数字建筑资产管理办法

数字建筑资产管理办法一、总则（一）目的为加强公司数字建筑资产的管理，规范数字建筑资产的采购、使用、维护、处置等行为，提高数字建筑资产的使用效益，保障公司业务的正常开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有与数字建筑资产相关的部门和人员，包括但不限于设计部门、工程部门、运维部门、财务部门等。数字建筑资产是指公司在数字建筑领域所拥有的各类资产，包括但不限于数字化设计软件、建筑信息模型（BIM）数据、项目管理软件、虚拟现实（VR）/增强现实（AR）设备及相关数据等。（三）基本原则1.统一管理原则：数字建筑资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置，确保资产的合理使用和有效管理。2.效益优先原则：以提高数字建筑资产的使用效益为核心，优化资产配置，充分发挥资产的功能，为公司创造最大价值。3.规范操作原则：严格按照国家法律法规、行业标准和公司内部规定，规范数字建筑资产的采购、使用、维护、处置等流程，确保操作合法合规。4.安全保密原则：加强数字建筑资产的安全管理，保障资产数据的安全和保密，防止数据泄露、丢失和被篡改。二、管理职责（一）资产管理部门1.负责制定和完善数字建筑资产管理的规章制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划数字建筑资产的配置，根据公司业务需求，编制资产采购计划，经审批后组织采购。3.建立数字建筑资产台账，对资产的购置、使用、维护、处置等情况进行详细记录，实行动态管理。4.定期组织数字建筑资产清查盘点，确保账实相符。对清查中发现的问题，及时查明原因，提出处理意见，并向上级报告。5.负责数字建筑资产的日常维护和保养，组织技术培训，提高资产使用人员的操作技能和维护水平。6.监督检查数字建筑资产的使用情况，对违规使用资产的行为进行制止和纠正，并提出处理建议。（二）使用部门1.负责本部门数字建筑资产的日常使用和管理，确保资产的安全和正常运行。2.根据业务需求，向资产管理部门提出资产配置申请，配合资产管理部门做好资产采购、验收等工作。3.按照操作规程正确使用数字建筑资产，定期对资产进行检查和维护，及时发现并报告资产故障和问题。4.负责本部门数字建筑资产的保管和安全保密工作，防止资产丢失、损坏和数据泄露。5.配合资产管理部门做好资产清查盘点工作，如实提供资产使用情况和相关资料。（三）财务部门1.负责数字建筑资产的财务管理，按照国家财务制度和公司规定，对资产的购置、折旧、处置等进行账务处理。2.参与数字建筑资产采购预算的编制和审核，对资产采购资金的使用进行监督。3.定期与资产管理部门核对资产账目，确保财务数据与资产台账一致。（四）审计部门1.负责对数字建筑资产的采购、使用、维护、处置等情况进行审计监督，检查资产管理制度的执行情况。2.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改，确保资产的安全和有效使用。三、资产采购与配置（一）采购计划1.各使用部门应根据业务发展需要和现有数字建筑资产状况，每年定期向资产管理部门提交资产配置申请。申请内容包括资产名称、规格型号、数量、用途、采购预算等。2.资产管理部门对各使用部门的资产配置申请进行汇总分析，结合公司整体发展战略和数字建筑技术发展趋势，编制年度数字建筑资产采购计划。采购计划应明确采购资产的种类、数量、时间、预算等，并报公司领导审批。3.经审批后的采购计划应严格执行，如因特殊情况需要调整采购计划，应按原审批程序重新报批。（二）采购实施1.资产管理部门根据批准的采购计划，按照国家法律法规和公司采购管理规定，组织实施数字建筑资产采购工作。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等，应根据资产特点和采购金额等因素合理选择采购方式。2.在采购过程中，应严格按照采购程序进行操作，确保采购过程公开、公平、公正。采购合同应明确资产的规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、售后服务等条款，保障公司的合法权益。3.采购完成后，资产管理部门应组织相关部门对采购资产进行验收。验收内容包括资产的数量、规格型号、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，办理资产入库手续，并将相关资料移交财务部门进行账务处理。（三）资产配置1.资产管理部门根据各使用部门的业务需求和资产状况，按照合理、节约、高效的原则，对数字建筑资产进行统一配置。配置方式包括直接分配、调剂使用等。2.对于闲置或利用率较低的数字建筑资产，资产管理部门应及时进行调剂，提高资产的使用效益。调剂资产时，应填写资产调剂申请表，经调出部门和调入部门同意后，办理资产交接手续。3.在资产配置过程中，应充分考虑资产的兼容性和配套性，确保资产能够满足业务需求，发挥最大效能。四、资产使用与维护（一）使用管理1.各使用部门应建立健全数字建筑资产使用管理制度，明确资产使用人员的职责和权限，确保资产的安全和正常使用。2.资产使用人员应严格按照操作规程使用数字建筑资产，不得擅自更改资产的配置和参数。如因工作需要确需更改的，应报资产管理部门批准。3.禁止将数字建筑资产用于与公司业务无关的活动，不得擅自将资产转借、出租给其他单位或个人。4.资产使用人员应妥善保管资产的相关资料和数据，不得随意删除、修改或泄露。如因工作调动或离职等原因，应及时将资产及相关资料交接给本部门指定人员，并办理交接手续。（二）维护管理1.资产管理部门应制定数字建筑资产维护计划，定期对资产进行维护保养，确保资产的性能和使用寿命。