档案馆设施设备管理制度

档案馆设施设备管理制度总则目的为加强本公司档案馆设施设备的管理，确保设施设备的正常运行，保障档案的安全与完整，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司档案馆内所有设施设备的管理，包括但不限于档案存储设备、温湿度控制设备、消防设备、安防设备、照明设备、通风设备等。管理原则1.安全第一原则：确保设施设备的运行安全，保障档案的实体安全和信息安全。2.规范管理原则：建立健全设施设备管理制度，规范设施设备的采购、使用、维护、维修、报废等流程。3.科学使用原则：合理配置设施设备，充分发挥其功能，提高使用效率。4.定期维护原则：定期对设施设备进行维护保养，确保其性能良好，延长使用寿命。设施设备管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善档案馆设施设备管理制度，并组织实施。2.负责设施设备的选型、采购、验收、安装、调试等工作。3.负责建立设施设备台账，记录设施设备的基本信息、运行状况、维护维修情况等。4.负责组织设施设备的日常使用、维护、保养工作，确保设施设备的正常运行。5.负责设施设备的故障报修、维修跟踪、验收等工作。6.负责设施设备的报废鉴定、申报、处置等工作。7.负责对设施设备管理人员进行培训和考核。设施设备管理人员职责1.熟悉设施设备的性能、操作规程和维护保养要求，严格按照制度进行操作和管理。2.负责设施设备的日常巡检，及时发现和处理设施设备的故障和隐患。3.负责设施设备的维护保养工作，按时完成维护保养任务，确保设施设备的性能良好。4.负责设施设备的维修工作，及时准确地记录维修情况，跟踪维修进度，确保维修质量。5.负责设施设备的运行数据记录和分析，为设施设备的管理提供依据。6.协助档案管理部门做好设施设备的选型、采购、验收等工作。7.负责设施设备的安全管理，制定安全操作规程，确保设施设备的安全运行。其他部门职责1.各部门应配合档案管理部门做好设施设备的管理工作，不得擅自拆卸、改装、移动设施设备。2.各部门在使用设施设备过程中发现问题应及时通知档案管理部门，协助做好设施设备的维修和保养工作。设施设备采购与验收采购计划1.档案管理部门应根据档案馆的发展规划、档案存储需求、设施设备的使用状况等，制定设施设备采购计划。2.采购计划应包括设施设备的名称、规格型号、数量、预算、采购时间等内容，并报公司领导审批。采购实施1.采购计划经批准后，档案管理部门应按照公司的采购管理制度进行采购。2.采购过程中，应选择具有良好信誉、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。3.采购合同应明确设施设备的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。验收1.设施设备到货后，档案管理部门应组织相关人员进行验收。2.验收内容包括设施设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能、随机附件等。3.验收合格后，应填写验收报告，办理入库手续。4.验收不合格的设施设备，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。设施设备使用与维护使用管理1.档案管理部门应制定设施设备操作规程，明确设施设备的操作方法、注意事项等。2.设施设备操作人员应经过培训，熟悉操作规程，严格按照操作规程进行操作。3.设施设备使用过程中，应做好运行记录，记录设施设备的运行时间、运行状况、故障情况等。4.设施设备不得超负荷运行，不得擅自更改设施设备的性能和参数。5.设施设备使用完毕后，应及时关闭电源，清理设备，做好设备的保养工作。维护保养1.档案管理部门应制定设施设备维护保养计划，明确维护保养的内容、周期、责任人等。2.设施设备维护保养分为日常维护保养、一级维护保养和二级维护保养。日常维护保养：由设施设备操作人员负责，每天对设施设备进行清洁、润滑、紧固、检查等工作。一级维护保养：由设施设备管理人员负责，每月对设施设备进行一次全面的维护保养，包括设备的拆卸、清洗、调整、更换易损件等。二级维护保养：由档案管理部门组织专业技术人员，每季度或每半年对设施设备进行一次深度维护保养，包括设备的精度检测、性能调试、故障排除等。3.设施设备维护保养工作应做好记录，记录维护保养的时间、内容、更换的零部件等。4.档案管理部门应定期对设施设备的维护保养情况进行检查，确保维护保养工作落实到位。设施设备维修与报废维修管理1.设施设备出现故障时，设施设备操作人员应及时报告设施设备管理人员。2.设施设备管理人员应及时对故障进行诊断，确定维修方案。3.维修工作应由具备相应资质的专业技术人员进行，维修过程中应做好记录，记录维修时间、维修内容、更换的零部件等。4.维修完成后，应进行维修验收，确保设施设备恢复正常运行。5.对于维修成本较高或维修难度较大的设施设备，档案管理部门应组织相关人员进行论证，确定是否需要更新或改造。报废管理1.设施设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足档案管理工作需要的。因意外事故或自然灾害等原因，造成设施设备严重损坏，无法修复的。因技术进步等原因，已被淘汰的。其他原因导致设施设备无法正常使用的。2.设施设备报废应由档案管理部门组织相关人员进行鉴定，填写报废申请表，报公司领导审批。3.经批准报废的设施设备，应及时进行处置，处置方式包括出售、捐赠、报废拆解等。4.设施设备报废处置后，应及时在设施设备台账中注销。设施设备安全管理安全制度1.档案管理部门应制定设施设备安全管理制度，明确设施设备安全管理的职责、措施、应急预案等。2.设施设备操作人员应严格遵守安全操作规程，确保设施设备的安全运行。3.设施设备管理人员应定期对设施设备进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。安全措施1.对设施设备的电气系统、消防系统、安防系统等应定期进行检查和维护，确保其安全可靠。2.设施设备应安装必要的安全防护装置，如防护栏、防护罩、警示标志等。3.对易燃、易爆、有毒等危险物品应妥善保管，防止发生事故。应急预案1.档案管理部门应制定设施设备应急预案，明确应急处置的流程、责任分工、应急资源等。2.定期组织设施设备应急预案演练，提高应急处置能力。3.设施设备发生事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，减少损失，并及时向上级报告。设施设备档案管理档案建立1.档案管理部门应建立设施设备档案，记录设施设备的基本信息、采购合同、验收报告、维护保养记录、维修记录、报废记录等。2.设施设备档案应实行电子化管理，便于查询和使用。档案保管1.设施设备档案应妥善保管，防止丢失、损坏、泄密等。2.定期对设施设备档案进行备份，确保档案数据的安全。档案查阅1.因工作需要查阅设施设备档案的，应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查