ppp项目公司合同管理制度

ppp项目公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强PPP项目公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于PPP项目公司（以下简称“公司”）各类合同的管理，包括但不限于项目合作合同、工程建设合同、采购合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作，提供法律支持和风险评估。3.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、终止等情况进行跟踪和管理。4.负责合同档案的整理、归档和保管工作。5.协调处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、签订等相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请，并提供相关背景资料和业务需求说明。2.负责合同的起草工作，确保合同条款符合业务要求和法律法规规定。3.参与合同的谈判工作，与对方就合同条款进行协商和沟通。4.负责合同的履行工作，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向合同管理部门报告。5.配合合同管理部门做好合同的变更、终止等相关工作。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，防范法律风险。其主要职责包括：1.对合同条款进行合法性审查，确保合同内容符合法律法规规定。2.参与合同的谈判和起草工作，从法律角度提出修改意见和建议。3.协助合同管理部门处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。4.开展法律培训和宣传工作，提高公司员工的法律意识和合同风险防范能力。（四）财务部门财务部门负责对合同的财务条款进行审核，监督合同的执行情况，确保合同的财务收支符合公司财务管理制度。其主要职责包括：1.对合同的财务条款进行审核，确保合同价款、支付方式、结算时间等财务条款合理合规。2.参与合同的谈判和起草工作，从财务角度提出修改意见和建议。3.负责审核合同款项的支付申请，确保支付依据充分、手续完备。4.定期对合同的执行情况进行财务分析，及时发现和解决财务问题。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订理由、对方当事人情况等，并提交相关背景资料和业务需求说明。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初审，审核通过后，将申请表及相关资料提交法务部门进行法律审查。3.法务部门对合同进行法律审查，提出法律意见和建议。如发现合同存在法律风险或不符合法律法规规定的条款，应及时与业务部门沟通并提出修改意见。4.业务部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善后，将合同草案提交财务部门进行财务审核。5.财务部门对合同的财务条款进行审核，提出财务意见和建议。如发现合同存在财务风险或不符合公司财务管理制度的条款，应及时与业务部门沟通并提出修改意见。6.业务部门根据法务部门和财务部门的意见对合同进行再次修改完善后，将合同草案提交公司领导审批。7.公司领导对合同进行审批，审批通过后，业务部门与对方当事人签订合同。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门、法务部门和财务部门备案。（二）合同文本要求1.合同应采用书面形式，内容应完整、准确、清晰，包括但不限于合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。2.合同条款应符合法律法规规定和公司利益，明确双方的权利和义务，避免出现模糊不清、歧义或可操作性不强的条款。3.合同中应约定明确的违约责任条款，以约束双方全面履行合同义务。违约责任条款应具体、明确，具有可操作性，包括违约情形、违约赔偿方式和标准等内容。4.合同中应约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。争议解决方式应明确、具体，便于执行。（三）合同签订授权1.公司法定代表人是公司签订合同的最高授权代表，负责代表公司签订重大合同和重要合同。未经法定代表人授权，任何人不得擅自代表公司签订合同。2.公司法定代表人可根据工作需要，将签订合同的部分权限授予公司其他领导或相关部门负责人。被授权人应在授权范围内签订合同，并承担相应的法律责任。3.授权委托书应明确授权范围、授权期限、被授权人姓名等内容，并由公司法定代表人签字或盖章。授权委托书应妥善保管，如有变更或终止，应及时通知对方当事人。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.业务部门应建立合同履行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪和记录，包括合同执行进度、款项支付情况、质量验收情况等。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现合同履行存在风险或可能出现违约情况，应及时通知业务部门并采取相应的措施。（二）合同款项支付1.财务部门负责合同款项的支付审核工作。业务部门应根据合同约定，在款项支付前向财务部门提交《合同款项支付申请表》，并提供相关的支付依据，如发票、验收报告等。2.财务部门对《合同款项支付申请表》及相关支付依据进行审核，审核通过后，按照公司财务管理制度的规定办理款项支付手续。3.如因特殊情况需要提前支付合同款项或变更支付方式，业务部门应提出书面申请，并说明原因和必要性。财务部门应在审核通过后，按照公司财务管理制度的规定办理相关手续。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化或其他原因需要变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限、地点和方式等条款，并由双方签字或盖章确认。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本提交合同管理部门、法务部门和财务部门备案。4.如因不可抗力、对方违约或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方当事人，并按照合同约定或法律法规规定办理解除合同的手续。5.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如款项结算、物资清理等，并将清理情况报告合同管理部门。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解对方当事人的主体资格、资信状况、经营能力等情况，对合同相对方进行风险评估，避免与信誉不佳或经营状况不良的企业签订合同。2.合同签订过程中，合同管理部门、法务部门应严格按照合同签订流程进行审核，确保合同条款合法合规、公平公正，避免出现法律风险和纠纷隐患。3.合同履行过程中，业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方当事人沟通协调，避免因履行不当引发纠纷。如发现合同履行存在问题或可能出现纠纷，应及时向合同管理部门报告，并采取相应的措施加以解决。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，包括合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等，并对纠纷情况进行详细调查和分析。2.业务部门应在纠纷发生后的[X]个工作日内，将纠纷情况及相关证据材料提交合同管理部门，合同管理部门会同法务部门对纠纷进行研究和分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理智，充分听取对方意见，寻求双方都能接受的解决方案。如协商达成一致意见，应签订书面的和解协议，并按照协议约定履行各自的义务。4.如协商无法解决纠纷，可根据合同约定或法律法规规定，选择仲裁或诉讼方式解决。选择仲裁方式解决纠纷的，应按照仲裁机构的要求提交仲裁申请及相关证据材料；选择诉讼方式解决纠纷的，应向有管辖权的人民法院提起诉讼，并按照法院的要求提交起诉状及相关证据材料。5.在纠纷处理过程中，合同管理部门、法务部门应密切配合业务部门，提供法律支持和专业意见，确保纠纷得到妥善解决。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议等资料提交合同管理部门。2.合同履行过程中产生的往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等资料，业务部门应按照档案管理的要求进行整理和保管，并定期提交合同管理部门归档。3.合同纠纷处理过程中产生的相关证据材料、和解协议、仲裁裁决书、法院判决书等资料，业务部门应在纠纷处理结束后及时提交合同管理部门归档。（二）档案整理1.合同管理部门收到业务部门提交的合同及相关资料后，应按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等整理工作。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类，编制档案目录，便于查询和管理。3.合同档案应采用统一的格式和标准进行装订，确保档案的整齐、美观和牢固。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设备等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的期限要求进行保管，一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，如需销毁，应按照档案销毁的相关规定办理审批手续。3.合同档案室应建立严格的档案借阅制度，未经授权，任何人不得擅自查阅、借阅合同档案。如因工作需要查阅、借阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅人员应妥善保管合同档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露合同内容。（四）档案利用1.合同管理部门应积极为公司各部门提供合同档案的查阅服务，满足公司内部管理和决策的需要。2.如因对外提供证明、参与诉讼、仲裁等需要提供合同档案的，应按照公司的相关规定办理审批手续，并对提供的合同档案进行复印或摘录，不得提供合同档案原件。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订流程的规范情况、合同履行情况、合同纠纷处理情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行。检查结束后，合同管理部门应撰写监督检查报告，对检查中发现的问题进行分析和总结，并提出改进措施和建议。3.公司领导应定期听取合同管理部门的监督检查报告，对合同管理工作进行指导和决策，确保公司合同管理工作规范、有效。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的及时性、合同条款的合法性、合同履行的有效性、合同纠纷的处理情况等。