备费用归属；分公司财务确认信息设备是否到位，

资料是否齐全，并凭增值税专用发票入账。

4信息设备的管理

4.1每台信息设备都必须有专人负责保管。一般情况下设备的使用人即视作该设备的保

管人。打印机、投影仪等公共设备，必须指定专门的保管人员。

4.2部门负责人需对信息设备负有保管和使用的监督职责.保管人对所保管的设备安全

负责，如有非自然损坏、遗失，照价赔偿。

4.3信息设备使用人变更或设备转入其它部门时，必须填写《信息设备变更申请表》，报

硬件与网络管理中心存档，以便及时更新信息设备状态。

4.4信息设备变更流程

44.1信怠设名跨分公司咛币流程

信息设备跨分公司交变流程

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4.4.2信息设备分公司内变更流程

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4.5信息设备报废流程

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