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等。2.对于资产出现的故障和问题，资产使用人员应及时报告资产管理部门。资产管理部门应组织技术人员进行维修，如遇重大故障或技术难题，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行处理。3.建立数字建筑资产维护档案，记录资产的维护情况，包括维护时间、维护内容、维修更换的零部件等。维护档案应妥善保管，以备查阅。4.加强数字建筑资产的软件更新和升级管理，及时安装安全补丁和功能更新，确保资产的安全性和稳定性。在进行软件更新和升级前，应进行充分的测试，确保不影响资产的正常使用。五、资产清查与盘点（一）清查盘点计划1.资产管理部门应每年制定数字建筑资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法、人员等。清查盘点计划应报公司领导批准后实施。2.清查盘点范围包括公司内所有数字建筑资产，包括在用资产、闲置资产、待处置资产等。清查盘点时间一般为每年年末，如有特殊情况可根据需要临时组织清查盘点。（二）清查盘点实施1.成立清查盘点工作小组，负责具体实施数字建筑资产清查盘点工作。工作小组由资产管理部门、使用部门、财务部门等相关人员组成。2.清查盘点人员应按照清查盘点计划，对数字建筑资产进行逐一核对，检查资产的数量、规格型号、使用状况、存放地点等是否与资产台账一致。3.在清查盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，填写资产清查盘点差异表，并提出处理意见。对于盘盈、盘亏的资产，应按照规定的审批程序进行处理。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，清查盘点工作小组应编制数字建筑资产清查盘点报告。报告内容包括清查盘点的基本情况、资产清查盘点结果、账实不符的原因及处理情况等。2.清查盘点报告经资产管理部门负责人审核后，报公司领导审批。审批后的清查盘点报告应作为调整资产台账和财务账目的依据。六、资产处置（一）处置原则1.数字建筑资产处置应遵循公开、公平、公正的原则，严格按照国家法律法规和公司规定进行操作。2.处置资产应有利于提高资产的使用效益，减少资产闲置和浪费，确保资产处置过程合法合规，资产处置收入及时足额上缴公司。（二）处置方式1.报废：对于已达到规定使用年限、技术性能落后、损坏无法修复或维修成本过高的数字建筑资产，经技术鉴定和审批后，予以报废处理。报废资产应及时清理，妥善处置，防止造成环境污染。2.转让：对于闲置或利用率较低的数字建筑资产，经公司领导批准后，可以通过转让方式进行处置。转让资产应按照市场价格进行评估，确保资产价值得到合理体现。3.捐赠：对于符合公司捐赠条件的数字建筑资产，经公司领导批准后，可以捐赠给相关单位或个人。捐赠资产应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规。（三）处置程序1.资产使用部门或资产管理部门提出资产处置申请，填写资产处置申请表，说明处置资产的名称、规格型号、数量、购置时间、处置原因、处置方式等，并附上相关证明材料。2.资产管理部门对资产处置申请进行审核，审核内容包括资产的现状、处置方式的合理性、处置价格的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。3.经公司领导批准后的资产处置申请，由资产管理部门组织实施处置工作。对于报废资产，应按照规定进行报废处理；对于转让资产，应按照相关规定进行评估、挂牌交易等；对于捐赠资产，应办理捐赠手续。4.资产处置完成后，资产管理部门应及时办理资产核销手续，并将处置结果通知财务部门进行账务处理。同时，应将资产处置相关资料整理归档，妥善保管。七、资产信息化管理（一）建立资产信息系统1.资产管理部门应建立数字建筑资产信息系统，对资产的基本信息、采购、使用、维护、处置等情况进行全面记录和管理。资产信息系统应具备资产登记、查询、统计、分析等功能，实现资产的动态管理。2.资产信息系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据共享和业务协同。通过资产信息系统，各部门可以实时了解资产的使用状况，为业务决策提供数据支持。（二）数据录入与更新1.资产管理部门应指定专人负责数字建筑资产信息系统的数据录入和更新工作，确保数据的准确性和及时性。资产信息录入应包括资产的名称、规格型号、购置时间、价格、使用部门、存放地点等基本信息，以及资产的采购、使用、维护、处置等动态信息。2.资产使用部门应及时将资产的变动情况通知资产管理部门，资产管理部门应在资产信息系统中及时更新相关数据。如资产的使用部门变更、存放地点变动、维修记录等，都应在系统中进行准确记录。（三）数据安全与保密1.加强数字建筑资产信息系统的数据安全管理，采取有效的安全防护措施，防止数据泄露、丢失和被篡改。设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关数据。2.对涉及公司商业机密和敏感信息的数字建筑资产数据，应严格保密，禁止未经授权的人员访问和传播。如因工作需要必须使用相关数据的，应按照公司保密制度进行审批和管理。八、监督与检查（一）监督机制1.建立健全数字建筑资产监督机制，加强对资产采购、使用、维护、处置等全过程的监督检查。公司内部审计部门应定期对数字建筑资产的管理情况进行审计，发现问题及时督促整改。2.资产管理部门应定期对各使用部门的数字建筑资产使用情况进行检查，发现违规使用资产的行为及时制止和纠正，并按照规定进行处理。（二）考核评价1.制定数字建筑资产考核评价指标体系，对各部门的数字建筑资