废弃矿山文件管理办法

废弃矿山文件管理办法一、总则（一）目的为加强废弃矿山文件管理，确保文件的完整性、准确性和规范性，提高工作效率，保障废弃矿山治理与管理工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在废弃矿山治理、生态修复、资源管理等相关工作中所涉及的各类文件管理。（三）文件定义本办法所称文件，是指在废弃矿山相关工作中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、数据等。（四）管理原则1.统一管理原则：公司/组织设立专门的文件管理部门或岗位，对废弃矿山文件进行统一归口管理。2.分级负责原则：根据文件的重要性和涉及范围，明确各级部门和人员在文件管理中的职责。3.规范标准原则：文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节应遵循统一的规范和标准。4.安全保密原则：确保文件的安全，防止文件的丢失、损坏、泄露，对涉及国家秘密、商业秘密等重要文件严格保密。二、文件管理职责（一）文件管理部门职责1.负责制定和完善废弃矿山文件管理的各项规章制度，并组织实施。2.对公司/组织各部门形成的文件进行统一收集、整理、归档和保管。3.建立文件管理信息系统，实现文件的电子化管理，提高文件检索和利用效率。4.定期对文件进行清查、盘点，确保文件的完整性和准确性。5.负责文件的借阅、查阅、复制等利用服务，并做好登记和跟踪管理。6.对过期、失效文件进行鉴定和销毁处理。7.组织开展文件管理培训和宣传工作，提高员工的文件管理意识和技能。（二）文件形成部门职责1.负责本部门在废弃矿山相关工作中文件的形成、积累和整理，并定期移交至文件管理部门。2.按照文件管理部门的要求，规范文件的格式、内容和标识，确保文件质量。3.配合文件管理部门做好文件的归档、保管、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门形成的文件的真实性、准确性和完整性负责。（三）文件使用人员职责1.严格遵守文件管理规定，爱护文件，不得擅自涂改、损坏、丢失文件。2.在使用文件过程中，应按照规定的程序进行借阅、查阅、复制等操作，并及时归还。3.对涉及国家秘密、商业秘密等重要文件，应严格保密，不得泄露给无关人员。三、文件的形成与收集（一）文件形成要求1.废弃矿山相关工作中形成的文件应内容真实、准确、完整，表述清晰，逻辑严谨。2.文件应采用统一的格式和编号，确保文件的规范性和一致性。3.文件的签署、审批应符合公司/组织的规定和程序，确保文件的有效性。（二）文件收集范围1.废弃矿山治理方案、规划、设计文件。2.矿山地质勘查报告、资源储量核实报告等相关技术文件。3.工程施工过程中的各类文件，包括施工图纸、施工记录、质量检验报告、安全管理文件等。4.生态修复相关文件，如植被恢复方案、土壤改良措施等。5.环境监测报告、污染防治文件。6.与废弃矿山相关的合同、协议、招投标文件。7.上级部门下发的与废弃矿山工作有关的文件、通知、指令等。8.其他与废弃矿山治理和管理工作相关的文件。（三）文件收集程序1.各部门在完成相关工作后，应及时将形成的文件整理好，移交至文件管理部门。2.文件管理部门定期对各部门移交的文件进行核对和签收，确保文件的完整性和准确性。3.对于重要文件或紧急文件，文件管理部门可提前介入，督促相关部门及时收集和移交。四、文件的整理与归档（一）文件整理原则1.遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理，便于查找和利用。3.区分不同保管期限，便于文件的保管和鉴定。（二）文件分类方法1.按文件性质分类：可分为行政管理文件、技术文件、经济文件、法律文件等。2.按工作阶段分类：可分为废弃矿山调查阶段文件、治理方案编制阶段文件、工程实施阶段文件、验收阶段文件等。3.按文件载体分类：可分为纸质文件、电子文件、图表、数据等。（三）文件编号规则1.为便于文件的管理和检索，对各类文件应进行统一编号。2.编号应包含年份、部门代码、文件类别代码、顺序号等信息。3.例如：[年份][部门代码][文件类别代码][顺序号]，如20230101001，表示2023年由01部门形成的第01类文件中的第001份文件。（四）文件归档要求1.文件整理完成后，应及时归档至文件管理部门。2.归档文件应齐全完整，装订整齐，编目准确。3.电子文件应与纸质文件同时归档，并确保电子文件的格式规范、内容完整、存储安全。4.归档文件应编制归档目录，一式两份，一份随文件装订成册，一份单独保存。五、文件的保管（一）保管场所1.文件管理部门应设立专门的文件档案室，用于存放废弃矿山文件。2.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全保管条件，确保文件的安全。（二）保管方式1.纸质文件应分类存放于档案柜中，并按照编号顺序排列，便于查找。2.电子文件应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对重要文件应进行异地备份，以确保数据的安全性。（三）保管期限1.根据文件的重要性和历史价值，确定文件的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的文件：涉及公司/组织重大决策、重要资产、核心技术等具有长期保存价值的文件。长期保管的文件：保管期限一般为10年以上，如废弃矿山治理项目的主要技术文件、重要合同协议等。短期保管的文件：保管期限一般为110年，如一般性的工作文件、临时性的通知等。（四）文件清查与盘点1.文件管理部门应定期对文件进行清查和盘点，确保文件的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查和盘点应每年至少进行一次，并形成清查报告。3.如发现文件丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，采取相应的措施进行处理。六、文件的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅、借阅、复制废弃矿山文件。2.外部单位因业务往来、合作交流等需要，经公司/组织批准，可查阅、借阅相关文件。（二）利用程序1.内部利用部门内部人员如需查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，经部门负责人签字同意后，到文件管理部门查阅。如需借阅文件，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人和文件管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。文件管理部门应根据申请内容，及时提供文件，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅人员应在规定的地点查阅、使用文件，不得擅自将文件带出档案室或转借他人。2.外部利用外部单位如需查阅、借阅文件，应向公司/组织提交正式的申请函，注明查阅、借阅文件的名称、编号、查阅目的、利用范围等信息。公司/组织相关部门对申请进行审核，经主管领导批准后，由文件管理部门与外部单位签订《文件查阅/借阅协议》，明确双方的权利和义务。外部单位查阅、借阅文件应按照协议规定的程序和要求进行，文件管理部门应做好跟踪管理，确保文件的安全和正确使用。（三）利用记录1.文件管理部门应对文件的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用文件名称和编号、利用目的等信息。2.利用记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.文件鉴定应遵循全面审查、客观公正、注重实效的原则。2.根据文件的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对文件进行综合鉴定。（二）鉴定组织1.成立文件鉴定小组，由文件管理部门、相关业务部门和档案管理专家组成。2.鉴定小组负责对拟销毁的文件进行审查和鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.文件管理部门定期对保管期满或已失去保存价值的文件进行清理，列出拟销毁文件清单。2.将拟销毁文件清单提交给鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应根据鉴定原则，对文件进行逐一审查，确定文件是否确无保存价值。3.对经鉴定确需销毁的文件，鉴定小组应出具鉴定报告，明确文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并签字确认。4.鉴定报告经公司/组织主管领导批准后，方可进行文件销毁处理。（四）销毁方式1.对纸质文件，应采用粉碎、焚烧等