采茶厂应收账款账龄分类统计制度

采茶厂应收账款账龄分类统计制度

一、总则1.目的为加强采茶厂应收账款的管理，准确反映应收账款的账龄结构，及时发现应收账款管理中存在的问题，提高资金回笼率，保障采茶厂的运营效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于采茶厂全体涉及应收账款管理的部门及员工，包括但不限于销售部门、财务部门等。同时，对于与采茶厂有业务往来产生应收账款的客户也具有相应参考意义。3.企业文化与经营理念体现本制度贯彻采茶厂“品质至上、诚信共赢”的经营理念。在应收账款管理中，既要确保采茶厂产品和服务的质量得到客户认可，为账款回收奠定基础，又要秉持诚信原则，与客户保持良好沟通，实现共赢发展。同时，遵循采茶厂扁平化管理理念，减少不必要的管理层级，提高信息传递和决策效率，确保账龄统计工作的及时、准确。二、组织架构与职责划分1.销售部门-负责与客户签订销售合同，明确付款条款，并及时将合同信息传递给财务部门。-跟踪客户的经营状况和付款能力变化，对可能存在风险的客户及时向财务部门预警。-协助财务部门进行应收账款的催款工作，提供必要的客户信息和沟通支持。-负责对本部门销售人员的应收账款管理工作进行绩效考核，将账款回收情况与销售人员的绩效挂钩。2.财务部门-负责建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的发生时间、金额、客户信息等。-定期对应收账款进行账龄分析，编制账龄分析表，及时向管理层和销售部门通报账龄情况。-负责与客户进行对账工作，确保双方账目一致。-根据账龄分析结果和公司政策，提出应收账款的处置建议，如坏账计提、诉讼等。3.管理层-负责审批应收账款的信用政策和账龄分析报告。-根据财务部门和销售部门的汇报，做出关于应收账款管理的决策，协调各部门之间的工作，确保应收账款管理工作的顺利进行。三、管理流程1.应收账款的记录与入账-销售部门在完成销售业务后，应及时将销售合同、发货单等相关凭证传递给财务部门。-财务部门根据相关凭证，按照会计准则和公司财务制度的要求，准确记录应收账款的发生时间、金额、客户信息等，并及时入账。2.账龄统计与分析-财务部门每月末对所有应收账款进行账龄统计。按照应收账款的发生时间，将其划分为不同的账龄区间，如1-30天、31-60天、61-90天、90天以上等。-财务部门根据账龄统计结果，编制账龄分析表，分析不同账龄区间应收账款的金额、占比等情况。同时，对比不同期间的账龄结构变化，评估应收账款的质量和风险状况。3.定期对账-财务部门每季度与客户进行对账，发送对账单给客户确认。对账单应详细列出应收账款的期初余额、本期发生额、期末余额等信息。-客户收到对账单后，应在规定时间内进行核对并反馈。如双方账目存在差异，财务部门和销售部门应共同查找原因，及时调整账目，确保双方账目一致。4.催款流程-对于超过付款期限的应收账款，财务部门应及时向销售部门提供催款清单。销售部门根据清单，安排销售人员向客户进行催款。-催款方式可采用电话、邮件、函件等多种方式。对于逾期时间较短的客户，可先通过电话或邮件友好提醒；对于逾期时间较长或欠款金额较大的客户，应发送正式催款函。-销售人员在催款过程中，应详细记录催款情况，包括催款时间、方式、客户反馈等信息，并及时反馈给财务部门。四、权利与义务1.员工权利-员工有权了解应收账款管理的相关政策和流程，对于不明确的地方，可向相关部门咨询。-参与应收账款管理工作的员工，有权根据工作需要获取客户的相关信息，但应严格遵守公司的保密制度。-员工对改进应收账款管理工作提出的合理建议，有权得到公司的重视和反馈。2.员工义务-所有员工有义务配合财务部门和销售部门的工作，提供与应收账款管理相关的信息。-涉及应收账款管理的员工应严格遵守公司的财务制度和相关流程，确保工作的准确性和规范性。-销售人员有义务积极协助财务部门进行账款回收工作，不得推诿责任。3.客户权利-客户有权要求采茶厂提供准确的应收账款对账单，并对账目提出疑问。-客户在符合合同约定的情况下，有享受采茶厂提供的信用期限的权利。4.客户义务-客户有义务按照合同约定的付款方式和期限支付账款。-客户应配合采茶厂的对账工作，及时反馈对账单的核对结果。五、监督与奖惩机制1.监督机制-管理层定期对应收账款管理工作进行检查和监督，审查账龄分析报告和催款记录等。-内部审计部门定期对应收账款管理流程进行审计，检查是否存在违规操作和风险隐患。-建立应收账款管理的信息公开机制，定期在公司内部通报应收账款的账龄情况和回收进度，接受全体员工的监督。2.奖励机制-对于在应收账款回收工作中表现突出的销售人员，给予绩效加分、奖金、荣誉证书等奖励。如成功收回长期逾期账款或通过创新方式提高账款回收效率的，可给予额外奖励。-对提出有效改进建议，帮助公司降低应收账款风险、提高资金回笼率的员工，给予相应奖励。3.惩罚机制-对于因工作失误导致应收账款记录不准确、账龄统计错误的员工，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分、罚款等处罚。-对于在应收账款催款工作中消极怠工、故意不配合的销售人员，给予绩效扣分、降职等处罚。-若因员工违规操作或疏忽大意导致公司应收账款无法收回，造成经济损失的，将追究相关人员的经济责任。六、附则1.制度解释权本制度由采茶厂财务部门负责解释，如有未尽事宜或需要修改，由财务部门提出建议，报管理层审批后执行。2.制度生效日期本制度自发布之日起生效，全体员工应严格遵守。此前与本制度相抵触的规定同