集团物资采购管理办法

集团物资采购管理办法一、总则（一）目的为规范[集团名称]物资采购行为，加强物资采购管理，降低采购成本，保证物资质量，提高采购效率，保障集团生产经营活动的正常进行，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本集团实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于集团及所属各子公司、分公司、事业部等（以下统称"下属单位"）的物资采购活动。本办法所称物资，是指集团及下属单位在生产、经营、管理等活动中所需的各类原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品、低值易耗品等。（三）采购原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，严格按照规定的程序和要求进行。2.效益性原则：以降低采购成本、提高经济效益为目标，合理确定采购方式和采购时机，优化采购流程，提高采购效率。3.质量优先原则：坚持质量第一，严格把控物资质量关，确保所采购的物资符合集团生产经营活动的要求。4.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，公正评价供应商的报价、质量、服务等因素，确保采购过程的公正性和合法性。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的各项规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，维护集团的利益和形象。二、采购管理机构及职责（一）集团采购管理委员会1.组成：集团采购管理委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，主任由集团总裁担任。2.职责-制定集团物资采购战略和政策，指导和监督集团及下属单位的物资采购工作。-审定集团年度采购计划和预算，协调解决采购工作中的重大问题。-审批重大物资采购项目的采购方式、供应商选择等事项。-监督采购合同的签订和执行情况，评估采购绩效。（二）集团采购管理部门1.组成：集团采购管理部门是集团物资采购的归口管理部门，负责集团及下属单位物资采购的日常管理工作。2.职责-贯彻执行集团采购管理委员会制定的采购战略和政策，制定和完善集团物资采购管理制度和流程。-组织编制集团年度采购计划和预算，分解下达采购任务，并监督执行。-负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立和维护供应商档案。-组织实施物资采购活动，包括采购询价、比价、招标、谈判等，签订采购合同。-跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时、按质、按量供应。-负责采购物资的验收、入库、结算等工作，建立采购台账，定期进行采购统计和分析。-配合审计、监察等部门对采购活动进行监督检查，防范采购风险。（三）下属单位采购部门1.组成：下属单位应设立专门的采购部门或指定专人负责本单位的物资采购工作。2.职责-贯彻执行集团采购管理办法和相关制度，制定本单位的采购实施细则。-根据本单位的生产经营计划和需求，编制本单位的采购计划和预算，并报集团采购管理部门审核。-在集团采购管理部门的指导下，组织实施本单位的物资采购活动，签订采购合同。-负责本单位采购物资的验收、入库、结算等工作，建立采购台账，定期向集团采购管理部门报送采购统计报表。-配合集团采购管理部门做好供应商管理、采购绩效评估等工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各下属单位应根据本单位的生产经营计划、物资消耗定额、库存状况等因素，于每年[具体时间]前编制下一年度的物资采购计划，并报集团采购管理部门。2.集团采购管理部门对各下属单位报送的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合集团的战略规划和市场需求，编制集团年度采购计划，报集团采购管理委员会审定。3.年度采购计划应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购时间、采购预算等内容。（二）采购计划的调整1.在年度采购计划执行过程中，如因生产经营计划调整、市场变化等原因需要调整采购计划的，各下属单位应及时向集团采购管理部门提出申请，说明调整的原因和内容。2.集团采购管理部门对调整申请进行审核，提出审核意见，报集团采购管理委员会审批。经批准后，方可调整采购计划。（三）采购计划的执行1.各下属单位应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购计划的顺利执行。2.集团采购管理部门应定期对采购计划的执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、供应商管理（一）供应商的开发1.集团采购管理部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息。2.对潜在供应商进行初步筛选，选择符合集团采购要求的供应商进行实地考察和评估。3.与经过考察和评估合格的供应商建立合作关系，签订供应商合作协议。（二）供应商的评估1.集团采购管理部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、信誉等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等方法，根据评估结果对供应商进行分类管理。3.对评估结果优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对评估结果不合格的供应商，应及时终止合作关系。（三）供应商的选择1.在采购物资时，应根据采购物资的特点和要求，选择合适的供应商。2.对于通用物资，可采用公开招标、邀请招标、询价等方式选择供应商；对于专用物资或技术含量较高的物资，可采用单一来源采购、竞争性谈判等方式选择供应商。3.在选择供应商时，应综合考虑供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商具有良好的信誉和较强的供应能力。（四）供应商的管理1.