监理单位印章管理制度

监理单位印章管理制度一、总则（一）目的为加强监理单位印章的管理，规范印章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于监理单位内部各部门及全体员工。（三）印章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项。2.合同专用章：专门用于签订各类监理合同。3.项目章：用于各具体监理项目相关的文件、资料等。4.法人章：用于特定的财务结算、银行开户等业务。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件往来等。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、法人章由公司办公室统一负责刻制，必须选择具有资质的正规印章制作单位。2.项目章由项目负责人提出申请，经项目总监审核，报公司分管领导批准后，由办公室统一刻制。3.部门章由各部门负责人提出申请，经公司分管领导批准后，由办公室刻制。（二）启用1.新印章刻制完成后，办公室应及时在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、使用范围、启用日期等信息。2.启用后的印章应在公司档案室进行备案，同时建立印章使用台账。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。（二）保管职责1.公司公章：由公司办公室主任指定专人保管。2.合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管。3.项目章：由项目总监指定专人保管，保管人员应常驻项目现场。4.法人章：由财务部门负责人指定专人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并有必要的防盗、防火、防潮措施。2.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白纸张或文件上加盖印章。3.如遇印章保管人员请假、出差等情况，应提前办理印章交接手续，由公司指定临时保管人员。四、印章的使用（一）使用流程1.填写用印申请表：使用印章前，应填写《用印申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。2.审批：公司公章、合同专用章、法人章的使用，需经公司总经理审批。项目章的使用，需经项目总监审批。部门章的使用，需经部门负责人审批。3.用印：审批通过后，印章保管人员方可在用印申请表上加盖印章，并留存申请表复印件。（二）使用范围1.公司公章：对外签订的合同协议、授权委托书等。上报政府有关部门的文件、报表等。其他需要公司盖章确认的重要事项。2.合同专用章：专门用于签订各类监理合同。3.项目章：与监理项目相关的文件、资料，如监理月报、监理日志、工程联系单等。项目现场使用的各类报表、报告等。4.法人章：用于特定的财务结算、银行开户等业务。5.部门章：用于部门内部文件往来、工作联系等。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、资料不得加盖印章。2.空白纸张、空白合同不得加盖印章。3.与公司业务无关的文件、资料不得加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，由办公室及时发布停用通知。2.停用后的印章应及时收回，交回办公室统一保管。（二）销毁1.对于需要销毁的印章，由办公室填写《印章销毁申请表》，报公司总经理审批。2.审批通过后，由办公室会同相关部门共同进行印章销毁，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、参与人员等信息，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章的保管情况，是否符合安全要求。2.印章的使用流程是否规范，是否经过审批。3.用印申请表的填写是否完整、准确。4.印章使用台账的记录是否及时、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规使用印章给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、附则（一）解释