深圳航空合同管理办法

深圳航空合同管理办法一、总则（一）目的咱们深圳航空在日常运营过程中，会涉及各种各样的合同，从与供应商签订的采购合同，到和合作伙伴达成的合作协议等等。这些合同对于保障公司权益、维持业务顺利开展起着至关重要的作用。为了规范公司合同管理，防范与控制合同风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于深圳航空及所属各部门、分公司、子公司以公司名义签订的各类合同、协议等法律文件。无论是在国内开展业务，还是涉及国际合作的合同，都在咱们这个管理办法的覆盖范围内。希望大家在日常工作中，只要涉及合同签订，都要记得参考本办法。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、转让、终止等活动，必须严格遵守国家法律法规和民航行业相关规定。咱们要确保每一份合同都在法律的框架内，这样才能保障公司的权益，避免不必要的法律风险。2.平等自愿原则：在合同签订过程中，双方当事人的法律地位平等，任何一方不得将自己的意志强加给另一方。咱们要以平等、自愿的态度与合作方进行协商，达成互利共赢的合作。3.公平诚信原则：合同内容应当公平合理，双方权利义务对等。同时，在合同的全过程，包括签订、履行等环节，都要秉持诚实守信的原则，这不仅是商业道德的要求，也是维护公司良好形象和长期合作关系的基础。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组1.组成：合同管理领导小组由公司高层领导组成，包括总经理、副总经理、总法律顾问等相关负责人。这些领导在公司的整体运营和决策方面有着丰富的经验和全面的视角，能够从公司战略层面把控合同管理工作。2.职责：审议公司合同管理制度及相关政策，确保合同管理办法与公司的发展战略和整体运营方针相契合。咱们鼓励领导小组的成员们积极关注行业动态和公司业务变化，及时对制度进行调整和完善。对重大合同进行决策，协调解决合同管理中的重大问题。重大合同往往涉及金额巨大、影响范围广，领导小组的审议和决策能够为公司保驾护航。希望大家在遇到重大合同相关问题时，及时向领导小组汇报。（二）法务部门1.合同审查：负责对各类合同进行法律审查，从合同条款的合法性、完整性、准确性等方面进行把关。法务同事们要仔细审核每一个条款，确保合同不存在法律漏洞，避免潜在的法律风险。在审查过程中，如果发现问题，要及时与业务部门沟通，共同商讨解决方案。2.法律支持：为合同的签订、履行、变更、纠纷处理等提供专业法律支持。无论是在合同谈判阶段，还是在履行过程中遇到问题，法务部门都要积极参与，运用专业知识为公司提供有效的法律建议。希望大家在涉及合同的法律问题上，多向法务部门咨询，不要自行盲目处理。3.合同培训：定期组织合同管理相关的法律培训，提高公司员工的合同法律意识和风险防范能力。咱们鼓励法务部门采用多种形式进行培训，如案例分析、模拟法庭等，让培训更加生动有趣，易于大家理解和接受。（三）业务部门1.合同发起：根据业务需要，负责合同的发起和起草工作。业务部门在起草合同时，要充分考虑业务实际情况，确保合同条款能够准确反映业务需求。同时，要注意与其他部门的沟通协作，避免出现条款冲突或不明确的情况。2.合同履行：负责合同的具体履行工作，跟踪合同履行情况，及时处理合同履行过程中出现的问题。业务部门是合同履行的直接责任人，要密切关注合同履行进度，遇到问题及时汇报并采取措施解决。希望大家树立强烈的责任意识，确保每一份合同都能顺利履行。3.资料收集：负责收集、整理与合同相关的资料，包括但不限于合同文本、往来函件、验收报告等，并及时移交档案管理部门。完整的合同资料是公司维护自身权益的重要依据，希望业务部门的同事们认真做好资料收集工作，不要遗漏重要信息。（四）财务部门1.资金审核：对合同涉及的资金条款进行审核，包括金额、支付方式、支付时间等，确保公司资金安全和合理使用。财务部门要从专业角度对资金条款进行严格把关，避免出现资金风险。在审核过程中，如果发现不合理的资金条款，要及时与业务部门沟通调整。2.费用监督：监督合同履行过程中的费用支出，确保费用符合合同约定和公司财务制度。