集团采购管理部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况、评估结果等内容。2.定期与供应商进行沟通和交流，了解供应商的生产经营情况和供应能力，及时解决合作过程中出现的问题。3.对供应商的合同执行情况进行跟踪和监督，确保供应商按时、按质、按量供应物资。五、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的物资采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和集团的相关规定进行，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、潜在供应商较少的物资采购项目。邀请招标应向至少三家符合条件的供应商发出投标邀请书。3.询价：适用于采购金额较小、技术要求简单、市场价格相对稳定的物资采购项目。询价应向至少三家供应商发出询价单，比较供应商的报价后确定成交供应商。4.竞争性谈判：适用于采购技术复杂、规格不确定或紧急需要的物资采购项目。竞争性谈判应邀请至少三家供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资采购项目，或发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资采购项目。单一来源采购应经集团采购管理委员会批准后实施。（二）采购程序1.采购申请：各下属单位根据生产经营需要，填写采购申请表，注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购时间等内容，经本单位负责人审核后报集团采购管理部门。2.采购审批：集团采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额和采购方式的不同，报集团采购管理委员会或相关领导审批。3.采购实施：经审批同意后，集团采购管理部门或下属单位采购部门按照规定的采购方式组织实施采购活动。4.合同签订：确定成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括物资名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、违约责任等内容。5.物资验收：采购物资到货后，采购部门应组织相关人员按照合同要求进行验收。验收合格的物资应及时办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决。6.结算付款：采购部门根据物资验收单和采购合同，办理结算付款手续。结算付款应按照合同约定的方式和时间进行，确保资金安全。六、采购合同管理（一）合同的签订1.采购合同应由集团采购管理部门或下属单位采购部门与供应商签订，签订合同的人员应具备相应的资格和权限。2.签订合同前，应认真审查供应商的主体资格、信誉状况、履约能力等情况，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同应采用书面形式，合同条款应明确、具体、完整，避免出现模糊不清或歧义的表述。4.采购合同签订后，应及时将合同副本送集团财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同的履行1.采购部门应严格按照合同约定的条款履行义务，督促供应商按时、按质、按量供应物资。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付物资，并提供相关的质量证明文件和售后服务。3.在合同履行过程中，如发生变更或解除合同的情况，应按照合同约定的程序和方式进行处理，并及时通知相关部门。（三）合同的变更和解除1.采购合同的变更和解除应经双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除合同的协议应明确变更或解除的内容、原因、时间、责任等事项。3.变更或解除合同的协议签订后，应及时将协议副本送集团财务部门、审计部门等相关部门备案。（四）合同的纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生纠纷，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按照合同约定的仲裁或诉讼方式解决。2.采购部门应积极配合集团法律部门处理合同纠纷，提供相关的证据和资料，维护集团的合法权益。七、采购物资的验收与保管（一）采购物资的验收1.采购物资到货后，采购部门应及时组织相关人员按照合同要求进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和技能，严格按照验收标准进行验收。2.验收内容包括物资的品种、规格、型号、数量、质量、包装等方面。验收合格的物资应填写验收单，由验收人员签字确认；验收不合格的物资，应及时与供应商协商解决。3.对于重要物资或技术含量较高的物资，可邀请专业机构或专家进行验收。（二）采购物资的保管1.采购物资验收合格后，应及时办理入库手续，存放在指定的仓库或存储地点。2.仓库管理人员应按照物资的性质、特点和用途进行分类存放，做好物资的保管和保养工作，确保物资的安全和完整。3.定期对库存物资进行盘点，做到账实相符。如发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，进行处理。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：包括物资的合格率、退货率、投诉率等。3.采购交货期：包括物资的按时交货率、延迟交货率等。4.采购服务：包括供应商的售后服务、响应速度等。（二）评估方法1.集团采购管理部门应定期对采购绩效进行评估，评估周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度。2.评估方法可采用定量分析和定性分析相结合的方法，根据评估指标的完成情况进行综合评价。3.对采购绩效优秀的单位和个人，应给予表彰和奖励；对采购绩效较差的单位和个人，应进行批评和整改。九、监督与审计（一）内部监督1.集团审计部门应定期对集团及下属单位的物资采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合国家法律法规和集团的相关规定。2.集团纪检监察部门