财务部门要定期对合同费用进行核对，发现问题及时提醒业务部门，共同维护公司的财务规范。（五）档案管理部门1.合同归档：负责合同及相关资料的归档管理工作，按照规定的程序和要求对合同进行分类、编号、存储，确保合同档案的完整性和安全性。档案管理部门要建立科学合理的档案管理制度，方便大家查阅和使用合同档案。希望各部门在合同签订和履行完毕后，及时将相关资料移交档案管理部门。2.档案查阅：负责受理合同档案的查阅申请，并按照规定的权限和程序办理查阅手续。在保证公司信息安全的前提下，为有需要的部门和人员提供便捷的查阅服务。三、合同的签订（一）合同相对方的选择与审查1.选择：业务部门在选择合同相对方时，要进行充分的市场调研和评估，优先选择具有良好信誉、较强实力和丰富经验的合作伙伴。咱们鼓励业务部门通过多种渠道了解潜在合作方的情况，如行业口碑、过往业绩等，确保选择到合适的合作对象。2.审查：业务部门应当对合同相对方的主体资格、经营范围、资质证书、信用状况等进行审查，并要求对方提供相关证明材料。法务部门要协助业务部门进行审查，对合同相对方的法律主体资格和履约能力进行评估。只有经过严格审查的合作方，才能进入合同签订环节。（二）合同文本的起草1.原则：合同文本应当优先使用公司制定的标准合同文本。如果没有标准合同文本，业务部门应当根据业务实际情况，参照相关法律法规和行业惯例起草合同文本。在起草过程中，要遵循准确、清晰、完整的原则，避免使用模糊不清或容易产生歧义的表述。2.内容：合同文本应当包括但不限于当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。业务部门要根据具体业务情况，对这些条款进行详细、合理的约定，确保合同能够全面规范双方的权利义务。（三）合同的审核与审批1.部门审核：合同起草完成后，业务部门应当组织本部门相关人员对合同文本进行内部审核，重点审核合同条款是否符合业务需求、是否存在风险等。审核通过后，提交法务部门进行法律审查。2.法务审查：法务部门接到业务部门提交的合同文本后，应当在规定的时间内进行法律审查，并出具书面审查意见。审查意见要明确指出合同存在的法律问题及修改建议，业务部门要根据法务部门的意见对合同进行修改。3.领导审批：经过法务审查修改后的合同，根据合同金额、重要程度等因素，按照公司规定的审批流程提交相关领导审批。领导审批时要从公司整体利益出发，综合考虑业务需求、法律风险等因素，做出科学合理的决策。（四）合同的签订与盖章1.签订：合同经审批通过后，由业务部门负责与合同相对方进行签订。签订合同应当采用书面形式，并由双方当事人签字或者盖章。咱们鼓励业务部门在签订合同前，再次与合作方就合同条款进行确认，确保双方对合同内容理解一致。2.盖章：合同签订后，由业务部门按照公司规定的程序到办公室办理合同盖章手续。办公室在盖章前，要对合同审批流程、签字盖章等情况进行核对，确保合同符合盖章要求。盖章时要严格按照规定操作，保证印章清晰、位置准确。四、合同的履行（一）履行跟踪1.业务部门：业务部门作为合同履行的直接责任人，要建立合同履行跟踪机制，指定专人负责跟踪合同履行情况，定期对合同履行进度、质量等进行检查，并形成书面记录。希望业务部门的同事们能够认真负责地做好跟踪工作，及时发现问题并解决。2.沟通协调：在合同履行过程中，业务部门要与合同相对方保持密切沟通，及时了解对方的履行情况和需求，协调解决履行过程中出现的问题。如果出现可能影响合同履行的重大事项，要及时向公司领导汇报，并采取相应的应对措施。（二）变更与转让1.变更：合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，业务部门应当与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议的签订程序与原合同签订程序相同，需经过部门审核、法务审查、领导审批等环节。咱们希望大家在提出合同变更时，要谨慎考虑变更的必要性和可能带来的影响，确保变更后的合同仍然符合公司利益。2.转让：合同的转让应当符合法律法规和合同约定的条件，并经公司领导批准。业务部门在办理合同转让手续时，要确保转让过程合法合规，同时要及时通知合同相对方和相关部门。（三）终止与结算1.终止：合同履行完毕或者出现合同约定的终止条件时，合同自动终止。业务部门要对合同终止情况进行确认，并办理相关手续。如果合同提前终止，业务部门要按照合同约定和法律法规的规定，妥善处理善后事宜，避免给公司带来损失。2.结算：合同终止后，财务部门要及时与合同相对方进行结算，核对合同款项的支付情况，确保公司资金结算准确无误。业务部门要协助财务部门提供相关结算资料，共同完成合同结算工作。五、合同纠纷的处理（一）纠纷处理原则1.合法合规：在处理合同纠纷时，要严格遵守国家法律法规和合同约定，以事实为依据，以法律为准绳，维护公司的合法权益。2.协商优先：鼓励通过协商、调解等方式解决合同纠纷，尽量避免通过诉讼或仲裁等方式解决，以降低纠纷处理成本，维护公司与合作方的良好关系。但如果协商不成，要果断采取法律手段，保护公司利益。（二）纠纷处理程序1.发现与报告：业务部门在发现合同纠纷后，要及时向公司领导和法务部门报告，并提供相关资料。报告内容要详细说明纠纷的起因、现状、涉及金额等情况，以便公司领导和法务部门做出准确判断。2.处理方案制定：法务部门接到报告后，要会同业务部门对合同纠纷进行分析评估，制定纠纷处理方案。处理方案要综合考虑各种因素，包括法律风险、经济成本、公司声誉等，选择最优的解决方案。3.实施与跟踪：根据纠纷处理方案，由相关部门负责具体实施，并及时跟踪处理进展情况。在处理过程中，要根据实际情况及时调整处理方案，确保纠纷得到妥善解决。六、合同档案管理（一）归档范围1.各类合同文本及相关附件，包括合同审批表、合同相对方资质证明、往来函件、验收报告、变更协议等。凡是与合同签订、履行过程相关的重要资料，都要纳入归档范围。希望各部门在日常工作中，注意收集和整理这些资料，为合同档案管理提供完整的素材。2.合同纠纷处理过程中形成的相关文件，如起诉状、答辩状、判决书、调解书等。这些文件记录了公司在合同纠纷处理过程中的重要信息，对于总结经验教训、防范类似风险具有重要意义。（二）归档要求1.分类编号：档案管理部门要按照合同的类型、签订时间等因素对合同档案进行分类，并编制统一的档案编号。分类编号要科学合理，便于查询和管理。2.整理装订：对合同档案进行整理装订，确保档案资料的顺序正确、页码连续、装订牢固。装订时要注意保护档案资料的完整性，避免损坏或丢失。3.存储保管：合同档案要存储在专门的档案库房或设备中，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。同时，要定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。（三）查阅与借阅1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应当填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门要按照规定的权限和程序提供查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅：如需借阅合同档案，借阅人应当填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人要按时归还档案，不得转借他人。档案管理部门要对借阅情况进行跟踪管理，确保档案按时归还。七、监督与考核（一）监督检查1.法务部门会同相关部门定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。通过监督检查，及时发现合同管理工作中存在的问题，并提出改进建议。2.在监督检查过程中，如发现违反合同管理制度的行为，要及时予以纠正，并视情节轻重对相关责任人进行批评教育或采取其他相应的处理措施。咱们希望大家能够自觉遵守合同管理制度，共同维护公司合同管理工作的规范有序。（二）考核评价1.建立合同管理工作考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的合规性、合同履行